Richiamando la voce di menù si accede a una videata simile alla seguente in cui è possibile procedere con l’inserimento dei singoli documenti.

FRONTESPIZIO

Attraverso il pulsante F5[Frontespizio] si possono inserire i dati del frontespizio necessari per poter poi trasmettere i dati al portale Tessera Sanitaria. La videata che appare varia in base all’impostazione del parametro contabile “Soggetto spese sanitarie”. Nel caso in cui si tratti di un’AZIENDA SANITARIA/STRUTTURA (opzione 2) la videata è simile alla seguente:

CODICE FISCALE – Codice fiscale del soggetto indicato come Titolare/Direttore della struttura/farmacia o responsabile all’invio dei dati TS. Questo dato deve essere valorizzato manualmente dall’utente.

PARTITA IVA PREDEFINITA DA RIPORTARE SUI SINGOLI MOVIMENTI – Partita iva della Farmacia/Struttura o Medico che emette il documento fiscale. Il programma riporta in automatico il contenuto del campo Partita Iva presente in Aziende – Anagrafica azienda. Se valorizzato il dato verrà riportato nel dettaglio di ogni singolo movimento, in caso contrario il campo dovrà essere valorizzato obbligatoriamente durante l’inserimento di ogni singolo documento.

CODICE REGIONE – Campo alfanumerico di 3 caratteri, deve essere compilato manualmente solo nel caso in cui il soggetto che emette il documento sia una FARMACIA o una STRUTTURA (NO MEDICO).

CODICE ASL – Campo alfanumerico di 3 caratteri, deve essere compilato manualmente solo nel caso in cui il soggetto che emette il documento sia una FARMACIA o una STRUTTURA (NO MEDICO).

CODICE SSA – Campo alfanumerico di 6 caratteri, deve essere compilato manualmente solo nel caso in cui il soggetto che emette il documento sia una FARMACIA o una STRUTTURA (NO MEDICO).

SOGGETTO EMITTENTE – Campo di sola visualizzazione, il programma riporta la decodifica del campo “Soggetto spese sanitarie” definito Aziende - Anagrafica azienda - Parametri contabili.

NUMERO DI REGISTRATORI DI CASSA PER L’EMISSIONE DEGLI SCONTRINI - Questo campo viene richiesto SOLO nel caso in cui in Aziende - Anagrafica azienda - Parametri contabili, il campo “Soggetto spese sanitarie” sia stato impostato a “1” (Farmacia pubblica / privata). Consente di definire il numero dei dispositivi (registratori di cassa) che la farmacia utilizza per l’emissione degli scontrini fiscali. Se il campo è valorizzato a 1, nei singoli documenti il campo è di sola visualizzazione, mentre se è stato dichiarato un valore superiore, il dato, obbligatorio, deve essere indicato manualmente e obbligatoriamente su ogni singolo documento.

Nel caso in cui si emettano documenti diversi da Scontrini, il valore da assegnare al dispositivo deve essere pari a ‘1’.

Nota bene: nel caso in cui il soggetto che emette il documento sia un medico o una struttura (movimenti di tipo fattura/ricevuta fiscale), questo dato non viene richiesto.

INSERIMENTO DOCUMENTO

Premendo il pulsante F4[Nuovo documento] è possibile procedere con l’inserimento di un nuovo documento.

CODICE CONTO – Codice conto del cliente a cui si riferisce il documento che si sta inserendo. Il dato non è obbligatorio. Se si inserisce il codice conto cliente, il programma riporta, nel campo successivo il relativo codice fiscale (se valorizzato in anagrafica).

CODICE FISCALE ASSISTITO – Campo obbligatorio. Identifica il codice fiscale dell’assistito a cui è stato emesso il documento. Il programma verifica che il codice fiscale sia corretto, nel caso in cui non lo sia il programma lo segnala attraverso un messaggio bloccante.

TIPO DOC. – Campo non obbligatorio. Identifica la tipologia del documento emesso che deve essere trasmesso al sistema Tessera Sanitaria. Sono ammessi i seguenti valori:

‘ ‘ Non specificato

‘F’ Fattura

‘N’Nota di credito

‘C’Fattura Corrispettivo

‘R’Ricevuta fiscale

‘S’ Scontrino

PARTITA IVA CHE EMETTE IL DOC. – Il campo è di sola visualizzazione nel caso in cui sia stato compilato il campo ‘Partita iva predefinita” nel frontespizio. Se non è stato valorizzato nel frontespizio, deve essere compilato obbligatoriamente durante l’inserimento del singolo documento.

DATA – Campo obbligatorio. Rappresenta la data del documento che si sta inserendo. La data immessa non può essere inferiore all’1/1/2015.

NUMERO – Campo alfanumerico obbligatorio. Identifica il numero del documento che si sta inserendo.

DISPOSITIVO – Campo obbligatorio. Tale dato viene richiesto/visualizzato solo nel caso in cui l’azienda emittente sia stata definita nei parametri contabili di tipo ‘1’ Farmacia pubblica /privata. Nel caso in cui nel frontespizio sia stato definito un valore superiore a ‘1’, l’utente dovrà valorizzare manualmente il dato con il valore corretto.

DATA PAGAMENTO – Campo non obbligatorio per l’inserimento del documento, ma obbligatorio ai fini della trasmissione dello stesso al Sistema TS. Nel caso in cui la data di pagamento sia antecedente a quella del documento, viene evidenziato un ‘PAGAMENTO ANTICIPATO’. Se la data non viene valorizzata, il documento risulta come ‘NON PAGATO’. Si ricorda che la data minima accettata è l’1/1/2015.

VARIA/CANCELLA OPERAZIONE GIA’ TRASMESSA – Campo non obbligatorio, normalmente non viene valorizzato se si effettua l’inserimento di un nuovo documento. Deve invece essere valorizzato a ‘V’ (Varia) se si intende ritrasmettere un documento già trasmesso e in questo caso i dati specificati nella variazione andranno a sostituire completamente i dati del documento precedentemente trasmesso. Gli estremi che identificano i documenti (Partita iva, numero documento e data documento) non possono essere variati utilizzando l’opzione “V”. In questo caso si deve utilizzare il carattere ‘C’ (Cancella) che elimina il documento con gli estremi errati e procedere con l’inserimento e la trasmissione del nuovo documento corretto.

ATTENZIONE: nel caso in cui il campo sia valorizzato a ‘V’ o ‘C’ non è possibile impostare il campo successivo ‘Rimborso’ a ‘Sì’.

IMPORTANTE: se deve essere ritrasmesso un documento con codice fiscale errato è necessario ritrasmettere lo stesso documento con codice fiscale corretto e impostare il campo “Varia/Cancella operazione già trasmessa” a “V”.

RIMBORSO – Questo campo deve essere impostato ‘Sì’ solo nel caso in cui il documento che si sta inserendo rappresenti un rimborso a fronte di una prestazione non erogata, per la quale era già stato emesso e trasmesso al Sistema TS un documento pagato. L’impostazione di questo campo a ‘Sì’ rende obbligatoria la compilazione dei due campi successivi.

DATA DOC. – Campo obbligatorio nel caso in cui il campo precedente sia stato impostato a ‘Sì’. Identifica la data del documento originario oggetto del rimborso.

NUMERO – Come il campo precedente questo dato è obbligatorio nel caso in cui il campo Rimborso sia stato impostato a ‘Sì’. Indicare il numero del documento originario oggetto del rimborso.

DISPOSITIVO – Questo campo viene richiesto solo nel caso in cui il Soggetto emittente, nei parametri contabili, sia stato impostato a ‘1’ Farmacia pubblica/privata. Identifica il numero del dispositivo del documento oggetto del rimborso.

VOCE DI SPESA – Dato obbligatorio. In questi campi devono essere specificate le voci di spesa a cui si riferisce il documento. Le tipologie di spese che si possono inserire variano in base all’impostazione del Soggetto emittente definito nei ‘Parametri contabili’. Attraverso il pulsante F2[Elenco] vengono visualizzate le sole categorie ammesse. All’interno del documento si possono inserire più voci di spesa diverse tra loro.

IMPORTO – Campo obbligatorio. Indicare l’importo riferito alla voce di spesa precedentemente immessa. Il programma accetta solo valori positivi.

TIPO SPESA – A questo campo è possibile accedere solo nel caso in cui la voce di spesa sia TK o SR.

• TK: può essere impostato a “ ” o a “1” se si tratta di Ticket di pronto soccorso
• SR: può essere impostato a “ ” o a “2” se si tratta di visita in intramoenia.

DOCUMENTO DA NON TRASMETTERE – Questo campo consente di marcare il documento come ‘Sospeso’ e quindi da non trasmettere. Nel momento in cui si vorrà trasmettere il documento è possibile variare il dato da ‘Sì’ a ‘No’.

Attraverso il pulsante F10[Ok] è possibile confermare il documento che si sta inserendo/variando, mentre attraverso il pulsante ShF3[Elimina] è possibile eliminare il documento che si sta revisionando.

ATTENZIONE: solo se il documento appartiene ad una trasmissione già protocollata (già accolta dal Sistema TS) è attivo il pulsante ShF5[Elimina trasmissione] che consente di ripristinare il documento come “da inviare”.

IMPORTANTE: per poter confermare l’inserimento di un documento è necessario che sia stata specificata almeno una voce di spesa con relativo importo.

La combinazione “Voce di spesa” + “Tipo spesa” (quest’ultimo anche vuoto) può essere presente all’interno di un documento una sola volta.

Se si accede alla funzione dopo aver inserito diversi documenti, la videata che appare è simile alla seguente:

il programma visualizza normalmente tutti i documenti ancora da pagare e quelli già pagati nell’anno di riferimento su cui si è posizionati.

In questa videata è possibile effettuare ordinamenti distinti semplicemente cliccando sulle varie colonne di intestazione della videata.

Posizionandosi sulla finestra sopra indicata e premendo il pulsante F2[Dati aggiuntivi] il programma visualizza ulteriori dati del documento: il dettaglio delle voci di spesa , lo stato del pagamento, se si tratta di un movimento di variazione o cancellazione..

UTILIZZO DEL FILTRO AVANZATO

Attraverso il pulsante ShF5[Filtro avanzato] è possibile variare i parametri di selezione per poter filtrare i dati da visualizzare. La videata che appare è la seguente:

DA DATA DOC. – Data documento da cui iniziare la selezione.

A DATA DOC. – Data documento con cui terminare la selezione.

DA NUM.DOC.- Numero documento da cui iniziare la selezione.

A NUM. DOC. – Numero documento con cui terminare la selezione.

DA NUM. DISP. – Da numero dispositivo con cui iniziare la selezione.

A NUM. DISP. – Numero dispositivo con cui terminare la selezione.

STATO PAGAMENTO – Consente di selezionare i documenti in base al loro stato di pagamento. Sono ammessi i seguenti valori:

‘ ‘Tutti. Valore proposto automaticamente dalla procedura, visualizza tutti i documenti non pagati e quelli pagati nell’intervallo di date specificate nei campi successivi.

‘P’Pagati. Visualizza i soli documenti pagati nell’intervallo di date specificate nei campi successivi.

‘N’Non pagati. Visualizza i soli documenti non pagati.

DA DATA PAG. – Data pagamento da cui iniziare la selezione.

A DATA PAG. – Data pagamento con cui terminare la selezione.

SOLO DOCUMENTI CON CODICE FISCALE – Consente di specificare il codice fiscale dell’assistito per il quale si intende effettuare la ricerca dei documenti.

TRASMISSIONE NUMERO – Codice della trasmissione per il quale si intende effettuare la ricerca dei documenti (campo utilizzabile a partire dalle versioni successive quando sarà disponibile la trasmissione telematica).

RIMBORSO – Consente di selezionare i documenti in base all’impostazione del campo RIMBORSO. Sono ammessi i seguenti valori:

‘ ‘Tutti. Valore proposto automaticamente dalla procedura, visualizza sia i documenti di spesa che quelli marcati come rimborso.

‘N’Non marcati. Visualizza i soli documenti non marcati come rimborso.

‘S’Marcati. Visualizza i soli documenti marcati come rimborso.

FLAG OPERAZIONE – Consente di selezionare i documenti in base all’impostazione del campo ‘VARIA/CANCELLA OPERAZIONE GIA’ TRASMESSA’. Sono ammessi i seguenti valori:

‘ ‘Tutti. Valore proposto automaticamente dalla procedura, visualizza tutti i documenti, sia i documenti originari che quelli marcati come Variazione/Cancellazione.

‘V’Variazione. Visualizza i soli documenti di tipo Variazione.

‘C’Cancellazione. Visualizza i soli documenti di tipo Cancellazione.

DOCUMENTI – Consente di selezionare i documenti in base all’impostazione del campo ‘DOCUMENTO DA NON TRASMETTERE’. Sono ammessi i seguenti valori:

‘ ‘Tutti. Valore proposto automaticamente dalla procedura, seleziona tutti i documenti sia quelli esclusi che quelli non esclusi.

‘S’Solo esclusi. Seleziona i soli documenti marcati come esclusi (da non trasmettere).

‘N’solo Non esclusi. Seleziona i soli documenti non marcati come esclusi (da trasmettere).

STAMPA DOCUMENTI

Premendo il pulsante F8[Stampa documenti] il programma consente di stampare i documenti presenti in archivio. Dopo aver premuto il tasto funzione appare la videata con i seguenti parametri di selezione:

IMPORT DATI DA FILE XML

Attraverso il pulsante F6[Import] è possibile importare un file conforme allo standard XML previsto dal Sistema TS con la particolarità che i Codici Fiscali non devono essere crittografati.

E’ necessario specificare il percorso locale e il nome del file con estensione XML.

Il programma verifica che i documenti da importare siano congruenti con i dati gestiti dall’azienda.

EXPORT DATI SU FILE XML

Tramite il pulsante F7[Export] il programma genera un file conforme allo standard XML previsto dal Sistema TS con la particolarità che i Codici Fiscali non sono crittografati (la criptazione dei codici fiscali avverrà solo in fase di invio telematico vero e proprio).

E’ necessario specificare il percorso locale e il nome file con estensione XML.

La funzione esporta solo i documenti che potrebbero essere trasmessi (sono esclusi quelli senza data pagamento e quelli marcati come “da non trasmettere”).