I Subtotali sono delle righe aggiuntive che vengono inserite all’interno della griglia risultato che rappresentano la sintesi di un gruppo di righe accomunate dall’identico valore di un attributo (molto frequentemente) o di una metrica (meno frequentemente). Detta sintesi nella maggior parte dei casi si traduce nella somma (da qui il nome “subtotali”) del valore delle metriche contenute nelle righe dello stesso gruppo, anche se la funzione di aggregazione può essere un’altra (media, conteggio, devianza…). Ovviamente l’aggregazione di righe sulla base del valore di un attributo diventa possibile se dette righe sono ordinate nel rispetto dell’attributo stesso altrimenti la leggibilità sarebbe compromessa dalla distribuzione disordinata delle righe componenti l’aggregato stesso. Per questo motivo i subtotali sono strettamente interconnessi con gli Ordinamenti.

L’inserimento dei subtotali deve essere eseguito all’interno della tabella che si attiva nella parte inferiore della finestra di lavoro dopo aver definito l’ordinamento: ogni riga, con i relativi campi, inserita in detta tabella rappresenta un subtotale. Vediamo il significato di ciascun campo:

NOME – Nome arbitrario del subtotale.

RAGGRUPPAMENTO – Campo a selezione multipla in cui inserire l’attributo o la metrica per la definizione dei raggruppamenti. Questi raggruppamenti vengono formati sulla base delle modalità assunte dai valori dell’attributo considerato. Gli attributi e le metriche inseribili in detto campo possono essere solo quelli utilizzati nell’Ordinamento.

AGGREGAZIONE - Campo a selezione multipla in cui inserire la funzione di aggregazione (somma, conteggio, media, devianza…) che verrà utilizzata per valorizzare il subtotale in oggetto combinando tra loro i diversi valori della metrica definita nel campo successivo.

METRICA – Campo a selezione multipla in cui inserire la metrica (selezionandola tra quelle presenti nel report) sulla quale vengono calcolati i subtotali.

Es: Si vuole inserire nella griglia risultato un subtotale con funzione di aggregazione di tipo somma, per ogni (o alla rottura di) Categoria statistica cliente riguardante l’unica metrica disponibile (Totale Fatturato) ordinata in direzione ascendente. La griglia risultato mostrerà la somma del fatturato per ogni aggregato di righe accomunate dalla stessa Categoria statistica cliente.

La griglia risultato con subtotali viene mostrata di default con il minimo grado di dettaglio, visualizzando le righe scure dei Subtotali.
E’ comunque sempre possibile passare ad una visualizzazione più dettagliata che esplode le righe di dettaglio. Per ottenere questa visualizzazione è necessario posizionarsi sulla colonna su cui si basa il raggruppamento (normalmente un attributo di una dimensione) e cliccare sulle opzioni Espandi livello o Espandi Tutto da tasto destro del mouse; per riaggregare il risultato è sufficiente cliccare rispettivamente sulle opzioni Raggruppa livello o Raggruppa Tutto in corrispondenza delle righe di raggruppamento.

L’implosione \ esplosione delle righe di dettaglio dei subtotali può essere anche ottenuta separatamente per ogni riga di subtotale agendo direttamente sulla griglia risultato con il pulsante “+” o “–” presente sul fianco sinistro di ciascuna riga di subtotale, con una procedura molto simile a quella utilizzata per navigare con Esplora risorse nel file system di Windows.

Sopra la griglia in cui si definiscono i subtotali è presente il parametro Calcola Totale Generale. Detto parametro è abilitato di default su tutti i report, anche per quelli sprovvisti di ordinamenti e subtotali. Il totale generale viene inserito nella prima riga della griglia risultato e in sostanza rappresenta l’aggregato di tutte le righe presenti. Il valore numerico del totale generale che sintetizza i valori delle metriche di tutte le righe della griglia risultato può assumere diversi significati:

• se nel report non sono stati definiti subtotali, il totale generale è la somma dei singoli valori delle metriche di ciascun riga della griglia risultato;
• se nel report sono stati definiti subtotali, il totale generale utilizza come funzione di aggregazione dei valori delle metriche di ciascuna riga della griglia risultato, quella definita nel subtotale.

In entrambi i casi il subtotale viene valorizzato aggregando direttamente tutti i valori di ciascuna riga della griglia risultato e non aggregando i valori di eventuali subtotali.

Es: molto similmente all’esempio precedente si vuole inserire nella griglia risultato un subtotale con funzione di aggregazione di tipo media, per ogni (o alla rottura di) Categoria statistica cliente riguardante l’unica metrica disponibile (Fatturato) sempre ordinata in senso ascendente. La griglia risultato mostrerà per ogni aggregato di righe accomunate dalla stessa Categoria statistica cliente, la media del fatturato. In questo caso il “totale generale” sarà rappresentato dalla media di tutte le righe presenti nella griglia risultato (e non dalla media dei subtotali calcolati a loro volta come media delle singole righe di ciascun aggregato).

Ovviamente possono essere inseriti anche subtotali più complessi all’interno di griglie risultato con diverse metriche e con diversi livelli di aggregazione. Con report così complessi risulta molto comodo navigare nella griglia secondo i diversi livelli di dettaglio adottando le metodologie viste sopra.

Es: si genera un report sulle vendite con i seguenti elementi: Mese, Categoria statistica cliente, Categoria statistica articolo, Totale quantità venduta, Totale fatturato. Si decide di ordinare le righe risultato secondo questi criteri: Mese ascendente, Categoria statistica cliente ascendente, Totale fatturato discendente. Si definiscono quattro subtotali: due per la metrica Totale quantità venduta (uno alla rottura del mese, l’altro alla rottura della Categoria statistica cliente), due per la metrica Totale fatturato (uno alla rottura del mese, l’altro alla rottura della Categoria statistica cliente).