La videata di inserimento del cliente è predisposta su due pagine. La prima è simile alla seguente:

RESIDENZA FISCALE – Residenza fiscale del cliente. Questo dato viene utilizzato per alcuni automatismi riguardanti ad esempio la dichiarazione annuale dell’Iva (IVA 11), la comunicazione iva, lo spesometro e le operazioni intracomunitarie (modello INTRASTAT).

Vengono accettati i seguenti valori:

Italiana

CEE

Estero fuori dalla CEE

Repubblica di San Marino

città del Vaticano.

NOTA BENE: questo campo non è abbinato al concetto di cittadinanza ma bensì al possesso di una PARTITA IVA o di un CODICE FISCALE “ITALIANO”. In queste condizioni questo campo va impostato a “I” (Italia).

PAESE – Campo di 2 caratteri che accetta una qualsiasi combinazione alfanumerica. Tale campo permette di codificare la nazionalità secondo la relativa sigla. È attivo il tasto F2 che apre una maschera di ricerca su cui è possibile muoversi con i tasti Freccia Su, Freccia Giù, Pag.Su, Pag.Giù. Per ottimizzare tale ricerca, all’interno della finestra, sono stati inoltre abilitati i tasti F2 ricerca per sigla ed F3 ricerca per descrizione del paese. Se il programma individua la stringa digitata si posiziona su quest’ultima altrimenti all’inizio della tabella.

SOGGETTO PRIVATO – Impostare ad “S” per tutti quei soggetti che non sono operatori economici e non sono in possesso di partita IVA o altro codice equivalente. Se impostato a ‘S’ i campi: “Partita iva”, “Secondaria (S/N)” NON sono più accessibili, ed alla conferma dell’anagrafica, con il tasto F10, la P.Iva viene azzerata mentre il flag di P.iva Secondaria viene impostato a ‘N’. Tale campo è alternativo al campo “Ente pubblico”.

PERSONA FISICA – Inserire uno dei seguenti caratteri:

S = persona fisica

N = persona giuridica

CODICE FISCALE – Codice fiscale del soggetto. Il programma controlla, SOLO per i soggetti con Nazionalità “I” (Italia), che il dato sia un codice fiscale italiano esatto, in caso contrario può essere forzata l’immissione rispondendo “S” alla richiesta di conferma. Sempre per i soggetti con Nazionalità “I” (Italia) se si immette un numero con una dimensione diversa da 11 cifre (equivalente della Partita Iva italiana) questo viene troncato all’undicesima cifra se superiore, mentre, se inferiore, vengono anteposti tanti zeri non significativi. Inoltre solo durante l’immissione di nuovi soggetti con Nazionalità “I” (Italia) se si immette un codice fiscale numerico questo viene riportato automaticamente nel campo successivo “Partita Iva” se vuoto (questo automatismo è utile per le società in quanto hanno come codice fiscale la partita iva stessa). Sempre su questo campo è attivo il tasto funzione F3 “Import da Starweb”, questa funzionalità permette di acquisire i dati anagrafici direttamente da Comunica Starweb. Prima di far ciò occorre inserire le credenziali di accesso al portale da “Servizi/Configurazioni/Amministrazione utenti”. Una volta fatto questo, in fase di codifica di un nuovo cliente/fornitore dopo aver immesso il codice fiscale, premendo il tasto F3 la procedura si collega a Comunica Starweb per il prelevamento dei dati riferiti alla ragione sociale, indirizzo, località, cap, provincia. Nel caso in cui il dato immesso nel campo del “Codice fiscale” è valido, il programma importa nell’anagrafica i relativi dati, mentre se il valore non viene trovato nel database di StarWeb viene visualizzato il seguente messaggio di attenzione “Nessun elemento trovato con il codice fiscale ricercato”.

NOTA BENE: per i soggetti che hanno il campo “P.Fisica” impostato a “S”, è attivo il comando di campo Crea Codice Fiscale [F7] che permette di creare automaticamente il CODICE FISCALE.

Nella riga compresa fra i campi “Codice” e “Nazionalità” dell’anagrafica, è attivo il box “CDFIS” che apre la funzione di creazione del codice fiscale e permette di calcolare il codice fiscale di un soggetto persona fisica. Dopo aver compilato i campi anagrafici, alla conferma il programma riporta in automatico tutti i dati, compreso il codice fiscale calcolato, nell’anagrafica del cliente/fornitore, impostando anche ad S il parametro “P. Fisica”. Se si sta inserendo un fornitore, i dati di nascita (data e comune) vengono riportati nei “Dati percipiente/regime agevolato”.

SENZA P.IVA – A questo campo è possibile accedere SOLO nel caso in cui la nazionalità sia “I”, il campo privato sia impostato a “N” e nel campo Codice fiscale siano stati inseriti dei caratteri numerici. Tale campo deve essere impostato a “S” per i soggetti diversi da persone fisiche non obbligati alla dichiarazione di inizio attività (condomini, enti, associazioni, fondazioni, parrocchie etc.) che non esercitano caratteristiche della partita iva.

NOTA BENE: questo campo è fondamentale per la compilazione dello SPESOMETRO. Se impostato a “S” questi soggetti verranno riportati nello Spesometro tra i soggetti RESIDENTI NON TITOLARI DI PARTITA IVA.

PARTITA IVA – Partita IVA del Cliente, viene richiesta se il cliente NON è un “Privato”. Il programma controlla, SOLO per i soggetti con Nazionalità “I” (Italia), che il dato sia una partita iva italiana esatta, in caso contrario può essere forzata l’immissione rispondendo “S” alla richiesta di conferma. Sempre per i soggetti con Nazionalità “I” (Italia) se si inserisce una cifra numerica minore di 12 caratteri, a questa viene anteposta automaticamente la sigla “IT” (partita IVA italiana). In pratica per i soggetti aventi una nazionalità NON italiana questo campo è una stringa senza alcun controllo ed automatismo in cui vengono accettati anche i caratteri speciali (tabella Ascii da Cod.32 a Cod.95 escluso il carattere “spazio” che viene automaticamente eliminato); in particolare per i soggetti aventi una Nazionalità “E” (Estero) la dimensione della partita iva aumenta da 15 a 24 caratteri per poter inserire eventuali codici di identificazione necessari alla black list (in ogni caso la chiave di ricerca rimane invariata sui primi 15 caratteri).

ATTENZIONE: il programma non accetta nello stesso mastro più di un’anagrafica con la stessa Partita IVA. Per immettere più anagrafiche di uno stesso Cliente con diverse destinazioni merce o con diverse sedi periferiche, le loro anagrafiche devono essere senza Partita IVA. Per tenere separate situazioni contabili di vari Clienti riconducibili alla stessa Partita IVA (es.: vari enti comunali che hanno tutti la Partita IVA del Comune) si dovrà impostare a “S” il campo successivo “Secondaria”. Quando si conferma un conto con una partita IVA già presente in archivio verrà presentato il seguente messaggio:

NOTA BENE: quando si varia l’anagrafica di un cliente il programma aggiorna automaticamente tutte le anagrafiche clienti e fornitori aventi la stessa Partita IVA, i campi collegati sono i seguenti:

I Clienti nella cui anagrafica non compare la Partita IVA vengono inclusi nella elaborazione dell’Allegato Clienti/Fornitori, e potranno essere esclusi dalla stampa a richiesta.

Per inserire nell’allegato i Clienti/Fornitori di cui si ignora la Partita IVA, si deve inserire in questo campo una Partita IVA convenzionale, uguale al codice Cliente escluso il puntino separatore. Questi Clienti verranno stampati, con la Partita IVA in bianco, all’inizio del tabulato, e sarà così possibile aggiungerla successivamente a mano prima della presentazione del modello.

SECONDARIA – Se impostato a “S” permette di tenere separate situazioni contabili di vari clienti, riconducibili alla stessa partita IVA. Ad esempio, Enti comunali che hanno tutti la partita IVA del comune.

Impostato a “N” comporta una gestione normale del campo precedente “Partita IVA”.

Se si preme il tasto F10, l’anagrafica viene registrata nell’archivio. Se il Codice fiscale o la Partita IVA sono errati appaiono i seguenti messaggi:

Il codice fiscale inserito non è corretto;

S = Viene forzata l’accettazione del dato errato.

N = Viene chiesto nuovamente il Codice Fiscale.

La Partita IVA inserita non è corretta;

S = Viene forzata l’accettazione del dato errato.

N = Viene chiesta nuovamente la Partita IVA.

RAGIONE SOCIALE – COGNOME e NOME – Ragione sociale del cliente quando si tratta di una persona giuridica; se si tratta di una persona fisica il campo si sdoppia ed assume i seguenti significati:

COGNOME – Cognome della persona fisica

NOME – Nome della persona fisica

Su questo campo sono accettate anche le lettere minuscole.

Su questi campi è attivo il pulsante [F2] Ragione sociale alla data che consente di gestire la variazione di ragione sociale del cliente a partire da una certa data, purché rimanga invariata la Partita IVA; premendolo si apre la seguente finestra:

FINO ALLA DATA – Data di validità della ragione sociale del cliente immessa nel campo successivo.

DENOMINAZIONE – Solo per le persone fisiche viene visualizzato questo ulteriore campo che rappresenta la Ragione sociale del cliente/fornitore quando si tratta di ditta individuale; se si devono emettere fatture elettroniche, la presenza di questa informazione verrà riportata nel file XML nel campo "1.2.1.3.1 Denominazione" al posto dei campi "1.2.1.3.2 Nome" e "1.2.1.3.3 Cognome". Negli altri casi, il dato è solo a titolo statistico/descrittivo. Quando è presente nel cliente il Tipo fattura elettronica = Fattura B2B e il campo Denominazione risulta valorizzato, alla conferma dell’anagrafica viene visualizzato il seguente messaggio avvertimento: “Attenzione, per questo cliente è presente una denominazione che nel documento XML andrà a sostituire i campi Nome e Cognome. Proseguire? S/N

RAGIONE SOCIALE – Ragione sociale del cliente valida fino alla data immessa nel campo precedente. Anche su questo campo sono accettate le lettere minuscole.

Questa ragione sociale verrà stampata:

• sui registri fiscali per le operazioni che hanno una data documento uguale o minore rispetto a quanto immesso nel campo data della finestra; se la data documento è mancante il confronto viene fatto sulla data di registrazione;
• nella stampa dei documenti di magazzino, effettuata tramite la modulistica documenti, aventi data documento uguale o minore rispetto a quanto immesso nel campo data della finestra. I campi di modulistica che prendono in considerazione questa ragione sociale sono: IJ, AB, IS, AR e NT (nel caso non sia presente un nominativo recapito posta specifico).

NOTA BENE: la funzione “Ragione sociale alla data” è attiva anche nelle anagrafiche Clienti Fornitori della Rubrica Unica e con l’acquisizione delle anagrafiche all’interno dell’azienda anche questo dato viene acquisito.

PAESE (STATO) NASCITA – Sigla del paese di nascita del soggetto. Questo campo viene richiesto SOLO se il soggetto appartiene ad un paese a fiscalità privilegiata (campo precedente impostato con una sigla di questi paesi) ed è una persona fisica (relativo campo impostato a “S”). Questo dato va inserito SOLO se lo stato di nascita è DIVERSO dall’Italia o da quello immesso nel campo “Paese”. In particolare nel caso in cui il soggetto sia nato in Italia questo campo NON va compilato ma si dovrà inserire il relativo codice fiscale italiano (da cui verranno ricavati: Data, Comune e Provincia di nascita che saranno riportati sul modello “Black List”).

DATA NASCITA – Data di nascita del soggetto. Questa data viene richiesta solo per le persone fisiche dei paesi a fiscalità privilegiata. La data va immessa SOLO se il soggetto NON è nato in Italia; se invece e’ nato in Italia si deve inserire il relativo codice fiscale italiano (da cui verranno ricavati: Data, Comune e Provincia di nascita che saranno riportati sul modello “Black List”).

NOTA BENE: Si ricorda che sul modello Black List per le persone fisiche nate in Italia viene richiesta: Data, Comune e Provincia di nascita mentre per quelle NON nate in Italia sono richieste solo lo Stato di nascita e la relativa data.

INDIRIZZO – Indirizzo del Cliente. Su questo campo sono accettate anche le lettere minuscole. Se il campo è vuoto, viene compilato in automatico con il dato risultate dalla ricerca eseguita attraverso Cap o Località.

CAP – Codice di Avviamento Postale del Cliente o Fornitore con residenza fiscale Italia o RSM o Vaticano. Per i clienti/fornitori esteri “CEE” e “Estero (no CEE)” il campo accetta fino a dieci caratteri alfanumerici per poter inserire codici di stati esteri.

LOCALITA’ – Località del Cliente. Su questo campo sono accettate anche le lettere minuscole.

Sui campi C.A.P. e LOCALITA’ sono attivi i seguenti comandi di campo:

C.A.P. di zona [F3] = solo se indicato un dato nel campo Cap o Località apre la tabella per ricercare nell’archivio contenente lo stradario delle città suddivise per zone postali.

C.A.P. [F2] = apre la tabella delle località italiane più San Marino e Città del Vaticano (si fa notare che le località che rientrano nelle “zone postali” sono evidenziate con il C.A.P. impostato con la dicitura “ZONA”).

La finestra di ricerca dei Cap si posiziona sulla prima località che inizi con il contenuto presente nel campo Località (se non esiste si posiziona all’inizio della tabella). Nel caso in cui il tasto F2 venga premuto dal campo CAP, ma in assenza della località, la barra si posiziona sulla prima località avente il CAP presente nel campo stesso mentre con la presenza della località la ricerca viene effettuata sempre per località (se non viene trovato nulla la barra si posiziona all’inizio della tabella).

Le località vengono visualizzate in ordine alfabetico con i seguenti dati:

Località

C.A.P.

Provincia

Comune

Prefisso telefonico

Selezionando la località desiderata, nei rispettivi campi dell’anagrafica, vengono riportati il CAP, la LOCALITA’ e la PROVINCIA. Sulla finestra, oltre ai tasti di navigazione, sono attivi i seguenti tasti funzione:

F2 – Ricerca per nome della località

F3 – Ricerca per C.A.P.

F4 – Trova località successiva

F5 – Trova località precedente

SHIFT+F4 – Ricerca tramite Filtro

SHIFT+F5 – Vai ad inizio tabella

SHIFT+F6 – Vai a fine tabella

PROVINCIA – Provincia del Cliente.

TELEFONO – Telefono del Cliente; per memorizzare più numeri si può utilizzare il campo “NOTE” oppure crearsi delle videate utenti personalizzate. In questo campo il pulsante [F4] Referenti permette l’inserimento di nove soggetti referenti. Per informazioni si veda il paragrafo Referenti.

FAX – Numero di Fax del Cliente. In questo campo il pulsante [F4] Referenti permette l’inserimento di nove soggetti referenti. Per informazioni si veda il paragrafo Referenti.

EMAIL - Indirizzo di posta elettronica. In questo campo il pulsante [F4] Referenti permette l’inserimento di nove soggetti referenti. Per informazioni si veda il paragrafo Referenti. Inoltre il pulsate [F6] esegue l’applicazione di posta elettronica associata al client Windows.

SITO WEB – Indirizzo del sito internet. In questo campo il pulsante [F4] Referenti permette l’inserimento di nove soggetti referenti. Per informazioni si veda il paragrafo Referenti. Inoltre il pulsate [F6] esegue l’applicazione di navigazione internet associata al client Windows.

Nella seconda pagina dell’anagrafica del cliente vengono evidenziati i seguenti campi:

CODICE ALTERNATIVO – Questo campo può essere gestito anche come chiave di ricerca, purché questa funzionalità sia stata abilitata nell’impostazione dei parametri contabili.

Come primo carattere non vengono accettati i seguenti caratteri: spazio e sottolineato.

Il migliore utilizzo di questo campo consiste nell’immettervi i codici CEE per la gestione dei moduli di riclassificazione di bilancio secondo la IV normativa CEE.

NOME DI RICERCA – Nome di comodo per ricercare i clienti nel piano dei conti, e in tutti i campi di immissione del programma dove viene richiesto un conto contabile. Consultare il paragrafo RICERCA O IMMISSIONE DI UN CODICE CONTO presente in questo capitolo per le modalità di ricerca per la chiave “Nome di ricerca”.

NOTA BENE: come primo carattere per i campi RAGIONE SOCIALE, NOME, COGNOME, NOME DI RICERCA non è accettato il sottolineato “_” e lo spazio.

TIPO SOCIETA’ – Identifica la natura giuridica a cui il cliente/fornitore appartiene ai fini del calcolo Enasarco e per la gestione del Recapito posta/sede amministrativa o legale.

CODICE LOTTERIA – Codice lotteria per gli scontrini elettronici emessi con Registratori Telematici. Per attivare il codice lotteria occorre che il cliente sia persona fisica italiana. Emettendo da magazzino un documento commerciale CO, RE, AN, intestato a questo conto, il codice lotteria sarà riportato automaticamente sul campo di testata documento.

ENTE PUBBLICO(S/N) – Questo campo consente di identificare il soggetto come ente non commerciale in possesso di partita iva. Tale campo riveste un ruolo fondamentale ai fini della gestione dell’iva per cassa nel caso in cui sia abilitato il relativo parametro iva. Tale campo è alternativo al campo “Privato”. I valori ammessi sono i seguenti:

N =il cliente non è identificato come ente pubblico;

S = il cliente è identificato come ente pubblico e viene richiesto il CODICE UFFICIO PA.

NOTA BENE: questo campo deve essere impostato obbligatoriamente in modo corretto. Riveste un ruolo fondamentale ai fini della gestione dell’iva ad esigibilità differita per cassa nel caso in cui sia abilitato il relativo parametro iva.

SOGGETTO RITENUTA(S/N) – Questo campo, accessibile solo nel caso in cui il parametro di magazzino “Emiss.docum.con Rit.d’Acc” è impostato a “S”, oppure se si tratta di un’azienda di tipo professionista è stato inserito il codice tributo nei Parametri professionisti studio. Consente di definire se il cliente è soggetto a ritenuta d’acconto oppure no. I valori ammessi sono i seguenti:

S = il cliente è soggetto a ritenuta d’acconto e in fase di emissione di documenti da magazzino verranno applicate le condizioni (aliquota, percentuale imponibile) definite nei relativi parametri di magazzino.

N = il cliente non è soggetto a ritenuta d’acconto.

Nel campo è attivo anche il tasto [F4]”Dati ritenuta d’acconto” che permette di personalizzare il calcolo della ritenuta d’acconto per questo cliente rispetto a quanto indicato dai parametri.

CONDOMINIO(S/N) – Questo campo consente di definire se il cliente è identificabile come un condominio oppure no. Questo indicatore ha rilevanza ai fini dell’elaborazione dell’iva 11 annuale. I valori ammessi sono i seguenti:

• S = il cliente è identificato come condominio.
• N =il cliente non è identificato come condominio.

TIPO FATTURA ELETTRONICA – Il campo permette di attivare la gestione della fattura elettronica verso i clienti. Le opzioni disponibili sono:

• NNon gestita
• FFattura PA
• PFattura PDF
• SFattura B2B.

Le diverse opzioni dipendono dal tipo di codice contratto e servizi disponibili nell’installazione.

Se il campo “Tipo fattura elettronica/Fattura PA” è settato a “Fattura PA” o “Fattura B2B” diventano obbligatori i seguenti campi:

• Ragione Sociale
• Partita IVA
• Indirizzo
• Cap
• Località
• Provincia

nel caso in cui il soggetto non sia una persona fisica. Se invece la il soggetto è una “Persona fisica”, invece del campo “Ragione Sociale” diventano obbligatori i seguenti campi:

• Cognome e Nome
• Codice Fiscale
• Indirizzo
• Cap
• Località
• Provincia

DALLA DATA – Nel caso in cui “Tipo fattura elettronica” è “Fattura B2B”, se specificata una data, nei programmi di Magazzino o Parcellazione studio la procedura proporrà i dati relativi alla gestione B2B (modulistica e sezionale specifico) esclusivamente se la data di sistema è uguale o maggiore a quella indicata in questo campo.

SEZIONALE IVA – È possibile specificare in quale, tra i sezionali abilitati alla fattura elettronica, si vogliono riportare i documenti emessi per il cliente.

INCLUDI ALLEGATO FORMATO HTML – Genera la versione HTML della fattura elettronica emessa utilizzando il foglio di stile automatico e lo allega alla fattura xml.

INCLUDI ALLEGATO COD.FORMATO – Genera la versione PDF della fattura elettronica emessa utilizzando un formato di modulistica preventivamente predisposto dall’utente e lo allega alla fattura XML.

STATO IMPORT XML – Questo parametro consente di scegliere se in sede di import XML delle fatture, queste devono essere registrate con bollino rosso “Da verificare” oppure no. Il default ha l’opzione “Come da parametro”, ovvero registrazione contabile da import XML con o senza bollino rosso, in base a quanto indicato nel corrispondente parametro contabile. Impostando invece “Da verificare” indipendentemente da quanto indicato nei parametri contabili, i documenti XML registrati in primanota per questo soggetto, avranno sempre il bollino rosso. Con l’opzione “Verificata” i documenti XML verranno importati senza bollino rosso quindi con registrazione già verificata. Ovviamente, se in sede di import del documento la registrazione in primanota non ha quadratura contabile, oppure il tipo documento non è gestito in import oppure ci sono altre incongruenze, la registrazione contabile avrà sempre lo stato “Da verificare” (bollino rosso) indipendentemente dal parametro.

CODICE DESTINATARIO SDI – Questo campo, accessibile se “Tipo fattura elettronica” è “Fattura B2B”, rappresenta l’indirizzo telematico dove il soggetto vuole vengano recapitate le fatture elettroniche a lui destinate. In caso di soggetto con nazione diversa da Italia, vengono proposte sette caratteri “X”.

CODICE UNIVOCO UFFICIO PA – Questo campo, accessibile se “Tipo fattura elettronica” è “Fattura PA”, rappresenta il codice di identificazione univoca dell’ufficio di Pubblica Amministrazione destinatario della fatturazione elettronica, come definito nel sito dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (www.indicepa.gov.it).

Nel caso di tipo fattura elettronica/fattura PA attivata, risulta disponibile il campo “Sezionale iva” ove specificare il sezione da proporre in magazzino/parcellazione studio per l’emissione dei documenti al soggetto in questione. Per ulteriori informazioni relative all’attivazione e la gestione della fattura xml PA si rimanda alla consultazione di Fatturapa.pdf., per la gestione della fattura xml B2B si può consultare il documento Fattura_Elettronica_B2B.pdf .