I seguenti campi riguardano i documenti da emettere.

TIPO DOCUMENTO – I due caratteri alfabetici indicano la sigla del tipo di documento da emettere; il terzo carattere, non obbligatorio, serve a differenziare i moduli da stampare (esempio: BCA, BC1, FTA, FTB,…). Si possono utilizzare 95 diversi tipi di modulo, purché siano stati precedentemente definiti con la funzione ‘Servizi - Personalizzazioni - Modulistica documenti’ o tramite la funzione ‘Servizi - Personalizzazioni - Modulistica documenti grafica’. Se il modulo da utilizzare non è stato definito il documento non viene stampato, ma viene comunque registrato sia nei movimenti di magazzino che in contabilità (se previsto per il tipo documento da emettere). Il tasto funzione F2 visualizza tutti i tipi di documenti gestiti dal programma.

NOTA BENE: se nell’azienda è attiva la gestione dell’iva per cassa, in caso si emettano fatture, è necessario prevedere un formato di modulistica per l’eventuale stampa sia delle fatture FT che FD. Se manca una delle due modulistiche il programma segnala “Formato di stampa non definito”. Dato che l’automatismo stabilisce a seconda dei casi il tipo documento da emettere, è indispensabile che nella modulistica documenti siano previsti i formati specifici con lo stesso carattere, in quanto il terzo carattere identifica il formato da utilizzare. Ad esempio, per il formato FTX deve esistere il formato FDX, per il formato FD3 deve esistere il formato FT3, ecc. Per informazioni su questa gestione si rimanda al capitolo Magazzino – Appendici – GESTIONE IVA PER CASSA DA MAGAZZINO.

TIPO DOCUMENTO AUTOMATICO – Questo campo è abilitato se l’azienda ha attivato il parametro “Gestione iva per cassa”. Per informazioni su questa gestione si rimanda al capitolo Magazzino – Appendici – GESTIONE IVA PER CASSA DA MAGAZZINO.

NUMERO SERIE – Numero di serie del registro IVA da utilizzare per la numerazione delle fatture differite. Viene proposto dal programma ma può essere variato. Si possono raggruppare sulla stessa serie del registro IVA più serie di bolle.

NOTA BENE: se viene specificato un sezionale elettronico, la procedura richiede obbligatoriamente di specificare il cliente.

DATA DOCUMENTO – Data di emissione del documento. Viene proposta la data di ingresso nel programma (‘data odierna’) immessa alla partenza, ma può essere variata. È presente un controllo non bloccante che verifica la cronologia delle date dei documenti da emettere rispetto alla data dell’ultimo documento emesso. Ad esempio se si indica una data inferiore rispetto a quella dell’ultimo documento già registrato dello stesso tipo, la procedura segnala che è già stato emesso un documento con data superiore tramite il seguente messaggio: “Data documento inferiore a quella dell’ultimo documento registrato”. Il controllo viene effettuato per i tipi documento di ultimo livello come ad esempio le fatture. È inoltre presente un controllo non bloccante che segnala, in fase di trasformazione documenti, che il documento da ricercare di ordine inferiore (es. bolla) presenta una data superiore a quella del documento da emettere di ordine superiore (es. fattura). Se ad esempio nel campo “Data documento” della sezione “DOCUMENTI DA EMETTERE” si indica una data minore rispetto a quella dell’ultimo documento di ordine inferiore già registrato, la procedura visualizza il seguente messaggio: “Data documento inferiore a quella dell’ultimo documento registrato”.

DATA REGISTRAZIONE - Campo in cui indicare, nella forma GG.MM.AA, la data di registrazione della Primanota generata dalla fatturazione. Viene proposta la data di ingresso nel programma (‘data odierna’) che può essere variata.

NOTA BENE: la data di registrazione deve sempre rientrare nell’anno di gestione.

NOTA BENE: nel caso di trasformazione di documenti BC / RS in FT / FD / FS, viene effettuato il controllo che il mese dei documenti origine selezionati sia uguale a quello della data di registrazione della fattura. Nel caso siano rilevati documenti origine con mese non corrispondente al mese di fatturazione viene visualizzato un messaggio di conferma.

CENTRO DI COSTO/RICAVO - Centro di Costo/Ricavo al quale collegare il documento emesso.

FISSA CAMBIO - Data alla quale fissare il valore dei cambi delle valute fuori dall’area EURO dei documenti che verranno emessi. Se nella tabella valute non è stato immesso il valore del cambio nel giorno indicato, viene utilizzato il valore cambio più vicino, a ritroso, rispetto alla data inserita.

NOTA BENE: questa funzione è valida solo per i documenti che in origine hanno il parametro ‘Cambio fisso o variabile (F/V).:’ impostato a ‘V’= Variabile.

TIPO RIGA – In caso di ristampa di ordini clienti (es. da OC a OC) tramite questo campo è possibile selezionare le righe da stampare in base alla loro tipologia. Può assumere i seguenti valori:

T = Tutte le righe

E = solo righe Evadibili

S = solo righe Sospese

F = solo righe collegate ad ordine Fornitore

L = solo righe collegate a bolla di Lavorazione

B = solo righe Bloccate

N = solo righe aNnullate

NOTA BENE: sono stampate solo le righe selezionate in base ai parametri selezionati e i vari totali del documento sono calcolati e stampati considerando solo le righe selezionate.

NOTA BENE: trattandosi di una ristampa e non di una trasformazione, il documento in archivio rimane fisicamente inalterato.

Le eventuali righe descrittive (annotazioni) presenti sugli ordini sono stampate in base al parametro di magazzino “Annotaz.colleg.alla riga” :

• parametro impostato a “N” sono stampate tutte le righe descrittive.
• parametro impostato a “S” sono stampate le righe descrittive immesse prima di qualsiasi articolo (annotazioni di intestazione) e quelle che seguono l'articolo che viene stampato.

DA DATA SCADENZA – In caso di ristampa di ordini clienti (es. da OC a OC) questa rappresenta la data di scadenza delle singole righe del documento dalla quale iniziare la selezione per ristamparle. Consente di stampare solo le righe con la data di scadenza desiderata.

NOTA BENE: le righe con data di scadenza vuota sono considerate “Urgenti” e quindi sono sempre stampate (purché ci sia correlazione con quanto specificato nel campo “Tipo riga”).

NOTA BENE: sono stampate solo le righe selezionate in base ai parametri selezionati e i vari totali del documento sono calcolati e stampati considerando solo le righe selezionate.

NOTA BENE: trattandosi di una ristampa e non di una trasformazione, il documento in archivio rimane fisicamente inalterato.

Le eventuali righe descrittive (annotazioni) presenti sugli ordini sono stampate in base al parametro di magazzino “Annotaz.colleg.alla riga”:

• parametro impostato a “N” sono stampate tutte le righe descrittive.
• parametro impostato a “S” sono stampate le righe descrittive immesse prima di qualsiasi articolo (annotazioni di intestazione) e quelle che seguono l'articolo che viene stampato.

A DATA SCADENZA – In caso di ristampa di ordini clienti (es. da OC a OC) questa rappresenta la data di scadenza delle singole righe del documento con cui terminare la selezione per ristamparle. Valgono le stesse regole e accortezze descritte nel campo precedente “DA DATA SCADENZA”.

ORDINA DOC. ORIGINE – E’ possibile definire in fase di trasformazione, l’ordine in cui riportare i documenti di origine nel documento di livello superiore:

N = Destinatario-Numero-Data. E più precisamente: destinatario merce e/o indirizzo di spedizione, serie/numero documento, data documento;

D = Destinatario-Data-Numero. E più precisamente: destinatario merce e/o indirizzo di spedizione, data documento, serie/numero documento;

U = Numero-Data documento. La selezione viene effettuata nella stessa modalità dell’opzione “N” ma all’interno di tale selezione l’esposizione dei documenti di origine viene effettuata in ordine di serie/data documento;

A = Data-Numero documento. La selezione viene effettuata nella stessa modalità dell’opzione “D” ma all’interno di tale selezione l’esposizione dei documenti di origine viene effettuata in ordine di data documento;

M = Numero–Data elaborazione. I documenti di origine vengono ordinati per serie/numero e data ignorando eventuali destinazioni o indirizzi di spedizione presenti. Per le anagrafiche clienti rappresentanti le diverse destinazioni si considera come se fosse impostato a “N” il parametro “Rag.documen”. Ciò comporta che rispetto alle opzioni “N”, “D”, “U” e “A” verrà creato un numero maggiore di documenti.

T = Data-Numero elaborazione. I documenti di origine vengono ordinati per data e serie/numero ignorando eventuali destinazioni o indirizzi di spedizione presenti. Per le anagrafiche clienti rappresentanti le diverse destinazioni si considera come se fosse impostato a “N” il parametro “Rag.documen”. Ciò comporta che rispetto alle opzioni “N”, “D”, “U” e “A” verrà creato un numero maggiore di documenti.

NOTA BENE: gli ordinamenti vengono gestiti a parità di elementi di rottura raggruppamento documenti. Le nuove opzioni sono disponibili solo per documenti di origine di tipo movimenti di magazzino. Per la trasformazione di documenti tipo preventivi, ordini, matrici, ecc le opzioni da selezionare sono “N” e “D”.

RAGGRUPPA PER AGENTE DI VENDITA – Se l’azienda gestisce i multiagenti permette di scegliere se i documenti origine debbano essere raggruppati per agente prima di essere trasformati in documenti successivi.

S = i documenti origine vengono raggruppati per stesso agente di testata e stessa condizione agente di testata. I documenti senza agente ed i documenti con più di un agente o condizione all’interno del corpo vengono raggruppati fra loro. Per ulteriori dettagli si rimanda alle appendici del modulo MAGAZZINO sezione “Gestione multiagenti”.

N = nessun raggruppamento. In questo modo si può ottenere, ad esempio, un’unica fattura per lo stesso cliente anche se nelle testate dei documenti origine sono presenti agenti diversi e nessun agente.

NOTA BENE: si ricorda che rimane fisso il limite di 15 agenti gestibili per ogni documento. Il parametro di raggruppamento per agente di vendita non è gestito per i documenti di tipo ordini/preventivi/matrici.

ORDINE DI STAMPA – Campo che appare e sostituisce il precedente “Stampa di prova” quando la sigla del documento da ricercare e quella del documento da emettere sono uguali. Consente di condizionare l’ordinamento dei documenti in fase di ristampa nel modo seguente:

C = CODICE CLIENTE/FORNITORE;

N = NUMERO DOCUMENTO.

Si ricorda che a parità di codice cliente/fornitore gli elementi di ordinamento sono quelli già evidenziati al paragrafo “RAGGRUPPAMENTO E ORDINAMENTO” di questo documento. Da notare che il numero documento è composto da serie e numero (es. BC 1/123) e che l’ordinamento viene eseguito prima per serie e poi per numero all’interno della stessa serie.

STAMPANTE – Stampante sulla quale deve essere indirizzata la stampa dei documenti emessi. Viene proposta quella legata al terminale o all’utente che si sta utilizzando. E’ attivo il tasto F2 che visualizza le stampanti installate. Il dato è modificabile prima della stampa.

Per i dispositivi File ed Email sono gestite le variabili speciali come [rif], [sig], etc., tramite cui si possono ottenere tanti file o Email con allegato quanti sono i documenti emessi. Per i dettagli sulle variabili consultare il manuale al seguente riferimento: sezione “Servizi”, modulo “Configurazioni”, capitolo “Stampanti”, paragrafo “Variabili per emissione documenti magazzino”.

NOTA BENE: confermati i parametri inizia l’elaborazione. Prima della stampa viene aperta la finestra per confermare la stampante; se in questo momento si indirizza la stampa su un dispositivo diverso, ogni volta che inizia la stampa di un nuovo documento questa finestra viene sempre aperta. Ad esempio, se si emettono 100 documenti si aprirà 100 volte.

NOTA BENE: in caso di stampa di prova non è possibile utilizzare dispositivi D (Docuvision); unico caso in cui è gestito tale possibilità è abbinando la stampante ad un secondo modulo richiamato dal primo attraverso il parametro “Numero ulteriore formato documento”.

STAMPA DI PROVA – Campo in cui indicare uno fra i seguenti caratteri:

N = Viene eseguita una stampa definitiva, con aggiornamento irreversibile di tutti gli archivi interessati. Per ritornare alla situazione precedente sarà necessario ripristinare le copie di salvataggio dell’azienda.

NOTA BENE: per questo motivo è estremamente importante eseguire le copie di salvataggio dell’azienda prima di eseguire questa elaborazione.

S = Viene eseguita una stampa di prova e gli archivi non subiscono alcuna variazione. Può essere ripetuta a piacere.

NOTA BENE: la stampa di prova non prevede la stampa del numero documento automatico e la data e ora inizio trasporto automatica (nel caso in cui il parametro di magazzino “ Memorizza data e ora inizio trasporto” è impostato a “S”) in quanto tali informazioni vengono determinate solo al momento della memorizzazione del documento nell’archivio. Pertanto nelle stampe di prova i valori non vengono stampati in quanto non coinciderebbero con quelli successivamente memorizzati nel documento.