Una volta impostati i parametri sopra descritti, per effettuare la prima contabilizzazione per la scrittura in prima nota è necessario effettuare la configurazione dei parametri di connessione a Passepartout.

La configurazione dei parametri di connessione può avvenire nella scheda "Connessione Passepartout PMI", collocata nella finestra Configurazione Azienda, o passando dalla finestra "Contabilizza chiusure", collocata nella cartella "Storico", selezionando il pulsante Configura connessione.

PARAMETRI DI CONNESSIONE

L’opzione Connessione server farm Passepartout, se impostata, consente di effettuare scritture di prima nota verso aziende di Businesspass presenti esclusivamente nella Webfarm Passepartout. L’operatività non muta, la differenza consta nella connessione e nei relativi parametri che devono essere impostati.

• Nome server: indicare il nome macchina o l’Ip dove è installato il server del gestionale (Mexal/Businesspass).
• Porta: porta su cui resta in ascolto il server del gestionale.
• Utente e Password: nome utente e password per connettersi alla macchina su cui è installato Mexal in caso queste credenziali siano richieste.

PARAMETRI APPLICAZIONE

Utente e Password: nome utente e password di un utente del gestionale in caso siano richieste tali credenziali all’avvio di questo.

Nota Bene: in caso si utilizzi la versione 2012E di Mexal, collegandosi ad un server mixer, occorre indicare un utente abilitato a un livello di gestione che consenta la funzionalità richiesta.

Terminale: si consiglia di impostare il numero t0, in modo tale che la registrazione venga effettuata dal primo terminale disponibile su Passepartout.

Azienda: nome dell’azienda di Passepartout su cui effettuare le registrazioni da parte di Passepartout Plan.

Punto vendita: questo è un campo di sola lettura, non modificabile, che riporta quanto immesso nel campo Id Negozio nella scheda Opzioni generali (collocata nella maschera Configurazione Azienda).

In caso venga attivata l’opzione Connessione server farm Passepartout, il campo Nome server, viene modificato in Server Passepartout e vengono automaticamente valorizzati i campi Server Passepartout e Porta per il collegamento. Inoltre i campi Utente e Password della sezione Parametri applicazione vengono sostituiti dal campo Domino in cui inserire il nome del dominio in cui è presente l’installazione di Businesspass interessata.

NOTA BENE: i campi utente e password collocati nella sezione Parametri applicazione vanno impostati in base al tipo di installazione del gestionale. Per ulteriori informazioni al riguardo si faccia riferimento al relativo manuale.

Una volta impostati i parametri di configurazione, è possibile verificarne la correttezza mediante il pulsante test connessione:

Se i parametri sono corretti viene dato un messaggio a video come quello mostrato sotto.

N.B. Affinchè la contabilizzazione tra il Gestionale e Mexal vada a buon fine, se l’azienda di Mexal ha nei parametri contabili impostata la ‘Gestione rubrica unica clienti\fornitori’ a SI, deve essere selezionato anche il flag, sempre nei Parametri contabili, ‘Allineamento automatico clienti\Fornitori Rubrica Unica’.

Una volta salvate le impostazioni, è necessario tornare alla finestra "Contabilizza chiusure" per impostare determinate opzioni.

• Tramite i campi data DA A è necessario impostare l’intervallo di tempo relativo ai dati che si vogliono registrare in Mexal
• Nel campo "percorso file dati" è necessario indicare il percorso in cui salvare il file xml che viene generato a fronte della contabilizzazione effettuata. Il percorso predefinito è “C:\Programmi\Passepartout\Passepartout Plan Server\FilePrimaNota” ma è personalizzabile a seconda delle esigenze dell’operatore.
• Salva i dati su file: Impostando questa opzione è possibile configurare la Contabilizzazione delle chiusure giornaliere salvando il file xml nel percorso file dati indicato sopra, sia esso disco fisso o dispositivo remoto.
• Salva i dati e inviali direttamente a Passepartout PMI: il file xml viene salvato su disco fisso e contestualmente inviato a Mexal. In caso di contabilizzazione andata a buon fine, nel "percorso file dati" il programma crea una cartella, Storico, in cui verranno salvati tutti i file xml relativi alle scritture di prima nota. Se la contabilizzazione non va a buon fine, per esempio perché la P.Iva del cliente non è corretta, il relativo file xml verrà collocato nella cartella indicata sopra.
• Tramite il menù di scelta Tipo contabilizzazione è possibile decidere quali tipi di documenti, contenuti nelle chiusure giornaliere interessaste, dovranno essere contabilizzati:

• Corrispettivi: impostando questa tipologia, per la scrittura in prima nota verranno inviati esclusivamente i corrispettivi quindi Scontrini, Ricevute, Ricevute fiscali fatture.
• Fatture: impostando questa versione verranno contabilizzati i documenti di tipo Fattura e Nota di credito.
• FattureCO: annotazione emissione fatture a fronte di scontrino.
• " Invia pagamento buoni pasto ": tramite questa opzione è possibile contabilizzare su Mexal i buoni pasto, come gli altri pagamenti, facendo risultare incassato il CO. In questo caso non viene però effettuata la fatturazione riepilogativa dei buoni su Menu/Retail, altrimenti verrebbe generato un doppio incasso su Mexal.

"fatture RF come FE": impostando questa opzione, le Fatture ricevute fiscali emesse in Passepartout Beauty verranno contabilizzate allo stesso modo delle Fatture e le Note di credito, per questo sarà necessario codificare in Passepartout il relativo sezionale iva vendite così come spiegato nel paragrafo TABELLA SEZIONALI IVA VENDITE. In caso contrario queste confluiranno nel registro dei corrispettivi.

• Invia XML fatture elettroniche: permette di inviare anche gli XML delle fatture elettroniche su Mexal/Passcom Se l'opzione non è abilitata la contabilizzazione avviene registrando i documenti in prima nota senza creare l’xml. L’xml generato da HoReCa inserisce il documento anche nel Cruscotto di Docuvision collegando il documento alla registrazione di prima Nota.
• Attiva storno CO per fatture su scontrino: La normativa prevede in entrambi i casi che venga contabilizzato in prima nota sia lo scontrino, sia la fattura e poi stornato lo scontrino. In pratica deve risultare la registrazione in prima nota:
• dello scontrino nel giorno di emissione (si parla di scontrino pagato)
• della fattura nel giorno di emissione di questa (stesso giorno tipicamente per la fattura su scontrino, fine mese per le fatture riepilogative di scontrini)
• dello storno dello scontrini nel giorno di emissione della fattura (per evitare il doppio incasso)

Attivando la modalità:

• le fatture su scontrino immediate non vengono più inviate a Mexal come annotazione del registro corrispettivi, ma come fatture normali, in contemporanea viene effettuata anche una registrazione di storno del CO (uguale alla registrazione originale ma con dare-avere invertiti)
• le fatture su scontrino differite (riepilogative fine mese) possono essere emesse a fronte di scontrini sospesi (non riscossi) o pagati:
• scontrini sospesi: contabilizzazione della FE standard in quanto il CO non riscosso non è stato contabilizzato (la procedura rimane invariata rispetto ad oggi)
• scontrini pagati: non più inviate come fatture a 0, ma contabilizzazione come FE normali + storno del CO (come le immediate)
• caso ibrido in parte sospesi in parte pagati: come per il punto precedente, ma vengono stornati solo i CO pagati



In fase di contabilizzazione delle chiusure giornaliere di Passepartout Plan è possibile Suddividere i corrispettivi (scontrini, ricevuta, fatture RF) in base all'Area in cui è stato emesso in conto, o avere scritture di prima nota dettagliate per ogni articolo venduto tramite emissione sempre di Corrispettivi. In Contabilizza Chiusure, sono presenti i campi relativi alla versione del file xml da generare e la modalità di contabilizzazione per i corrispettivi:

Versione – questo campo permette di impostare quale versione del file xml si vuole generare:

• Automatico: in base alla versione di Passepartout Plan e di Passepartout Mexal viene riconosciuta automaticamente la versione del file xml da generare. In questo caso viene abilitato anche il campo Modalità corrispettivi poiché se la la suddivisione dei corrispettivi per Area è supportata da entrambi i programmi, allora la contabilizzazione verrà effettuata con la versione 3, mentre se almeno uno dei programmi coinvolti non supportano tale modalità il file xml verrà automaticamente generato in base alla versione2 cioè per unica voce di addebito;
• Versione 2: viene effettuata la contabilizzazione dei corrispettivi per unica voce (modalità attiva fino alla versione 2);
• Versione 3: questa versione permette di effettuare la contabilizzazione dei corrispettivi suddivisa per Area. Impostando tale versione viene attivato anche il campo Modalità corrispettivi;
• Versione 4: questa versione permette di effettuare la contabilizzazione delle chiusure giornaliere in presenza di conti con omaggi gestiti in modalità “Abbuono netto IVA (solo imponibile)” o “Abbuono totale (Imponibile + IVA)”. Impostare tale modalità solo per contabilizzazioni verso Passepartout PMI che prevedono tale gestione.
• Versione 5: in questa versione è stata aggiunta la nazione del cliente e il centro costo ricavo nella fattura. A tal proposito è stato aggiunto in configurazione reparto il campo apposito “Centro C/R Mexal” nella scheda Opzioni avanzate. Se viene lasciato il valore zero, il programma usa quello definito nelle opzioni di installazione.
• Versione 6: in questa versione è stato aggiunto il centro costo ricavo nei corrispettivi. Il funzionamento è analogo a quello della fattura: se la contabilizzazione per corrispettivi è impostata su “unica voce” viene utilizzato solo il centro C/R di opzioni installazione, se invece la contabilizzazione è impostata per reparto o per articolo utilizza il centro C/R di reparto se è configurato.



• Versione 7: miglioramenti vari
• Versione 8: sono state introdotti i seguenti miglioramenti:
• È valorizzato il campo Senza partita Iva con valore “S” solo quando l’anagrafica non ha la partita iva ma solo un Codice fiscale di 11 cifre numeriche
• Sono inviati i campi Luogo e Data di nascita del cliente
• È inviato il campo “Descrizione” presente nella finestra di contabilizzazione per valorizzare la descrizione della riga in prima nota.
• Versione 9: sono state introdotte le annotazioni delle fatture emesse a fronte di scontrino
• Versione 10:
• Gestione serie nei CO: nel caso di contabilizzazione per reparto o articolo, per i CO viene utilizzata la serie definita nel reparto che deve essere numerica (altrimenti Mexal restituisce un errore). Se nel reparto non è definita la serie, oppure nel caso di contabilizzazione per unica voce, viene utilizzata la serie definita nella tabella di correlazione per il punto vendita in Mexal.
• Aggiunta gestione caparre (vedi sotto)
• Gestione pagamenti posticipati per le fatture sospese: sono gestiti gli incassi successivi all’emissione della fattura sospesa

Modalità corrispettivi – attivo solo se nel campo versione è stato impostato Versione 3 o Automatico, tale opzione consente di abilitare la suddivisione dei corrispettivi, in fase di scrittura in prima nota:

ATTENZIONE: per poter utilizzare la Versione 3, sia per la modalità Area che per la modalità Articolo, è necessario agire sui conti automatici di Mexal ed impostare la voce "[EM] Corrispettivi" come mostrato in figura sotto, ed in seguito codificare i vari codici conto relativi ad articoli o Reparti, che si vogliono utilizzar epe la contabilizzazione, sotto lo stesso mastro del conto automatico appena modificato.



• Voce unica – la scrittura in prima nota dei corrispettivi non viene suddivisa per Articolo \ Area ma viene effettuata per unica voce sul conto dei Corrispettivi lordi;
• Area – Per ogni Area, nella scheda Opzioni Avanzate, collocata in Dettaglio Area, viene abilitata la voce "Conto corrispettivi" in cui inserire il codice conto di Mexal che si intenderà utilizzare per la contabilizzazione dei corrispettivi emessi in tale Area;
• Articolo – In anagrafica articolo, sotto le voci di contropartita contabile, viene abilitata la voce "Conto corrispettivi" in cui inserire il codice conto di Mexal che si intenderà utilizzare per la contabilizzazione dei corrispettivi emessi che conterranno tale articolo;

NOTA BENE: per la contabilizzazione è comunque possibile gestire la retro compatibilità, infatti è possibile utilizzare la vecchia procedura di contabilizzazione se Mexal o il programma Hospitality non sono entrambi aggiornati. Inoltre è consentita la ricontabilizzazione delle chiusure.

• Per articolo - voce unica: se selezionata, fa si che quando si contabilizzano dei conti in cui sono presenti articoli di tipo Ricarica promozione (buono gift)/Acconto, venga fatto uno storno per l’importo di questi articoli, sul conto corrispettivi presente in anagrafica articolo, che deve essere differente da quello utilizzato per Sala/ unica voce.

Per la contabilizzazione dei totali invece, viene preso in considerazione il conto corrispettivi di Sala se configurato, altrimenti viene considerata la voce unica presente in Contabilizza chiusure.

N.B. Il conto corrispettivi sull'articolo vale solo per articoli di tipo ricarica promozione o Acconto.

I conti devo essere emessi da Dettaglio Conto e non da Comanda

Attiva storno CO per fatture su scontrino - attivando il flag:

• le fatture su scontrino immediate non vengono più inviate a Mexal come annotazione del registro corrispettivi, ma come fatture normali, in contemporanea viene effettuata anche una registrazione di storno del CO (uguale alla registrazione originale ma con dare-avere invertiti)
• le fatture su scontrino differite (riepilogative fine mese) possono essere emesse a fronte di scontrini sospesi (non riscossi) o pagati:
• scontrini sospesi: contabilizzazione della FE standard in quanto il CO non riscosso non è stato contabilizzato (la procedura rimane invariata rispetto ad oggi)
• scontrini pagati: non più inviate come fatture a 0, ma contabilizzazione come FE normali + storno del CO (come le immediate)
• caso ibrido in parte sospesi in parte pagati: come per il punto precedente, ma vengono stornati solo i CO pagati

Per chi è esonerato dallo scontrino elettronico non deve essere selezionato il flag ‘Attiva storno CO per fatture su scontrino’ .

Una volta impostati i parametri per la modalità di scritture del file xml, mediante il pulsante Contabilizza, presente nella finestra di contabilizzazione chiusure giornaliere, è possibile procedere con la scrittura in prima nota.

Nel file xml verrà indicato l’importo totale (relativo a tutti i documenti in base alle impostazioni descritte sopra) e la relativa suddivisione per aliquota IVA.

Segue una breve analisi sulla contabilizzazione dei vari documenti emessi in Passepartout Plan.

RICEVUTE FISCALI, CORRISPETTIVI

Vengono trasmesse solo quelle pagate. Viene indicato l’importo totale (relativo a tutte le ricevute) e la relativa suddivisione per aliquota IVA.

FATTURE RICEVUTE FISCALI

In caso l'opzione "Contabilizza fatture ricevute fiscali come FE", non sia impostata, questi documenti vengono trattati alla stregua dei corrispettivi e Ricevute fiscali, vengono trasmesse solo le Fatture ricevute fiscali interamente pagate.

Viene contabilizzato un corrispettivo per gli importi pagati, indicando l’importo totale PAGATO (relativo a tutte le ricevute), ed un corrispettivo sospeso indicante l’importo totale SOSPESO (relativo a tutte le ricevute).

Quando viene effettuato il pagamento del residuo sospeso, verrà effettuato uno storno. Per ulteriori dettagli si faccia riferimento al manuale Passepartout (al capitolo Contabilizzazioni Esterne).

FATTURE-NOTE DI CREDITO

Vengono inviate e registrate sia le fatture che le note di credito. In caso venga impostata l'opzione "Contabilizza fatture ricevute fiscali come FE", i dettagli sotto riportati saranno validi anche per le Fatture ricevute fiscali.

Durante la contabilizzazione delle fatture vengono inviate anche le anagrafiche dei clienti collegati al documento previo controllo che esista la partiva iva in anagrafica. In caso venga effettuata una contabilizzazione per un cliente non avente partita Iva, è possibile inserirla successivamente in Anagrafica Cliente e ripetere nuovamente la contabilizzazione.

Se l'anagrafica cliente è già presente nell'archivio clienti di Passepartout, i dati vengono solamente aggiornati, mentre in caso il cliente non sia presente in Mexal, verrà inserita nell'archivio clienti la relativa anagrafica.

E’ consigliabile modificare l'anagrafica cliente che proviene da Plan solo da Plan che comunica a Passepartout i clienti nuovi e quelli modificati dall'ultima sincronizzazione con Passepartout.

Il corretto funzionamento di tale soluzione è vincolato però dalla corretta compilazione delle tabelle di correlazione presenti in Passepartout (vedi manuale Passepartout).

Per le fatture la gestione del castelletto IVA suddiviso per contropartita.

I pagamenti appartenenti alla categoria Mexal sono gestiti direttamente da Mexal ed è possibile realizzare gestioni come RIBA 30/60/90 con relativo scadenziario cliente.

PAGAMENTI E TIPOLOGIE INCASSI

I pagamenti e le varie tipologie degli incassi, sono riportate in Passepartout nei relativi conti contabili specificati nelle apposite tabelle di correlazione (consultare il manuale Passepartout al capitolo Contabilizzazioni Esterne)

Nota Bene: in caso di errori bloccanti, dovuti a corrispettivi e/o ciclo attivo (Fatture – Note di Credito), la contabilizzazione non verrà eseguita in toto.

Nota Bene: È possibile poter utilizzare come tipo pagamento, una categoria pagamento diversa da Incasso Mexal, in caso in cui due o più pagamenti abbiano la stessa Categoria pagamento ma Codici Conto Mexal diversi, al fine di permettere la contabilizzazione in Mexal su conti differenti.

GESTIONE CAPARRE

Le caparre possono essere contabilizzate su Mexal, sia per la fase di emissione che di utilizzo all’interno di un conto; occorre configurare i campi causale anticipi e conto anticipi in opzioni di contabilizzazione e il codice conto Mexal dentro ogni tipo di pagamento da utilizzare (per le caparre non si usa la tabella di correlazione dei pagamenti).

Non contabilizzare gli anticipi da promozione: per non contabilizzare l'emissione delle caparre derivanti da promozioni (s’intende solo l'emissione della caparra, l'utilizzo invece viene contabilizzato).

Nel campo sottostante: ‘Conto anticipi da promozione:’ deve essere indicato il conto del piano dei conti di Mexal su cui si vuole contabilizzare l’anticipo della promozione, per poter avere un codice conto anticipi specifico per la promozione, e differenziarlo da quello standard in contabilizzazione

CONTABILIZZA SOTTOAZIENDA

In Contabilizza Chiusure è stata aggiunta la possibilità di gestire la contabilizzazione indicando la sottoazienda per Sala\Reparto.

Per contabilizzare per sottoazienda, suddivisa per reparto, deve essere specificato un IDNegozio diverso per ogni reparto, oltre all'IDNegozio generale utilizzato per i conti emessi senza Sala (Elabora conti / backoffice).

Lato Mexal nelle Tabelle di correlazioni generali - Correlazioni - Punti vendita / sottoaziende deve essere specificata una sottoazienda per ogni IDNegozio.



Il Flag in Contabilizzazione chiusure giornaliere ‘Contabilizza sottoazienda per reparto’ necessario appunto per contabilizzare per sottoazienda x reparto, è compatibile solo attivando la modalità di contabilizzazione per Sala o per Articolo.



Nel Campo ‘Codice di contabilizzazione (punto vendita)’ in Opzioni avanzate del Reparto è necessario per indicare "ID negozio - codice punto vendita esterno" dei conti di quella sala e permette di andare nella tabella di correlazione su Mexal e associare a ogni codice punto vendita esterno (sala/reparto) una sottoazienda differente.



Per la contabilizzazione da Contabilizza chiusure giornaliere, nei parametri di collegamento: ‘Configura connessione’ deve essere impostata l'azienda senza sottoazienda (es. VIN)

In Contabilizzazione da Replica: nella replica deve essere impostata l'azienda senza sottoazienda (es. VIN)

In entrambi i casi:

• viene prodotto un file di contabilizzazione per ogni sottoazienda e inviato a Mexal
• la chiusura viene marcata come contabilizzata se almeno una sottoazienda viene contabilizzata con successo, eventuali sottoaziende in errore devono essere riportate a mano oppure si dovrà cancellare le registrazioni e si dovrà ricontabilizzare da capo

Nota: valido solo per versione 14 o successiva

CONTABILIZZA SCONTRINI ’SOSPESO BENI’

Nel caso di scontrino non riscosso beni, ci possono essere 2 casi relativi alla contabilizzazione:

• non riscosso beni senza indicazione di segue fattura -> il CO va contabilizzato nel giorno di emissione, l'IVA deve essere liquidata; all'atto del pagamento si registri su Mexal l'incasso.
• non riscosso beni segue fattura -> il CO non va contabilizzato e va trattato come un non riscosso servizi, andrà invece contabilizzata la fattura e di conseguenza l'IVA verrà liquidata in maniera posticipata.

E’ stato inserito quindi il flag "Contabilizza scontrini sospeso beni" per evitare comunque la contabilizzazione del primo caso.

N.B. Se è attiva l'opzione "Contabilizza scontrini sospeso beni" la contabilizzazione in Mexal degli incassi di scontrini Sospesi con natura iva di tipo 'Beni' avvenuta nei giorni successivi (per i quali non è richiesta l'emissione di un nuovo documento). Analogamente a quanto già avviene con le Fatture Cliente.

Quindi esempio:

• giorno 12 emissione scontrino beni sospeso -> contabilizza il CO sospeso
• giorno 18 incasso dello scontrino sospeso beni -> contabilizza il pagamento

RIEMISSIONE FATTURE GIA’ EMESSE E CONTABILIZZATE IN MEXAL

È possibile gestire in modo rapido la riemissione di fatture elettroniche emesse nei giorni precedenti e contabilizzate su Mexal ma risultate errate (es. mancanza di un dato o scarto dallo SDI).

Per farlo, quando si annulla una fattura e si riemette, quando viene chiusa, viene richiesto con un messaggio se si vuole direttamente contabilizzare, previa cancellazione nella prima nota di Mexal della fattura riemessa.

Se si decide di rispondere NO al messaggio, è possibile comunque procedere a ricontabilizzare quella singola fattura in un secondo momento, attraverso le seguenti modalità:

• Tasto "Contabilizza fattura" nelle Azioni Documento in Contabilizzazione Chiusure Giornaliere;
• Tasto "Ricontabilizza fattura" nelle Azioni Documento in Homepage.

In entrambi i casi verrà richiesto il numero e la serie della fattura da ricontabilizzare.

Avviata la procedura di ricontabilizzazione della singola fattura, in ogni caso, verrà:

• ricalcolata la chiusura giornaliera della data in questione;
• inviata a Mexal in contabilità solo la fattura indicata.

Nota bene: su Mexal è necessario prima dell'invio cancellare la prima nota della fattura, diversamente la fattura non verrà sovrascritta e verrà comunicato un messaggio di avviso finita la contabilizzazione.