La funzione si gestisce dal menù “Contabilità - Parcellazione studio - Agenda di lavoro”. All’ingresso della funzione, sono visualizzate le attività già presenti, le quali possono essere state inserite manualmente oppure da un contratto.

Per inserire una nuova attività, cliccare sul pulsante Nuova atività[F4]:

Si apre la finestra dell’attività, nella quale è visibile l’origine ossia la modalità di inserimento (manuale, da contratti, da CDG):

I campi da compilare sono:

STATO– I valori ammessi sono:

Assegnato: prestazione da svolgere che può essere attribuita al collaboratore dello studio incaricato a metterla in atto;

Fatto: prestazione già svolta che potrà essere riportata in fattura;

Parcellato: prestazione già fatturata;

Annullato: prestazione che non si vuole riportare in un documento ma che si vuole comunque conservare nell’archivio;

Sospeso: prestazione da escludere momentaneamente dall'inclusione in un documento.

DATA LAVORO – Questa data definisce quando la prestazione è stata eseguita e quindi la data nella quale confluirà nella notula/parcella.

PRESTAZIONE – Indicare il codice della prestazione. Sul campo sono attivi il tasto funzione F2 per richiamare l’elenco delle prestazioni già caricate nell’archivio ed il tasto funzione F4 per crearne una nuova.

QUANTITA’ – Indicare la quantità di prestazioni.

PREZZO – In questo campo può essere inserito il prezzo della prestazione per l’attività che si sta creando. Non è obbligatorio, nel caso sia vuoto, durante la Generazione Notule/Parcelle viene scelto, nell’ordine: il prezzo di una particolarità prezzi definita in anagrafica prestazione o il prezzo per il listino associato al cliente.

AZZERA – Se impostato, la prestazione sarà riportata in fattura ma senza importo solo a titolo informativo.

TOTALE PRESTAZIONE - Campo di sola visualizzazione corrispondente al totale prestazione della riga in oggetto. Se nel campo “Prezzo” è stato inserito un valore, verrà riportato il risultato dato dalla “Quantità” per il “Prezzo”. Se nel campo “Prezzo” non è stato indicato nulla la procedura visualizza il totale della prestazione che si assegnerà alla riga in fase di generazione notule/parcelle e accanto al campo viene riportato il carattere “#” per indicare che si tratta di un dato calcolato sulla base di quanto attualmente presente per la prestazione in questione come listini prezzi, particolarità, minimo e massimo fatturabile.

SPESA ANTICIPATA – In questo campo può essere inserito un importo di spesa eventualmente anticipata per conto del cliente, relativo alla riga di prestazione. Tale importo verrà considerato dalla funzione di generazione automatica delle notule e parcelle.

UTENTE – Collaboratore di studio che ha svolto l’attività. E’ disponibile il comando Elenco [F2] per selezionare l’utente tra quelli codificati in Amministrazione utenti. Non è un dato obbligatorio.

CLIENTE – Inserire il codice cliente del piano dei conti. E’ il cliente per il quale viene eseguita la prestazione ed è obbligatorio quando la prestazione è in stato “Fatto” o “Parcellato”. Sul campo sono attivi: il tasto funzione F2/F3 per richiamare l’elenco dei clienti presenti nel piano dei conti, e il tasto funzione F4 per inserire un nuovo cliente.

RIPORTA NOTA IN NO/PA – Tramite questo parametro è possibile scegliere se riportare nella stampa di notule e parcelle la nota eventualmente immessa nel campo successivo.

In calce è presente il campo NOTE (alfanumerico di 72 caratteri) in cui è possibile inserire qualunque tipo di informazione e su cui non viene effettuato alcun controllo.

Se lo stato impostato è Assegnato, l’utente a cui è stato assegnato il lavoro, una volta conclusa l’attività, deve rientrare nella scheda e trasformare lo stato dell’attività in Fatto, così che possa essere fatturata.

NOTA BENE: solo le attività in stato Fatto saranno riportate in Notula/Parcella.

In calce alla lista delle attività, sono disponibili dei pulsanti che permettono di effettuare modifiche e variazioni, in alcuni casi anche massive, alle attività in agenda:

Tramite il pulsante Filtro[Shift+F5], è possibile applicare un filtro per ricercare le attività che si vogliono visualizzare.

Il pulsante Varia stato[F6] permette la variazione dello Stato su una o più righe selezionate. Se viene scelto lo stato Fatto o Parcellato, il programma richiede obbligatoriamente l’indicazione della data di lavoro; questa verrà assegnata solo in caso tale informazione non fosse presente nella riga agenda selezionata (es. le righe in stato Assegnato, Annullato o Sospeso possono non averla).

NOTA BENE: per le righe agenda in stato Parcellato con riferimenti non è possibile alcuna variazione di stato.

Il pulsante Duplica attività agenda[F8] consente la duplicazione della riga su cui si è attualmente posizionati.

Vengono riportati tutti i dati che caratterizzano la riga di origine; l’utente dovrà indicare obbligatoriamente lo Stato che la nuova riga agenda dovrà assumere e variare le eventuali informazioni che dovranno differire rispetto alla riga di partenza.

Lo stato della nuova riga agenda sarà sempre Manuale e in Stato/data precedente verrà riportata la data di lavoro della riga origine (se specificata).

Il pulsante Duplica attività per più clienti[Shift+F8] permette di duplicare per più clienti la riga agenda su cui si è posizionati.

Obbligatoriamente occorre specificare lo “Stato” e la “Data lavoro” che dovranno essere impostati nelle nuove righe agenda (tra parentesi sono riportati i valori della riga da duplicare); inoltre è richiesta l’indicazione dei clienti per i quali devono essere create tali prestazioni in agenda.

La selezione dei clienti prevede una scelta del tipo “Da codice cliente” - “A codice cliente”, ad esempio dal codice conto 301.00020 al conto 301.00022.

In alternativa è possibile sfruttare il campo “Da cliente” per effettuare una selezione mirata, senza sottostare ad un ordine preciso:

Una volta selezionati i clienti, il campo “Da cliente” verrà valorizzato con la dicitura VARI.N (dove N è il numero di clienti scelti) e il campo “A cliente” non sarà modificabile.

NOTA BENE: prestare attenzione nella scelta Da cliente – A cliente, in quanto anche se la videata di selezione ordina per ragione sociale, la selezione avviene in realtà “da codice a codice”. Ad esempio se si seleziona Da cliente Alessandrini Marco (301.00001) a cliente Alessandrini Mario (301.00050) che per ragione sociale sono consecutivi, il programma non duplicherà la riga solo per questi due clienti ma per tutti quelli compresi dal codice 301.00001 al 301.00050.

Tramite il campo “Prezzo Prestazioni”, è possibile selezionare la modalità di determinazione del prezzo della prestazione delle nuove attività agenda.

Le modalità di determinazione del prezzo sono:

• Mantieni Prezzo => sarà considerato il prezzo della prestazione presente nell’attività agenda;
• Listino clienti => il prezzo della prestazione presente nell’attività agenda sarà calcolato in base al prezzo di listino indicato nella prestazione;
• Particolarità prezzo => il prezzo della prestazione presente nell’attività agenda sarà calcolato in base alle particolarità indicate nella prestazione.

Barrare il campo “Adatta min-max fatturabile” per adattare in base al minimo o massimo fatturabile il prezzo della prestazione della nuova attività.

Tramite il campo “Utente incaricato” è possibile assegnare/variare un diverso utente incaricato dell’attività. Il campo “Azzera nota” permette di creare le nuove righe agenda senza riportare l’eventuale nota presente nella riga origine.

Alla conferma, il programma crea la riga duplicata per tutti i clienti indicati. Lo stato delle nuove righe agenda sarà sempre Manuale e in Stato/data precedente verrà riportata la data di lavoro della riga origine (se specificata).

Il puslante Varia Prezzo/Spesa[Shift+F4] consente di variare il prezzo e/o la spesa anticipata delle righe agenda selezionate. E’ ammessa una variazione in aumento in percentuale, a valore oppure pari ad un importo. Il campo “Valore” associato alla variazione assumerà un significato differente a seconda del tipo di variazione scelto.

La variazione può essere effettuata di prova o in definitiva; in entrambi i casi viene visualizzata una stampa che mostra, in base alle variazioni scelte, il prezzo e/o la spesa anticipata iniziale e i valori modificati una volta applicata la variazione.

NOTA BENE: per le righe agenda in stato Parcellato con riferimenti non è possibile alcuna variazione definitiva di prezzo/spesa.