Per effettuare le registrazioni in prima nota di Passepartout del ciclo attivo di Passepartout Plan è necessario che i codici, o i nomi, delle contropartite contabili abbiano una correlazione con gli articoli coinvolti nei conti di Plan. Per questo occorre valorizzare, in Anagrafica Articolo di Passepartout Plan, la sezione Dati contropartita contabile. I campi della contropartita accettano al massimo 8 (otto) caratteri alfanumerici, inoltre in caso si utilizzi un codice conto di Passepartout il punto separatore non deve essere indicato. Per semplicità di configurazione, è possibile valorizzare tali campi in base ad una logica di "Categorie contabili", in modo tale da non dover codificare in Passepartout un codice di contropartita per ogni articolo gestito in Plan.

La stessa categoria merceologica, impostata per gli articoli di Passepartout Plan, dovrà essere impiegata come "Categoria contabile esterna" in Passepartout ed essere associata ad una "Contropartita merci Passepartout". In questo modo viene creata una corrispondenza tra la categoria merceologica utilizzata in Passepartout Plan ed un codice conto di Passepartout che verrà in seguito utilizzato, in fase di contabilizzazione, come contropartita per gli incassi imputabili alla relativa voce di addebito impostata in Passepartout Plan per determinati articoli.

Una volta individuate le "categorie merceologiche" di interesse, ed inseriti i relativi nomi o codici nei campi degli articoli di Passepartout Plan, è necessario riportare gli stessi nomi nella "Tabella correlazione contropartite" di Passeapartout, presente alla voce di menu "Contabilità -> Contabilizzazioni esterne (Q) -> Tabelle fatture/note credito vendita – Contropartite", nella sezione "Dati contropartita contabile" presenti in anagrafica articolo di Passepartout Plan.

È possibile anche configurare la contropartita nel reparto in modo da poter definire per ciascun reparto un conto diverso di contropartita per le fatture.

In contabilizzazione sarà possibile scegliere la modalità per la contropartita:

Modalità disponibili:

• Per articolo: se è presente la contropartita nell'articolo viene usata questa, altrimenti se nell'articolo non è definita viene usata quella di reparto, se anche quella di reparto è vuota viene considerata la contropartita di base impostata in contabilizzazione.
• Per reparto: non considera l'eventuale contropartita degli articoli.
• Unica voce: non considera l'eventuale contropartita di reparto.
• Per articolo - voce unica: se selezionata, fa si che quando si contabilizzano dei conti in cui sono presenti articoli di tipo Ricarica promozione (buono gift)/Acconto, venga fatto uno storno per l’importo di questi articoli, sul conto contropartita ricavo presente in anagrafica articolo, che deve essere differente da quello utilizzato per Reparto/ unica voce.

Per la contabilizzazione dei totali invece, viene preso in considerazione il conto contropartita di Reparto se configurato, altrimenti viene considerata la voce unica presente in Contabilizza chiusure.

N.B. Il conto di ricavo sull'articolo vale solo per articoli di tipo ricarica promozione o Acconto.

N.B. Per le fattura dovendo raggruppare per percentuale, se si usa la contabilizzazione con voce unica viene riportato come codice iva la percentuale e non più il codice dell’anagrafica aliquota iva, quindi se la percentuale differisce dal codice sarà valorizzato nella tabella di correlazione di Mexal e in Mexal, quindi, nelle tabelle di correlazione devono essere aggiunte la/le voci necessarie per fare il mapping corretto. Se invece si esegue la contabilizzazione per articolo viene ricalcolato tutto per l’aliquota del singolo articolo.