Si utilizza Replica Dati come strumento di sincronizzazione con l’opzione di sincronizzazioni parziali (vedi capitolo dedicato). In questo modo è possibile personalizzare e schedulare le sincronizzazioni di ogni singolo negozio in modo indipendente dagli altri. E’ inoltre possibile inviare selettivamente solo certe informazioni a determinati negozi, ad esempio per prevedere promozioni valide solo per alcuni negozi.

• Ogni negozio si sincronizza in modo autonomo quando è acceso
• La sede centrale non richiede la connessione a tutti i negozi per la sincronizzazione
• I negozi ricevono tutta la configurazione che viene effettuata sulla sede centrale
• I negozi inviano alla sede centrale il venduto (se richiesto), i clienti nuovi e variati, il saldo delle promozioni
• I negozi possono inviare degli ordini alla sede centrale per il rifornimento merce e ricevere da questa le bolle e le fatture di carico
• Dai negozi è possibile visualizzare le giacenze di magazzino della sede centrale o degli altri negozi
• In modo analogo alla gestione ordini con la sede centrale, è possibile trasferire la merce tra i negozi
• È possibile specificare a quale server della sede centrale inviare ogni tipologia di dato, ad esempio il venduto a Mexal, il saldo promozione a Plan Configuratore, i clienti ad entrambi

Il flusso dati può essere configurato a piacere sulla base delle necessità del cliente. E’ bene configurare solo le sincronizzazioni strettamente necessarie ed evitare trasferimenti dati superflui al fine di non appesantire i negozi.

Un esempio di impostazione del flusso dati è il seguente:

• su Mexal vengono configurati articoli e listini;
• su Plan Configuratore è possibile scaricare articoli e listini da Mexal ed aggiungere ulteriori informazioni, listini, promozioni, barcode, ecc.;
• i negozi scaricano gli articoli così ampliati dal Plan Configuratore insieme alle promozioni e i buoni sconto;
• i negozi effettuano le operazioni di vendita;
• i negozi inviano a Mexal (se presente): il venduto (documenti di magazzino), i clienti, l’eventuale contabilizzazione delle chiusure giornaliere;
• i negozi inviano a Plan Configuratore (se presente): i clienti, le chiusure giornaliere, il saldo promozione, eventuali buoni condivisi;
• i negozi inviano ordini per il rifornimento merce alla sede centrale (Mexal se presente, Configuratore altrimenti) e la sede centrale invia i documenti di trasporto e le fatture.

È possibile configurare diversamente il flusso dei dati, ad esempio è possibile inviare gli articoli da Mexal direttamente ai negozi senza passare dal Plan Configuratore. Nel soddisfare le esigenze del cliente, evitare inutili sincronizzazioni con duplicazione delle informazioni quando non necessario. Ad esempio se i negozi mandano i clienti sia a Plan Configuratore che a Mexal, è inutile inviarli anche dal Plan Configuratore al Mexal, a meno che qui non vengano modificati.

ATTENZIONE: per ottenere una corretta sincronizzazione dei dati è necessario seguire le seguenti regole.

• Individuare un solo gestionale “proprietario” di un tipo di dato ed evitare che la stessa informazione venga modificata da più gestionali contemporaneamente. Ad esempio la revisione delle anagrafiche clienti in sede centrale deve avvenire o solo su Mexal o solo su Plan Configuratore e non su entrambi i programmi contemporaneamente, se ciò dovesse accadere il sistema mantiene la modifica che è stata effettuata per ultima perdendo le altre modifiche. Nota: da Plan Configuratore è possibile aprire un iDesk di Mexal.
• Ogni negozio deve ricevere un determinato tipo di dato da un solo gestionale. Ad esempio il negozio deve ricevere gli articoli o da Plan Configuratore o da Mexal ma non da entrambi contemporaneamente, in caso contrario il negozio potrebbe non scaricare gli ultimi aggiornamenti in modo corretto. Ad esempio se su Plan si aggiungono ulteriori informazioni agli articoli è necessario che i negozi li scarichino solo da Plan Configuratore e non da Mexal. La stessa cosa si applica ai clienti: è bene che i negozi li scarichino solo da Plan Configuratore con tutte le informazioni sulle promozioni, onde evitare una codifica parziale senza promozioni (non gestite su Mexal).
• Per un corretto funzionamento delle sincronizzazioni è necessario che tutti gli orologi dei negozi e della sede centrale siano sincronizzati, utilizzare a tal fine il servizio di Windows.