I contratti si gestiscono dal menù “Contabilità - Parcellazione studio - Contratti”. Quando si accede alla funzione, si presenta l’elenco dei contratti già inseriti nell’anno contabile:

La colonna TIPO, identifica la tipologia del contratto; sono gestite le tipologie:

Bozza: è una tipologia di contratto che può essere intestato al cliente oppure no e proprio per questo può essere utilizzato per definire ad esempio dei modelli/fac simile da cui partire per generare contratti uguali ma intestati a clienti diversi;

Contratto: identifica il contratto vero e proprio intestato al cliente.

La colonna STATO, identifica se il contratto/bozza è:

In costruzione: contratto al quale è possibile variare il codice cliente intestatario;

Attivo: contratto attualmente in vigore al quale non sarà più possibile variare il codice cliente intestatario;

Annullato: questo stato deve essere utilizzato quando il contratto/bozza viene ritenuto non più valido.

Nella colonna AGENDA è indicato se il contratto deve ancora essere trasferito in agenda (pallino grigio) oppure se sono state trasfferite alcune (pallino giallo) o tutte le prestazioni (pallino verde).

Con il pulsante Filtro[F5] è possibile selezionare i contratti da visualizzare in elenco; in particolare è possibile visualizzare anche quelli degli anni precendenti lasciando vuoto il campo “Competenza anno”:

Per inserire una nuovo contratto, cliccare sul pulsante Nuovo[F4]:

I principali campi da compilare sono:

DESCRIZIONE – Identifica la descrizione del contratto e può essere variata anche successivamente alla memorizzazione dello stesso.

TIPO (Bozza o Contratto).

STATO (In Costruzione, Attivo o Annullato)

CLIENTE – Cliente intestatario del contratto.

COMPETENZA ANNO –E’ un campo obbligatorio per poter confermare il contratto, il contratto ha sempre validità annuale.

VALIDITA’ DA A – Data di inizio validità del contratto e data in cui si conclude il rapporto con il cliente.

Terminato l’inserimento dei dati di testata, con il pulsante Prestazioni[F5] si procede con l’inserimento delle varie prestazioni rientranti nel contratto.

Si apre l’elenco delle prestazioni del contratto, inizialmente vuoto, per inserire le prestazioni premere il pulsante Nuova prestazione[F4]:

I principali campi da compilare sono:

PRESTAZIONE – inserire il codice della prestazione cliente. Sono attivi i comandi di campo Ricerca per richiamare una prestazione già esistente, oppure il comando Nuovo/variazione [F4] per inserire una nuova prestazione o modificarne una già esistente.

QUANTITA’ – Identifica la quantità della prestazione. La quantità indicata in questo campo serve per determinare l’importo totale della prestazione (quantità moltiplicata per il prezzo). Nelle righe che verranno successivamente generate in agenda di lavoro il campo “quantità” sarà sempre impostato ad uno.

PREZZO – Rappresenta il prezzo della prestazione. Il programma riporta le particolarità o il prezzo di listino se definite nella prestazione, è comunque sempre possibile inserire un prezzo manuale.

SPESA ANTICIPATA – Importo delle spese anticipate sostenute per la prestazione precedentemente indicata.

AZZERA – Se si imposta ad S questo parametro, la prestazione sarà riportata in agenda e poi in in notula/parcella ma senza importo, sarà quindi evidenziata al cliente ma non gli sarà addebitata.

DUPLICABILE – L’opzione definisce se la prestazione in questione, in caso di duplicazione del contratto ad esempio da un anno all’altro, debba essere riportata o meno nel nuovo contratto appositamente creato.

Ogni prestazione sarà addebitata al cliente in un’unica soluzione oppure a rate. Nella sezione RATE DI ADDEBITO si determina il metodo di calcolo di tali rate:

PERIODICITA’ DI ADDEBITO– serve per calcolare il numero di rate di addebito e la loro data di scadenza. Ogni rata di addebito rappresenterà poi una riga di agenda di lavoro. Sono ammesse le seguenti tipologie:

12 rate mensili da data inizio contratto: verranno generate 12 scadenze mensili a partire dal mese di inizio validità del contratto, se il contratto abbia una data di decorrenza infrannuale le rate avranno scadenza nell’anno e nel successivo;

Rate mensili/trimestrali/semesetrali da data contratto al 31/12: con queste opzioni verranno create tante rate mensili/trimestrali/semestrali quante sono quelle incluse tra il mese di data validità del contratto e la fine dell’anno. Ad influenzare il numero di rate (che sarà massimo 12) è anche il giorno indicato nel successivo campo “Giorno addebito rata”;

Rata annuale nel mese di inizio contratto: verrà generata una sola rata nel mese di inizio contratto; il giorno della scadenza è determinato da ciò che è indicato nel successivo campo “Giorno addebito rata”;

Personalizza: è l’unica opzione che permette di definire il numero di rate da generare (da specificare nel successivo campo “Nr. rate da impostare”).

GIORNO ADDEBITO RATA – Identifica il giorno con cui vengono create le varie rate di addebito: se si indica “31” il programma riporta la decodifica “fine mese”. Nel caso in cui questo non venga specificato viene assunto lo stesso giorno indicato nella data di decorrenza del contratto.

IMPORTO ADDEBITO – definisce la modalità di assegnazione dell’importo (totale prestazione e spese anticipate) nelle diverse rate; le opzioni possibili sono:

Applicato su tutte le rate: i valori definiti nei campi “Importo” e “Spese anticipate” vengono replicati su ogni rata;

Ripastito sul numero di rate dal mese inizio contratto: i valori definiti nei campi “Importo” e “Spese anticipate” vengono ripartiti equamente su tutte le rate generate in base alla periodicità.

Diviso per periodo e applicato al numero di rate: i valori definiti nei campi “Importo” e “Spese anticipate” vengono suddivisi in base al numero delle rate definite dalla periodicità (12 se si è scelto mensili, 4 si è scelto trimestrali, ecc) e applicato alle sole rate create.

Confermando la prestazione con OK, il programma calcola le rate in base ai parametri impostati e al termine apre il prospetto delle rate determinate. Con il pulsante Seleziona[Invio] si possono modificare data e impoto di ciascuna rata (la rata modificata sarà riconoscibile da un flag nella colonna “Variata”):

Confermando nuovamente, la procedura torna nel contratto visualizzando i dati di testata e nella parte sottostante l’elenco delle prestazioni inserite nel contratto. Procedere con l’inserimento di tutte le prestazione e al termine confermare la lista delle prestazione e infine il contratto, sempre tramite il pulsante OK.

Se si è predisposta una Bozza come Fac simile, per trasformarla in contratto premere il pulsante Duplica[F5] e accedere alla nuova anagrafica. Qui modificare il tipo da Bozza a Contratto ed inserire il cliente, poi apportare eventuali modifiche alle prestazioni.