La gestione delle prenotazioni consiste nel:

• Prendere le prenotazioni specificando cliente, ora, sala, turno, tavolo, coperti ed un eventuale preventivo. La presa della prenotazione può avvenire visualizzando la piantina della sala e selezionando il tavolo graficamente;
• Visualizzare nella piantina della sala i tavoli con una o più prenotazioni confermate con i dati della prenotazione;
• Chiudere una prenotazione all’apertura di un tavolo;
• Portare in automatico in stato mancato le prenotazioni non chiuse entro un certo periodo di tempo;
• Gestire le prenotazioni ricercandole graficamente da planning prenotazioni dove è possibile avvalersi della finestra Ricerca e verifica cliente per cercare una prenotazione specifica, aprire l'indagine dedicata contenente tute le prenotazioni.

Le prenotazioni associate ad un tavolo, e che ricadono nel turno che si sta analizzando sono rappresentate attraverso un cerchio blu intorno al tavolo. All’interno del tavolo viene riportata l’intestazione della prenotazione, l’ora di arrivo prevista ed il numero di persone previste.

Per effettuare una nuova prenotazione è possibile operare in due modalità differenti:

• Preme il tasto "Dettaglio prenotazione" (se configurato o avvalersi di omonima voce di contesto) e successivamente selezionare il tavolo desiderato;
• Aprire il Planning prenotazioni e selezionare il bottone "Nuovo";

In entrambi i casi si apre la finestra Prenotazione:

Da questa finestra è possibile impostare un nome come intestazione della prenotazione o un cliente già configurato precedentemente, l'eventuale recapito telefonico, la data e l’ora in base alla quale viene automaticamente impostato il turno di riferimento, il numero di persone, la durata della prenotazione (tempo per cui il tavolo o i tavoli saranno riservati al cliente) la sala in cui è collocato il tavolo assegnato alla prenotazione. Nella parte destra della finestra, sono collocati i bottoni che permettono la scelta dei tavoli interessati: alla selezione del bottone Tavoli, viene aperta la finestra scelta tavolo dove è possibile selezionare i vari tavoli interessati tramite un semplice click su di essi. Con il tasto Caparra è possibile inserire una caparra confirmatoria contestuale alla prenotazione.

È anche possibile impostare lo stato (Chiusa, Confermata, Mancata, Lista di attesa) e tramite il tasto “Dettagli” ulteriori opzioni come l’affidabilità, allegare un file per esempio con il menù concordato, generare un nuovo ordine di produzione ed impostare l'eventuale agenzia. In presenza di un ordine di produzione associato, nel momento in cui si conferma la prenotazione sul tavolo, sono riportati in comanda gli elementi inseriti nell'ordine stesso.

Il tasto “Fino a” se premuto chiede la data di fine prenotazione. Vengono poi create N prenotazioni tante quanti sono i giorni tra la data di fine e quella di inizio.

Nel caso di ricorrenza di una Prenotazione ( impostando "fino a" ), viene copiato su tutti i giorni anche l’eventuale Piano di lavoro salvato sul primo giorno di partenza.

Inoltre viene visualizzato il turno lavorativo corrispondente in base all'orario inserito. Ad esempio, dopo aver configurato gli orari dei turni lavorativi, impostando una prenotazione per le ore 12,30 il turno passa automaticamente a "Pranzo".

E’ possibile poi indicare diverse tipologie di coperti: Adulti, Bambini, Veg, Menu e Altro, che sommati in automatico restituiscono il Tot.Coperti. Tali tipologie sono disponibili anche come campi distinti in Indagine prenotazione.

Tramite l’azione di contesto "Personalizza etichette" è possibile anche personalizzare le etichette dei coperti della prenotazione (bambini, vegani, ecc.). N.B. Nell'indagine restano invariati i nomi standard, è poi possibile eventualmente rimapparli con una colonna calcolata

Premendo Salva e chiudi i dati vengono salvati e si torna nella piantina, mentre con il tasto Cancella la prenotazione viene cancellata.

Al momento in cui scade la prenotazione, il bordo blu del tavolo, indicativo che c'è una prenotazione, inizia a lampeggiare dando così l’opportunità al cameriere di scegliere, basandosi sull’affidabilità del cliente, se attendere o assegnare il tavolo a clienti in attesa. Il bordo del tavolo continuerà a lampeggiare per un tempo prestabilito in configurazione azienda in base a quanto impostato nel campo "Visualizza prenotazioni passate fino alle ore".

Gli stati per le prenotazioni sono:

• Preventivo / Lista di attesa: la prenotazione è in stato preventivo e non viene creato alcun automatismo, a differenza dello stato confermato;
• Confermata: prenotazione nuova;
• Chiusa: all’apertura del tavolo il programma chiede se si vuole chiudere la prenotazione che non comparirà più nella piantina ma rimarrà a storico;
• Mancata: dopo un certo periodo di tempo configurabile in Anagrafica Azienda, le prenotazioni non chiuse vengono messe in stato mancato, non compaiono più sulla piantina ma rimangono a storico:

Aprendo un tavolo con una prenotazione viene richiesto se si vuole chiudere la prenotazione: premendo Sì la prenotazione va in stato Chiuso e non viene più visualizzata nella piantina, premendo No è possibile fare una comanda sul tavolo mantenendo però la prenotazione.

Per quanto riguarda la rappresentazione grafica delle prenotazioni nella piantina della sala, questa è governata da due opzioni personalizzabili in configurazione Azienda (scheda Opzioni avanzate):

Le prenotazioni possono anche essere visualizzate tramite l’indagine: se l'indagine viene aperta dal Planning Prenotazioni o da Gestione Sale questa mostrerà tutti gli stati delle prenotazioni, inoltre per aprire l'indagine contenente tutte le prenotazioni è possibile anche avvalersi della ricerca predefinita posta sotto il nodo Navigatore Prenotazione. In ogni caso possono essere impostati dei filtri, ad esempio sullo stato della prenotazione o sul cliente, e salvare l’indagine così configurata per utilizzi successivi. È altresì possibile stampare le prenotazioni cercate tramite la scheda di stampa.

Inoltre aprendo l’indagine dal Planning Prenotazioni è possibile impostare filtri o campi predefiniti, se l’indagine viene salvata poi è possibile riaprirla da Navigatore sotto il nodo Prenotazioni ma inoltre verrà richiamata ogni volta anche da Planning Prenotazioni se si utilizza il bottone “Apri indagine”, mantenendo tutte le impostazioni create in precedenza.

NB: È importante non modificare, al momento del salvataggio, il nome dell’indagine e lasciare “Prenotazioni planning”, per far si che venga correttamente richiamata al momento del click sul bottone Apri Indagine da Planning Prenotazioni.

Nel caso in cui si voglia chiudere una prenotazione che si trova in stato: Confermato o Lista d’attesa, è possibile farlo tramite l’azione contestuale presente in Indagine Prenotazioni: “Chiudi Prenotazioni”, la selezione, sulle prenotazioni a cui modificare lo stato, può essere singola oppure multipla.

Nell’indagine della prenotazione è possibile selezionare una prenotazione ed usare la funzione Apri tavolo per aprire la relativa comanda.

Sempre nell’indagine è poi disponibile anche l’invio delle notifiche dal pulsante del navigatore “Notifica clienti”.

La notifica è possibile anche da singola prenotazione tramite il tasto “Notifica” posizionato a fianco al campo telefono. Tale tasto si abilita se nell’anagrafica del cliente siano selezionati i flag “Invio notifiche sms/email” e “Invio notificheApp”.

Inoltre se da Utilità di sistema - Impostazioni notifiche, nella scheda Notifiche prenotazioni tavolo, vengono settati dei testi personalizzati per le notifiche delle prenotazioni, aprendo una prenotazione e cliccando sul bottone Invia notifiche, si potrà scegliere le notifiche da inviare (sms, email, ecc.); verrà compilato il testo automaticamente in base allo stato della prenotazione, se confermata o mancata/disdetta.

Inoltre il campo mittente sarà compilato come segue:

• Email: default messo in Gestione comunicazioni come mittente delle email;
• SMS: Nome Azienda in Opzioni installazione;
• SMS e EMAIL: verrà proposto nella modale iniziale il mittente degli SMS, mentre dentro la modale del mittente delle e-mail quello della sezione EMAIL.