La funzione “Elaborazione” consente di popolare l’archivio dei documenti da trasmettere al Sistema TS, partendo dalle movimentazioni contabili presenti all’interno dell’archivio di primanota.

Il programma elabora solo i movimenti relativi all’anno 2015. Poiché secondo le ultime specifiche, devono essere trasmessi anche i documenti emessi nell’anno 2014 ma pagati nell’anno 2015, l’integrazione di tali dati dovrà avvenire manualmente.

Requisito fondamentale perché il programma prenda in considerazione i movimenti è che il cliente movimentato abbia il campo “persona fisica” impostato a “sì” nell’anagrafica del cliente.

IMPORTANTE: occorre inoltre verificare che il campo “Codice Fiscale” presente nell’anagrafica del cliente sia correttamente compilato. Nel caso in cui il campo fosse vuoto oppure valorizzato con un dato errato, il programma di elaborazione prenderebbe in considerazione i relativi movimenti ma non li importerebbe, evidenziando un apposito messaggio differito al termine dell’elaborazione.

I documenti contabili presi in esame dalla funzione di elaborazione sono i seguenti: FE, NE, RI e RF (questi ultimi solo se intestati).

La videata che si presenta al richiamo della funzione è simile alla seguente:

Il programma valorizza i seguenti campi: numero documento, data documento, codice conto e codice fiscale dell’assistito, tipologia di documento ed eventualmente imposta a “Sì” il campo “documento di rimborso” (questo per i documenti di tipo NE o FE/RI/RF con il cliente movimentato in Avere).

ATTENZIONE: quando ci si riferisce al numero documento si intende SEMPRE la SERIE/NUMERO allineati a destra.

E’ QUINDI NECESSARIO INTERVENIRE SUI DOCUMENTI GIÀ INSERITI MANUALMENTE, ALLINEANDO I DATI, QUESTO AL FINE DI EVITARE, DOPO L’ELABORAZIONE, LA PRESENZA DI DOCUMENTI DOPPI.

NOTA BENE: per i documenti di tipo NE o FE/RI/RF (con il cliente movimentato in Avere) il programma imposta il campo “Documento da non trasmettere” a “Sì”. Tali documenti infatti non possono essere trasmessi fino a quando non risulteranno pagati e saranno inseriti gli estremi della fattura di riferimento.

I parametri di selezione sono i seguenti:

TIPO IMPORT(A/S): definisce la modalità con cui i documenti elaborati vengono riportati in gestione documenti. Sono ammesse le seguenti opzioni:

A – Accodamento (valore predefinito), il programma effettua il confronto tra i documenti già presenti in archivio e quelli elaborati dalla contabilità. Il controllo avviene a parità di “numero documento/data documento/codice fiscale e causale documento (che corrisponde al campo “Tipo documento” in gestione movimenti). I documenti prelevati dalla primanota, se non presenti in gestione documenti, vengono importati.

S – Sostituzione. Premesso che il controllo avviene sempre a parità di “numero documento/data documento/codice fiscale e causale documento (che corrisponde al campo “Tipo documento” in gestione movimenti), il programma sostituisce i documenti a condizione che il campo numero di trasmissione non sia stato valorizzato.

IMPORTA RIMBORSI(S/N): consente di scegliere se importare anche i documenti emessi a fronte di un rimborso. Questi documenti contabili sono identificati dalla causale NE e FE/RI/RF (questi ultimi solo se il cliente movimentato in Avere).

Per questi documenti viene impostato a “Sì” il campo “Documenti da non trasmettere”, la trasmissione potrà avvenire dopo aver integrato manualmente i riferimenti del documento oggetto del rimborso.

TIPOLOGIA SPESA SANITARIA: consente di impostare la tipologia di spesa sanitaria maggiormente utilizzata con cui verranno valorizzati gli importi di tutti i documenti. Attraverso il tasto funzione F2[Elenco] il programma consente di visualizzare le sole tipologie ammesse in base all’impostazione del parametro contabile “Soggetto spese sanitarie”.

Se in un documento sono presenti tipologie di spese diverse oppure non tutte le spese risultano deducibili occorre intervenire manualmente per apportare le dovute correzioni.

ESCLUDI DOC. A CLIENTI CON P.IVA: consente di non importare le fatture emesse a clienti “persona fisica” che in anagrafica hanno compilato anche il campo della Partita Iva.

IMPOSTA IMPORTI E DATA PAGAMENTO(N\S\P): parametro che permette di compilare anche i campi della data pagamento e dell’importo pagato. Sono ammessi i seguenti valori:

N – No = I campi non sono impostati e l’utente dovrà compilarli attraverso la funzione “Documenti Tessera Sanitaria”.

S – da Scadenzario = Opzioni disponibile solo nelle aziende che gestiscono lo scadenzario “a documento”. Qualora venga trovata almeno una rata pagata oppure in esposizione (stato E oppure e), la procedura è in grado di determinare l’importo e la data pagamento. Se esistono più rate pagate, l’importo coincide con la relativa sommatoria e come data viene assunta la data maggiore rientrante nell’anno 2015. Se le rate sono in esposizione, come data viene assunta la data di scadenza, senza tener conto dei giorni di esposizione. Nel caso in cui sia stato impostato a “Sì” il campo “IMPORTA RIMBORSI”, i dati importati possono risultare diversi in base alla modalità di gestione del documento all’interno dello scadenzario.

• Nel caso in cui per i documenti di rimborso non sia stata registrata la relativa rata in scadenzario ma sia stata effettuata la compensazione con la relativa fattura (inserendo la “P” di pagato sulla rata della fattura), il programma, non potendo determinare che si tratta di una compensazione non valorizzerà né l’importo, né tantomeno la data di pagamento.
• Nel caso in cui sia stata gestita la relativa rata in scadenzario, se questa risulta pagata (parzialmente o totalmente) il programma è in grado di valorizzare, oltre agli estremi del documento, anche l’importo della spesa (considerando ovviamente come importo la somma degli importi pagati) e la data di pagamento (valorizzando il campo con la data più recente dell’anno 2015).

P – da primanota = i campi sono compilati impostando come data pagamento la data del documento, e come importo pagato l’importo corrispondente al totale del documento. La procedura imposterà per tutti i documenti l’importo pagato corrispondente al totale documento e la data del pagamento uguale alla data del documento, sarà cura dell’utente variare eventuali documenti non totalmente pagati, o con data pagamento diversa da quella del documento automaticamente impostata dalla procedura.

ELABORAZIONE DEFINITIVA(S/N): parametro che permette di scegliere se riportare i dati elaborati in archivio oppure no. Sono ammessi i seguenti valori:

N = non avviene alcuna operazione di import. La simulazione è utilizzabile per ottenere un elenco dei messaggi di avvertimento al fine di poter apportare le dovute correzioni sia in primanota che in anagrafica.

S = effettua la scrittura dei documenti nell’archivio documenti spese tessera sanitaria. Anche in questo caso vengono visualizzati i relativi messaggi differiti.

ESCLUSIONE DOCUMENTI DA PRIMANOTA

E’ possibile escludere un documento dall’elaborazione impostando ad S il parametro “Escludi operaz. da elaborazione spese sanitarie” che si trova nella finestra Segnalazioni Varie della registrazione contabile.

La finestra è attiva sulla riga con il conto del cliente: