Per ristampare i documenti le sigle del documento da ricercare e quella del documento da emettere devono essere uguali (ad esempio OC – OC; BC – BC; FT – FT)

Il campo DOCUMENTI DA EMETTERE  TIPO DOCUMENTO, è lungo 3 caratteri alfanumerici, nei primi 2 va indicato il tipo di documento che si vuole emettere, nel terzo (facoltativo) su quale modulo lo si vuole stampare, qualora fossero stati definiti più formati di stampa per lo stesso documento (ad esempio BC1, BCA, FTA, FTD, ecc.).

NOTA BENE: il programma di emissione differita non gestisce i documenti non intestati quali, ad esempio, preventivi senza cliente intestatario o preventivi intestati a “contatto”.

È attivo il tasto F2 che visualizza le sigle accettate con accanto la propria descrizione (memorizzata nella tabella aziendale descrizione documenti). Inoltre è attivo il tasto F3 Moduli di stampa, tramite il quale è possibile visualizzare l’elenco dei moduli definiti in modulistica documenti per permettere la selezione dei diversi formati di modulistica eventualmente codificati.

Se si richiama una sigla che non ha nessun modulo di stampa definito, l’elaborazione non può continuare e appare l’opportuno messaggio di controllo. In questo caso occorre immettere una sigla documento che abbia un formato di modulistica associato oppure abbandonare la funzione.

Quando si esegue l’emissione differita documenti, gli altri terminali possono continuare a lavorare nella funzione di ‘Emissione/revisione documenti’, poiché il programma gestisce la semaforica nel caso di condivisione dello stesso documento. Ad esempio se il terminale 1 sta revisionando la ‘BC 10’ ed il terminale 2 sta eseguendo la fatturazione differita, nel momento in cui richiama la ‘BC 10’ la fatturazione si ferma fino a quando il terminale 1 non ha “rilasciato” il documento. Sul terminale che sta eseguendo l’emissione differita del documento appare il seguente messaggio:

In queste condizioni l’operatore ha le seguenti possibilità:

• attendere che venga rilasciato il documento, la stampa riprenderà automaticamente dal punto in cui era arrivata
• premere il tasto per tralasciare il documento in uso e continuare la stampa da quello successivo. Si aprirà una ulteriore finestra per confermare o meno questa interruzione

In questa funzione si deve tenere conto delle seguenti impostazioni:

• Raggruppamento documenti, nelle condizioni commerciali del cliente con impostazione di default ‘N’. Se è impostato ad ‘S’ il programma raggruppa in un unico documento riepilogativo quelli che abbiano le stesse condizioni di vendita e di pagamento. Ad esempio si possono trasformare tutti i PR di un cliente in un unico OC o in un’unica BC o in un’unica FT.
• Ordine interamente evadibile, campo Tipo nella funzione ‘emissione/revisione documenti’ nella testata dell’ordine. Questo dato serve per gestire spedizioni di ordini clienti che siano completamente evadibili impostando il campo con il carattere ‘ I ‘. In fase di ‘EMISSIONE DIFFERITA DOCUMENTI’ gli ordini marcati in questo modo verranno presi in considerazione solo se tutte le righe articolo del documento risultano evadibili. Ad esempio, se all’interno dell’ordine sono presenti sia righe evadibili ‘E’ che righe sospese ‘S’, grazie alla condizione ‘I’ fino a quando tutte le righe non saranno impostate ad ‘E’ (evadibilità) quest’ordine non sarà trasformato in bolla o fattura.
• Caratteristiche del formato di stampa, definito nella modulistica documenti.

È possibile raggruppare più documenti dello stesso tipo in uno nuovo, di livello superiore.

NOTA BENE: è possibile raggruppare in ogni trasformazione a documenti superiori un massimo di 250 documenti considerando anche i documenti che concorrono alle trasformazioni precedenti (ordini – bolle). Ad esempio: se le bolle non derivano da ordini se ne possono raggruppare 250 in una fattura, ma se una bolla raggruppa 250 ordini viene emessa una sola fattura contenente una bolla (che deriva da 250 ordini). In fase di emissione se si supera questo limite il programma provvederà automaticamente a crearne uno nuovo.

La videata che si presenta quando si entra in questa funzione è divisa in due sezioni verticali: “Documenti da ricercare” e “Documenti da emettere”:

Di seguito sono elencati tutti i campi possibili.