Questa è la fase cruciale di ogni budget operativo visto che, per ognuno dei conti, deve essere determinato il valore di budget ossia il valore del costo o ricavo previsionale che concretizza monetariamente l’obiettivo che l’azienda deve raggiungere per l’anno di budget. Sulla sinistra del foglio, come in tutte le fasi, è presente la struttura del conto economico relativa al budget operativo in oggetto con i relativi conti. Vediamo, invece, ora il significato di ciascuna colonna caratteristica di questa fase:

• Anno precedente: questa colonna di sola lettura contiene, per ogni conto, il valore dell’anno precedente a quello di budget. Questa informazione spesso è di primaria importanza per determinare il valore di budget.
• Valore Budget: all’interno di questa colonna deve essere inserito da parte dell’utente il valore preventivo (o valore “obiettivo di costo o di ricavo da raggiungere”) del conto.
• %: questa colonna mostra per ogni conto la variazione percentuale calcolata tra l’importo contenuto nella colonna Anno Prec. e quello contenuto nella colonna Valore budget. La formula utilizzata per il calcolo è : [(Valore Budget – Anno Prec) / Anno Prec] * 100.
• Media: questa colonna di sola lettura, contiene, per ogni conto, la media aritmetica dei valori di ogni conto di tutti gli anni indicati in anagrafica dal parametro Anni storico.
• Correlazione: questa colonna di sola lettura contiene per i soli conti correlati (ossia per quei conti per i quali è stata definita una correlazione nella fase Correlazioni dello stesso budget operativo) l’importo calcolato applicando la percentuale di correlazione (visualizzabile nella fase precedente) al valore di budget definito per il conto o la voce correlante. Il campo sarà valorizzato solo se per il conto correlante (che normalmente è su un diverso budget operativo) è già stato definito il valore di budget all’interno dell’omonima cella. Affinché ciò si verifichi occorre, come minimo, che il conto correlato risieda in un budget operativo precedente a quello in cui risiede il conto o la voce correlante. Normalmente questa condizione si verifica visto che gli elementi correlanti sono conti o voci che risiedono nella parte superiore del conto economico (come ad es. le vendite).
• Tipo : all’interno delle celle di questa colonna viene “registrata” la modalità (Storico, Correlazione, Manuale, Percentuale) utilizzata per ogni conto per definire il valore di budget. Inoltre, agendo direttamente sul campo a selezione multipla presente su ognuna di queste celle, è possibile definire il valore di budget in maniera automatica: selezionando Storico verrà inserito come valore di budget il valore presente sulla stessa riga della colonna Media, selezionando Correlazione verrà inserito come valore di budget il valore presente nella stessa riga della colonna Correlazione

L’inserimento dell’importo di budget per ogni conto può avvenire con diverse modalità, che vediamo ora in dettaglio, più o meno legate ad automatismi di calcolo basati sui dati storici.

INSERIMENTO COMPLETAMENTE MANUALE

Per inserire il valore di budget di ogni conto è possibile digitare l’importo direttamente sulla relativa cella della colonna Valore Budget. Questa modalità non si appoggia a nessun automatismo. Appena eseguito l’inserimento, il programma valorizza la colonna % della stessa riga mostrando così la variazione percentuale calcolata tra il valore appena digitato e quello (di sola lettura) dell’anno precedente. Al contempo viene marcata con Manuale la cella della colonna Tipo.

INSERIMENTO DEL VALORE RICOPIANDO QUELLO DELL’ANNO PRECEDENTE

Per inserire come valore di budget quello assunto dal conto nell’anno precedente (ossia per generare un valore previsionale identico al valore a consuntivo dello stesso conto per l’anno precedente) è sufficiente eseguire il doppio clic sul valore presente a video per quel conto nella colonna Anno Prec. In questo modo, automaticamente il valore dell’anno precedente verrà riportato nella cella della colonna Valore Budget, sulla cella della colonna % verrà inserito il valore 0 e la colonna Tipo verrà marcata con Manuale.

INSERIMENTO DEL VALORE RICOPIANDO QUELLO DELLA MEDIA DEGLI ANNI

Per inserire come valore di budget quello assunto dal conto mediamente negli anni precedenti (gli anni considerati variano in funzione del parametro Anni storico definiti in anagrafica) è sufficiente eseguire il doppio clic sul valore presente a video per quel conto nella colonna Media. In questo modo, automaticamente il valore della media verrà riportato nella cella della colonna Valore Budget, sulla cella della colonna % verrà inserito il valore percentuale calcolato come visto sopra, la cella della colonna Tipo verrà marcata con Storico. Lo stesso risultato lo si otterrebbe agendo direttamente sul campo a selezione multipla Tipo selezionando Storico; per applicare in blocco a tutti i conti di una voce (dell’ultimo livello) questo criterio è sufficiente effettuare questa operazione sulla cella Tipo.

INSERIMENTO DEL VALORE BASATO SULLA CORRELAZIONE

Per inserire come valore di budget quello calcolato applicando la percentuale di correlazione (basata sulla “relazione” storica tra conto correlato e conto o voce correlante) al valore di budget del conto o voce correlante, è sufficiente eseguire il doppio clic sul valore presente a video per quel conto nella colonna Correlazione. In questo modo, automaticamente il valore verrà riportato nella cella della colonna Valore Budget, sulla cella della colonna % verrà inserito il valore percentuale calcolato come visto sopra, la cella della colonna Tipo verrà marcata con Correlazione. Lo stesso risultato lo si otterrebbe agendo direttamente sul campo a selezione multipla Tipo selezionando Correlazione; per applicare questo criterio in blocco a tutti i conti di una voce (dell’ultimo livello) è sufficiente effettuare questa operazione sulla cella Tipo.

In questo modo il valore di budget di ciascun conto dipenderà:

• dalla relazione storica tra gli elementi della correlazione che può essere riferita all’ultimo anno o alla media degli anni
• dal valore di budget dell’elemento correlante, che deve già essere stato essere inserito in un budget operativo precedente.

Riprendiamo l’esempio 2 visto sopra:

Aggiungiamo ora i nuovi elementi per completare il calcolo:

• la regola di calcolo scelta nella prima fase (correlazioni) è Media anni dunque si adotta 5 % derivante dal troncamento dei decimali al valore di 5,78 %.
• l’importo di budget già attribuito (visto che è di un budget operativo precedente) alla voce RI1 è pari a 8.916.666,67.

Eseguendo il calcolo 8.916.666,67 * 5%, si ottiene 445.833,33 che è proprio l’importo che sarebbe presente nella cella Correlazioni in corrispondenza del conto 701.00012. Per adottare detto importo come valore di budget per il conto 701.00012 è sufficiente eseguire il doppio clic sulla relativa cella Correlazioni.

Nel caso in cui il conto o la voce correlante siano in un budget operativo successivo è necessario, dopo aver completato l’intero budget (o almeno averlo completato fino al budget operativo contenente gli elementi correlanti) rientrare nel budget operativo contenente i conti correlati per rieseguire sugli stessi la fase di immissione dati. In questo modo le celle Correlazione saranno valorizzate e sarà adottabile il relativo valore come valore di budget.

INSERIMENTO DELLA VARIAZIONE PERCENTUALE

Per inserire come valore di budget quello derivante dall’applicazione di una percentuale di incremento (percentuale positiva) o decremento (percentuale negativa) al valore assunto dal conto nell’anno precedente è sufficiente digitare direttamente il valore percentuale all’interno della relativa colonna %. In questo modo, automaticamente il valore così calcolato verrà riportato nella cella della colonna Valore Budget, sulla cella della colonna % rimarrà il valore appena digitato, la cella della colonna Tipo verrà marcata con Percentuale. Digitando direttamente la percentuale sulla voce contenente i conti (cioè una voce di ultimo livello), questa verrà estesa in blocco a tutti i conti sottostanti inserendo per ciascuno il relativo valore di budget.