Questa fase “di sola lettura” è composta da due sezioni:

• all’interno della prima, Criterio Storico, è possibile analizzare l’andamento delle serie storiche dei vari conti del budget operativo in oggetto per ognuno degli Anni storico dichiarati in anagrafica. Le serie storiche si basano, ovviamente, sulle registrazioni contabili fatte in Passepartout che possono essere considerate per data di registrazione o per data di competenza in funzione del parametro Tipologia definita in fase di creazione del budget. In questa fase, è possibile utilizzare il tasto funzione per simulare in tempo reale la contabilizzazione definitiva dei dati relativi all’anno precedente quello di budget (cioè l’ultimo anno della serie storica considerata). La funzionalità risulta utile quando l’anno precedente quello di budget risulta registrato in maniera ancora provvisoria per mancanza delle movimentazioni degli ultimi mesi e/o delle scritture di assestamento di fine esercizio. La funzione permette l’attivazione di una colonna intitolata “Proiezione aaaa” finalizzata all’integrazione manuale o automatica dei dati registrati in contabilità sull’anno precedente al budget e di una seconda colonna “Totale 2014” in cui viene riportata la somma fra il valore del 2014, presente in contabilità, e il valore della proiezione. Si ottengono, dunque, dei valori previsionali che derivano dal calcolo della media aritmetica, della variazione media percentuale delle percentuali di correlazione, ecc. più aderenti al reale andamento aziendale. I dati aggiunti mediante l’utilizzo della colonna proiezione non vengono in alcun modo registrati in contabilità ma rimangono salvati nello specifico budget. L’inserimento può essere manuale ed avvenire digitando un unico saldo in corrispondenza di ogni codice conto. A tal fine occorre posizionarsi sulla cella e digitare l’importo. In alternativa è possibile l’inserimento manuale di saldi parziali in corrispondenza di ogni conto: posizionarsi con il mouse sulla cella ed eseguire un doppio clic, nella finestra che si apre in sovraimpressione si possono inserire sino a dieci parziali per lo stesso conto che vengono sommati algebricamente in automatico. La finestra evidenzia anche l’eventuale saldo iniziale derivante dalla contabilità e la proiezione del saldo finale calcolato in tempo reale sulla base dei saldi parziali di variazione inseriti. Alla conferma dei saldi parziali inseriti il saldo finale della proiezione viene riportato sulla colonna “Totale Anno”, la sommatoria delle variazioni viene anche riportata sulla colonna Proiezione anno in modo che si verifichi sempre la formula:

VALORE ANNO (saldo contabile) + VALORE ANNO PROIEZIONE (saldo di proiezione) = TOTALE ANNO

Il tasto funzione permette l’inserimento automatico di un saldo, in corrispondenza di ogni conto, sulla base di una variazione percentuale o in valore rispetto all’anno precedente. All’interno della finestra che appare in sovraimpressione è necessario inserire la % o l’importo di variazione che viene applicata in tempo reale ai dati dell’anno precedente quello oggetto di proiezione (cioè il penultimo anno della serie storica). La finestra mette in evidenza anche il saldo dell’anno precedente e quello previsionale calcolato per l’anno della proiezione con la seguente regola:

VALORE ANNO PREC + VALORE VARIAZIONE = TOTALE ANNO

Sulla colonna ANNO PROIEZIONE viene di conseguenza inserita la differenza tra il valore TOTALE ANNO e il saldo contabile dell’anno in modo che sia sempre verificata la formula VALORE ANNO + VALORE ANNO PROIEZIONE = TOTALE ANNO.

• all’interno della seconda, Criterio di Correlazione, è possibile visualizzare le percentuali di correlazione, relative ai conti correlati o dipendenti presenti nel budget operativo in oggetto calcolate per ognuno degli Anni correlazione dichiarati in anagrafica, secondo le impostazioni effettuate nella fase antecedente Correlazioni.

Esempio 1. Supponiamo che per il conto 701.00001 Mat. I Y c/acquisti siano calcolate tre percentuali di correlazione degli anni 2001, 2002, 2003, in riferimento al conto correlante 801.00005 Prodotto Y c/vendite. Gli importi relativi al conto 701.00001 (conto correlato) sarebbero rinvenibili all’interno della finestra Criterio storico dello stesso budget operativo, mentre gli importi del conto 801.0005 sarebbero rinvenibili all’interno di un altro budget operativo (Ricavi di vendita) sempre nella finestra Criterio storico della fase Analisi Storica.

Come si può notare e come abbiamo anticipato, la percentuale riferita alla media viene calcolata dando ugual peso ad ogni anno prescindendo dal peso relativo degli importi di ciascun anno. Le due percentuali utilizzabili per definire il valore di budget del conto 701.00001 sono quella dell’ultimo anno (15,23%) e quella della media (18,68%).

Esempio 2. Supponiamo che per il conto 701.00012 Mat. I X c/acquisti siano calcolate tre percentuali di correlazione degli anni 2001, 2002, 2003, in riferimento alla voce correlante RI1. Gli importi relativi al conto 701.00012 (conto correlato) sarebbero rinvenibili all’interno della finestra Criterio storico dello stesso budget operativo, mentre gli importi della voce RI1 sarebbero rinvenibili all’interno di un altro budget operativo (Ricavi di Vendita) sempre nella finestra Criterio storico della fase Analisi Storica.

Come si può notare e come abbiamo anticipato la percentuale riferita alla media viene calcolata dando ugual peso ad ogni anno escludendo dal calcolo gli anni senza correlazione calcolabile (n.c). Le due percentuali utilizzabili per definire il valore di budget del conto 701.00012 sono quella dell’ultimo anno (9,32%) e quella della media (5,78%).