In questa scheda viene configurato il collegamento a Passepartout Welcome in caso si disponga di esso e si voglia sfruttare la funzionalità di Passepartout Menu che permette di addebitare in camera gli acquisti effettuati da clienti di entrambe le strutture ricettive.

Attiva connessione Passepartout Welcome – opzione da attivare se la struttura di vendita al dettaglio e quella alberghiera sono integrate ed oltre al programma Passepartout Menu si possiede anche Passepartout Welcome. Attivando questa opzione si abilita la scheda “Connessione Passepartout Welcome”;

Attiva modalità manuale – opzione disponibile se non è attiva la connessione a Welcome per abilitare o disabilitare la modalità testuale di inserimento camera. Con questa opzione nel caso in cui non sia necessario nessun tipo di addebito a hotel è possibile deselezionarla per disabilitare anche la modalità testuale. In questo modo è resa inattiva l’azione e invisibile il bottone;

È possibile scegliere due modalità di configurazione per la connessione verso Welcome. Tale modalità riguarda esclusivamente la configurazione della connessione, mentre il caso d’uso per l’addebito rimane immutato.

CONNESSIONE VIA REPLICA DATI (consigliato)

È possibile utilizzare la connessione di replica dati per l’addebito verso Welcome. In questo modo si evita di dover configurare due volte i parametri di connessione.

La configurazione prevede i seguenti passi:

• Configurazione Replica dati: occorre aggiungere il canale Addebito Welcome all’installazione di Welcome in ricezione, e a quella del gestionale che esegue l’addebito in invio.

• Successivamente in Opzioni installazione – Passepartout Welcome occorre scegliere la modalità di comunicazione “replica dati” e selezionare l’installazione di Welcome nel campo sottostante. Prima di scegliere la voce di addebito, occorre caricarle da Welcome tramite l’apposito pulsante.

CONNESSIONE DIRETTA

Nella modalità Connessione diretta occorre configurare i campi di connessione come segue:

• Nome server – indirizzo IP o nome della macchina sulla quale è installato il server di Passepartout Welcome;
• Porta – numero della porta di ascolto di Passepartout Welcome (quella predefinita è 8700);
• Utente – login di un utente di Passepartout Welcome;
• Password – password dell’utente di Passepartout Welcome;
• Azienda – azienda di Passepartout Welcome da utilizzare.

Dopo aver correttamente compilato questi campi è possibile verificarne l’esattezza tramite il pulsante “Test Connessione”. Se la connessione va a buon fine, viene visualizzato tale messaggio:

CONNESSIONE SMART CLOUD – SOLO PER LICENZE WELCOME SMART CLOUD

Nella modalità Connessione diretta occorre configurare i campi di connessione come segue:

• Utente – login di un utente di Passepartout Welcome;
• Password – password dell’utente di Passepartout Welcome;
• Azienda – azienda di Passepartout Welcome da utilizzare;
• Dominio – dominio di appartenenza a Smart Cloud.

Dopo aver correttamente compilato questi campi è possibile verificarne l’esattezza tramite il pulsante “Test Connessione”. Se la connessione va a buon fine, viene visualizzato tale messaggio:

Una volta verificata la connessione, se questa risulta essere valida viene abilitato il campo Tipo addebito: questa voce viene abilita solo se i parametri di connessione sono validi per il collegamento.

TIPO ADDEBITO

Tramite questa opzione è possibile decidere la modalità di addebito welcome:

• Unica Voce Addebito: in caso venga impostata questa opzione, la voce a cui verrà addebitato il conto in camera sarà in primis quella impostata in Reparto, in alternativa, verrà interessata la voce di addebito qui impostata (configurazione Azienda, scheda Connessione Welcome);
• Per articolo: in questo caso, all’emissione di un conto con tipo pagamento Addebito hotel, verrà inviato l’elenco dettagliato degli articoli presenti in conto. All’impostazione di questa opzione, in Anagrafica Reparto, scheda Opzioni Avanzate, la sezione Parametri per Passepartout Welcome viene nascosta.

Importante: per poter utilizzare correttamente la modalità di addebito “Per Articolo” è necessario che ogni articolo presente nel conto che si vuole addebitare sia stato correttamente inserito in tabella Articoli Extra. Per una corretta configurazione dei listini extra si veda il manuale di Passepartout Welcome alla relativa voce.

N.B. Se nell'addebito hotel per articolo si vuole che quest'ultimo arrivi in Welcome con l'aliquota iva di origine (Menu), è necessario che l'aliquota iva configurata in Menu abbia anche la descrizione compilata.

Una volta effettuato l’addebito in camera, per esempio con Ricevuta Welcome, andando ad analizzare la distinta Completa lato Passepartout Welcome si avrà quanto segue:

• Per categorie: in caso venga scelta questa opzione, viene visualizzata anche l’opzione Addebita alla voce che permette di impostare l’unica voce di addebito a cui imputare i vari addebiti in camera. Con l’impostazione in oggetto, in ogni categoria viene abilitato il campo Voce addebito welcome in cui specificare la voce interessata. Per ogni categoria è possibile impostare voci di addebito diverse. In questo caso il conto viene principalmente imputato alle voci di addebito impostate su ogni categoria coinvolta in conto, in base agli articoli in esso presenti., ed in presenza di categoria coinvolta ma carente dell’informazione per l’addebito, farà fede quanto impostato nella sala in cui viene emesso il conto. In caso non sia stata impostata alcuna voce di addebito nella sala coinvolta, farà fede quanto impostato in configurazione Azienda nella scheda Connessione Passepartout Welcome.

Addebita alla voce: questa opzione viene visualizzata solo se il Tipo Addebito risulta essere PerCategorie o UnicaVoceAddebito. Tramite questa opzione è possibile selezionare dalla lista la voce di addebito, tra quelle configurate in Passepartout Welcome, che si vuole generalmente utilizzare per gli addebiti.

È possibile specificare una voce di addebito diversa per ogni sala (es. sala Banco, voce addebito Bar, sala Pranzo voce addebito Pranzo). Se nelle varie sale non è stata configurata una voce di addebito welcome, viene utilizzata quella impostata in Configurazione Azienda. In caso le voci di addebito siano state personalizzate per sala, le impostazioni sopra descritte vengono a cadere.

Nella parte destra della scheda Connessione Passepartout Welcome è possibile scegliere quale tipo di documento stampare quando si effettuano gli addebiti Welcome:

• Proforma: in caso si scelga di emettere dei proforma hotel;
• Ricevuta: in caso si decida di mettere il conto in sospeso e farlo pagare lato struttura ricettiva entro la fine del soggiorno;
• Scontrino: in caso si decida di mettere il conto in sospeso e farlo pagare lato struttura ricettiva entro la fine del soggiorno;

E’ inoltre possibile impostare le seguenti opzioni:

• Chiedi conferma di stampa: nel caso di addebito verso Welcome, selezionando questa opzione, è possibile scegliere di non stampare il proforma
• Cliente predefinito: se viene valorizzato, all’emissione di una Ricevuta o di uno Scontrino Hotel viene proposto questo nominativo che è sempre modificabile con altro cliente direttamente in fase di conto.
• Modalità selezione camera:
• Normale – viene aperta la finestra "Conto" che contiene l'elenco delle camere occupate tra le quali selezionare quella interessata. Inoltre vi sono anche il bottone "Ricerca per cliente", in caso venga inserito il numero tessera nel campo "Tessera hotel" avvia la ricerca del cliente associato a tale tessera ed il bottone "Ricerca per numero camera" che permette di visualizzare la finestra di addebito hotel in modalità "Inserimentonumero".
• Inserimento Numero - in fase di addebito viene proposta una tastiera grafica su cui selezionare direttamente il numero della camera a cui addebitare l'importo. In tale modalità, è possibile digitare il numero camera indicato dal cliente e alla conferma con il pulsante OK visualizzare l'elenco degli eventuali conti aperti sulla camera sopra indicata.



• Conferma automatica - scegliendo la modalità "ConfermaAutomatica", al momento della scelta della camera su cui effettuare l'addebito, premendo il relativo bottone (numero camera), l'addebito viene immediatamente effettuato, diminuendo così il numero di passaggi da eseguire.



In caso siano presenti più conti aperti sulla stessa camera, una volta selezionato il nominativo del cliente interessato, ci si può avvalere del bottone "Chiudi e libera" che permette di chiudere il conto lato Passepartout Menu velocizzando così l'operatività senza dover effettuare la stessa operazione dalla finestra di Dettagli conto.

Camera associata al tavolo - in caso venga selezionata questa modalità in fase di addebito hotel viene proposto in automatico il/i cliente/i della camera associato al tavolo relativo alla comanda.

Il trattamento di un eventuale prenotazione Welcome legata al tavolo, viene visualizzato in fondo al titolo. Per evitare rallentamenti nell'apertura della comanda viene utilizzata la cache per le chiamate verso Welcome, l'opzione “Intervallo richiesta camere Welcome” nella scheda "Welcome" di Opzioni installazione.

N.B. Se la cache non è attiva (valore = 0) non sarà visualizzato il trattamento nel titolo della comanda.

• Visualizzazione cliente (privacy): tramite questa opzione è possibile gestire la visibilità dei clienti letti da Welcome in modo tale da garantirne la privacy. In questo modo è possibile ad esempio nascondere i nominativi provenienti da Hotel convenzionati agli utenti di Menu

I valori possibili sono:

• Tutti i nominativi: sono visualizzati tutti i nominativi delle camere



• Solo Referente: è visualizzato solo il nominativo del referente della prenotazione



• Solo Numero Camera: è visualizzato solamente il numero camera. I dettagli dei nominativi non sono visualizzati e non è possibile eseguire la ricerca per nominativo.



Firma addebito app – se il parametro è impostato a “Sempre” permette di eseguire la firma direttamente sull’app comanda smart del documento di addebito hotel.

In Dettagli Conto è possibile configurare inoltre il tasto: "Applica cliente", dove è possibile associare direttamente un cliente, una volta selezionato il bottone, il cliente verrà intestato automaticamente al conto.

Struttura – campo da configurare , insieme al campo Struttura hotel, dentro il profilo cliente, che permettono di filtrare per SottoAzienda nella finestra di Addebito hotel .

In ultimo, il campo Intervallo richiesta camere Welcome permette di impostare i minuti di aggiornamento della cache delle prenotazioni Welcome per comanda smart (0=cache disabilitata).

Impostando un valore > 0 i dati delle prenotazioni Welcome vengono tenuti in memoria e aggiornati ogni n minuti, dove n è appunto il valore immesso nel campo. Questo rende l'apertura delle prenotazioni Welcome molto più veloce ed è indicato per quelle strutture con molte prenotazioni aperte.

N.B. Se la cache non è attiva (valore = 0) non sarà visualizzato il trattamento, di un eventuale prenotazione Welcome legata al tavolo, nel titolo della comanda.