All’interno di questa sezione dell’Area Riservata è possibile:

• gestire lo scambio di generici documenti con utenti appartenenti alla propria gerarchia;
• prelevare e visualizzare documenti memorizzati e archiviati all’interno del documentale Passcom (funzionalità disponibile unicamente per utenti Passcom)

ATTENZIONE! Per poter accedere a questa sezione è necessario aver abilitato la relativa App operando per questo all’interno dell’apposita sezione del Wizard accessibile dal menu “Sito – Preferenze”.

Per maggiori informazioni in merito si veda anche la sezione “Sito – Preferenze – Area Riservata” di questo manuale

I documenti presenti in questa sezione sono organizzati in cartelle ordinate come all’interno di un file system. La pagina è suddivisa quindi in due distinte sezioni: nella sezione di sinistra viene visualizzato l’albero per la navigazione tra le varie cartelle mentre nella sezione di destra vengono visualizzati i file presenti all’interno della cartella attualmente selezionata.

Oltre alla classica visualizzazione a “File System” abilitata a default, volendo è possibile abilitare anche una visualizzazione ad “Elenco”.

Per far questo è sufficiente cliccare sul pulsante raffigurante tre puntini verticali, posto nella barra principale degli strumenti, e cliccare poi sulla relativa voce “Elenco”

In questo tipo di visualizzazione la maschera verrà divisa verticalmente in due distinte sezioni.

Nella parte alta verranno riportate eventuali sotto cartelle presenti all’interno della cartella attualmente selezionata e ciascuna di essa sarà ovviamente selezionabile per poter poi navigare al suo interno

Nella parte bassa verranno invece visualizzati i documenti attualmente presenti nella cartella selezionata, cartella questa evidenziata anche nelle “Briciole di pane” presenti nella parte alta di questa stessa sezione.

ATTENZIONE! In modalità mobile (visualizzazione su smartphone) l’unica modalità di visualizzazione attivabile è quella ad Elenco

Considerando che ogni documento deve necessariamente essere contenuto all’interno di una cartella è evidente che al livello più alto della struttura (Documenti) sarà possibile creare unicamente delle nuove cartelle all’interno delle quali andranno poi inseriti i vari documenti piuttosto che eventuali sottocartelle.

Selezionando quindi la radice Documenti ( ), l’unico pulsante attivo nella barra degli strumenti sarà quello per la creazione di nuove cartelle.

Cliccando sul pulsante Nuova Cartella ( ), verrà quindi aperta la maschera di creazione Nova Cartella:

all’interno della quale specificare il nome da assegnargli (campo “Nome”) oltre che gli utenti che dovranno avere accesso alla cartella stessa – pulsante Aggiungi Utente ( ) –

NOTA BENE: nel caso in cui l’utente tentasse di creare una cartella con lo stesso nome di una delle cartelle già presenti allo stesso livello, verrà visualizzato un avviso con la richiesta di modificare il nome della cartella.

Anche questa volta, come già visto per le App Messaggi e Agenda, l’elenco dei possibili utenti cui concedere accesso alla cartella che si sta realizzando può variare a seconda dell’ utente attualmente loggato.

Tra i possibili utenti di una cartella è possibile distinguere in:

• Verde i singoli utenti di tipo AZIENDA;
• Azzurro i singoli utenti di tipo DIPENDENTE;
• Giallo i singoli utenti di tipo COMMERCIALISTA;
• Rosso i vari gruppi utente (vedi anche sezione “Utenti - Gerarchie” di questo manuale);

NOTA BENE: per maggiori informazioni relativamente alle diverse tipologie di utenti che possono avere accesso all’Area Riservata del sito si veda anche la sezione “Utenti – Utenti Area Riservata” di questo manuale.

Cliccando sulla piccola freccia a fianco di ogni gruppo è possibile espandere il gruppo stesso in modo tale da visualizzarne i singoli utenti.

Per poter consentire ad uno specifico utente piuttosto che ad uno specifico gruppo di utenti di accedere alla cartella che si sta realizzando, e conseguentemente ai documenti in essa contenuti, è sufficiente selezionarlo flaggando l’apposito check e successivamente cliccare sul pulsante di Conferma ( ) presente nella parte alta della maschera.

Per ciascuno degli utenti inseriti nell’elenco di destra, e abilitati quindi ad accedere alla cartella, è poi possibile specificare se l’accesso dovrà avvenire in modifica, in scrittura o in sola lettura. Selezionando infatti uno degli utenti inseriti nell’elenco di destra verrà abilitata un’ulteriore sezione all’interno della quale poter specificare, per l’utente in esame i permessi di lettura/scrittura/modifica.

• Lettura: l’utente avrà unicamente la possibilità di visionare i documenti presenti all’interno della cartella in esame. Non avrà quindi la possibilità di variare le proprietà di questa cartella così come non avrà la possibilità di eliminare i documenti contenuti al suo interno. Allo stesso modo non avrà la possibilità di inserire nuovi documenti o di creare nuove sottocartelle. Le cartelle con i permessi di sola lettura si distinguono dalle altre grazie alla presenza di un’ icona al loro fianco raffigurante un piccolo lucchetto.

NOTA BENE: selezionando una cartella in sola lettura le uniche operazioni effettuabili in merito al suo contenuto saranno quelle mediante le quali poter scaricare i vari documenti (pulsante “Scarica Documento”) o visualizzarne l’anteprima (pulsante “Anteprima”)

• Scrittura: l’utente avrà la possibilità di visionare i documenti presenti all’interno della cartella in esame; avrà inoltre la possibilità di inserire, all’interno di questa cartella, nuovi file o di creare nuove sottocartelle, in relazione alle quali, in qualità di creatore, avrà sempre il completo controllo (potrà quindi eliminare o spostare file o cartelle da lui create oltre che modificarne le proprietà). Non avrà invece la possibilità di variare le proprietà delle cartelle già presenti all’interno della cartella in esame (e quindi non create da lui) ne, allo stesso modo, potrà eliminare queste cartelle o i documenti in esse contenuti.

Nel caso in cui l’utente tenti di quindi eliminare un documento in relazione al quale non ha tale permesso verrà visualizzato un messaggio di errore e, ovviamente l’eliminazione non andrà a buon fine

• Modifica: l’utente avrà il pieno controllo della cartella in esame potendo quindi visionare i documenti presenti al suo interno, eliminarli, aggiungerne di nuovi o creare nuove sottocartelle, sulle quali, in qualità di creatore, avrà sempre il controllo completo (potrà quindi eliminare o spostare file o cartelle da lui create oltre che modificarne le proprietà).

ATTENZIONE!: I permessi di Modifica sono prioritari rispetto a quelli di Scrittura/Lettura.

NOTA BENE: i permessi di Lettura, Modifica e Scrittura non sono ereditari. E’ necessario quindi specificare tali permessi per tutte le eventuali sottocartelle della cartella padre.

NOTA BENE: il creatore di una cartella, in qualità di proprietario, avrà su di essa il pieno controllo (permessi di Modifica)

ATTENZIONE! Consentendo l’accesso ad una cartella sia ad un gruppo di utenti che singolarmente ad uno specifico utente dello stesso gruppo, e assegnando loro permessi diversi, ad esempio di modifica per il gruppo e di lettura o scrittura per il singolo utente, quest’ultimo avrà comunque sulla cartella in esame i permessi di Modifica.

La sezione “Amministratore della Cartella” presente nella maschera di creazione Nuova Cartella permette di associare alla cartella in esame uno specifico Amministratore selezionandolo tra gli utenti abilitati ad accedere alla cartella stessa.

Questo Amministratore potrà poi essere notificato, con una mail o con un SMS (dipendentemente dal “Tipo di Notifica” selezionato), ogni volta che verrà inserito un documento all’interno della cartella in esame e ogni volta che un documento presente all’interno di questa stessa cartella verrà visionato (il tutto ovviamente a patto di aver specificato nei propri dati personali un numero di cellulare e/o un indirizzo mail valido).

NOTA BENE: per abilitare la funzione di invio SMS, ed il relativo check, è necessario che l’amministratore del sito si registri sul sito http://www.smshosting.it e specifichi poi Login e Password, fornite in fase di registrazione al servizio, all’interno dei parametri di configurazione del proprio sito web (sezione “Posta/SMS” del Wizard). I pacchetti di SMS devono essere acquistati direttamente dal sito http://www.smshosting.it.

NOTA BENE: il flag SMS verrà visualizzato unicamente nel caso in cui l’utente attualmente loggato appartenga d un gruppo abilitato all’invio degli SMS (vedi anche pagina “Utenti - Gerarchie” di questo manuale).

ATTENZIONE! Considerando una struttura di cartelle costituita da una cartella ‘Padre’ e da varie ‘Sottocartelle’, assegnando un amministratore alla cartella ‘Padre’, questo stesso amministratore verrà automaticamente ereditato anche da tutte le eventuali ‘Sottocartelle’ della struttura. In questo modo quindi, aggiungendo documenti all’ interno delle varie ‘Sottocartelle’ potrà comunque essere notificato all’amministratore della cartella ‘Padre’ l’inserimento del nuovo documento.

Volendo è inoltre possibile assegnare ad ogni Sottocartella un altro amministratore oltre a quello ereditato in automatico dalla cartella ‘Padre’, e anche quest’ultimo verrà notificato tramite mail o SMS all’inserimento di un nuovo documento.

NOTA BENE: non è possibile selezionare dei gruppi come “Amministratore di Cartella”.

Da sottolineare infine, la possibilità di creare in blocco un’intera struttura di cartelle e sottocartelle (con eventuali file già presenti in esse) partendo da un archivio compresso (file .zip) precedentemente creato.

Per far questo è sufficiente cliccare sul pulsante Scegli File presente, nella maschera di creazione Nuova Cartella, a fianco dell’etichetta “Zip con struttura Cartelle”

In questo modo sarà quindi possibile uplodare il file .zip desiderato selezionandolo direttamente dalla propria macchina.

Durante il procedimento di scansione del file .zip e di creazione della relativa struttura di cartelle verranno considerate le seguenti regole:

• La cartella padre, presente all’interno del file .zip, verrà creata con tutte le impostazioni (utenti e relativi permessi) settate nel form di creazione della nuova cartella, ad esclusione del campo nome che, anche se valorizzato, non verrà comunque considerato. Come nome delle cartelle verrà quindi utilizzato il nome presente per le cartelle stesse all’interno del file .zip
• Eventuali sotto cartelle presenti all’interno del file .zip erediteranno gli utenti e i permessi dalla cartella padre secondo le stesse regole e la stessa logica applicata nel momento in cui questo tipo di operazione (creazione di sottocartelle) dovesse essere effettuata in maniera manuale.
• Nel caso in cui sia già presente in Area Riservata, allo stesso livello, una cartella con lo stesso nome della cartella padre presente all’interno del file .zip, ma questa cartella non risulti visibile all’utente che effettua l’upload dell’archivio compresso (perché non è stata a lui assegnata), a seguito del caricamento del file .zip verrà creata una nuova cartella padre, con lo stesso nome di quella già presente, seguito però da un numero progressivo (che servirà appunto per diversificare tra loro le due strutture di cartelle)
• Nel caso in cui sia già presente in Area Riservata, allo stesso livello, una cartella con lo stesso nome della cartella padre presente all’interno del file .zip, e creata dallo stesso utente che effettua l’upload dell’archivio compresso, a seguito del caricamento del file .zip non verrà creata nessuna nuova struttura di cartelle ma verrà semplicemente aggiornata la struttura preesistente secondo le nuove impostazioni settate in fase di upload.
• Nel caso in cui sia già presente in Area Riservata, allo stesso livello, una cartella con lo stesso nome della cartella padre presente all’interno del file .zip, e questa stessa cartella risulti visibile con permessi di Modifica e/o Scrittura anche all’utente che effettua l’upload dell’archivio compresso (pur non essendo stata da lui stesso creata), a seguito del caricamento del file .zip la cartella preesistente non verrà sovrascritta mentre per eventuali sottocartelle le impostazioni relative all’amministratore e agli utenti saranno limitate agli utenti e ai gruppi associati alla cartella padre

Per quel che riguarda invece i singoli file eventualmente caricati all’interno delle cartelle presenti nell’archivio compresso, in fase di scansione del file .zip verrà considerata la seguente regola:

• Nel caso in cui il file non esista già all’interno della corrispondente cartella e nel caso in cui l’utente che effettua l’upload abbia i permessi di “Modifica” e/o “Scrittura” sulla cartella in cui dovrà essere inserito il file, il file stesso verrà correttamente caricato e salvato all’interno della cartella in esame.
• Nel caso in cui il file esista già all’interno della corrispondente cartella e nel caso in cui l’utente che effettua l’upload abbia i permessi di “Modifica” su questa stessa cartella, il file inizialmente presente verrà sovrascritto e sostituito da quello nuovo.
• Nel caso in cui l’utente abbia, sulla cartella in cui dovrebbe essere inserito il nuovo file i soli permessi di Lettura, anche a seguito del upload del file .zip all’interno di questa cartella non verrà inserito alcun file.

Nel momento in cui si dovesse selezionare una cartella, tra quelle presenti all’interno dell’albero di navigazione, in relazione alla quale si hanno i permessi di Modifica, nella barra degli strumenti compariranno, oltre al pulsante “Nuova Cartella” anche altri pulsanti identificativi di diverse azioni da poter effettuare sulla cartella in esame.

NOTA BENE: la barra degli strumenti presente nella parte alta della pagina potrà variare in relazione alle proprietà e conseguentemente ai permessi che l’utente attualmente loggato ha sulla cartella selezionata.

In particolare il pulsante:

Menu Contestuale ( ): consente di accedere ad un menu con ulteriori opzioni di visualizzazione relativamente alle cartelle standard presenti all’interno di questa sezione.

Nello specifico l’opzione:

• Mostra tutti i documenti (default): in queste condizioni non vengono applicati filtri per cui saranno visualizzate sempre tutte le cartelle alle quali l’utente attualmente loggato può accedere
• Mostra i nuovi documenti: consente di visualizzare, tra le cartelle cui l’utente attualmente loggato può accedere, solo ed esclusivamente quelle che contengono dei nuovi documenti, ossia documenti che l’utente in questione non ha ancora visionato (e per i quali sono attive anche le corrispondenti icone di notifica)
• Mostra i più recenti (1 settimana): consente di visualizzare, tra le cartelle cui l’utente attualmente loggato può accedere, solo ed esclusivamente quelle che contengono documenti caricati entro l’ultima settimana.

ATTENZIONE! Per visionare i documenti è ovviamente necessario selezionare la relativa cartella. Inoltre i filtri indicati fanno riferimento ai soli documenti caricati in maniera manuale; non vengono quindi considerati eventuali documenti presenti in Docuvision e comunque prelevabili a richiesta mediante le apposite funzioni.

Nuova Cartella ( ): consente di creare, attraverso la maschera di creazione cartella precedentemente analizzata, nuove cartelle all’interno di quella attualmente selezionata. Richiede i permessi di Modifica e/o di Scrittura sulla cartella selezionata.

NOTA BENE: gli utenti di eventuali sottocartelle potranno essere selezionati solamente tra tutti i possibili utenti della cartella padre.

Nel caso in cui dunque dovesse essere necessario aggiungere un certo utente ad una sottocartella, sarà necessario per prima cosa aggiungere questo stesso utente alla relativa cartella padre.

Elimina (Cartella) ( ): consente di eliminare la cartella attualmente selezionata. Questa operazione può essere fatta unicamente dal creatore della cartella. E’ possibile decidere di eliminare la sola cartella attualmente selezionata oppure anche eventuali sue sottocartelle.

Cliccando su questo pulsante verrà infatti visualizzata un apposito messaggio per chiedere all’utente se desidera eliminare solamente la cartella selezionata oppure anche eventuali sotto cartelle:

Nel caso in cui si decida di eliminare anche le sottocartelle verranno comunque eliminate solo ed esclusivamente quelle sottocartelle create dall’utente attualmente connesso (solo quelle, cioè, per le quali è abilitato il pulsante di Elimina). Ovviamente eventuali sottocartelle che non potranno essere eliminate saliranno di un livello nella struttura gerarchica attualmente gestita all’interno del sito.

NOTA BENE: in ogni caso eliminando delle cartelle verranno eliminati anche eventuali documenti in esse contenuti.

Proprietà ( ): consente di variare le proprietà della cartella selezionata. Questa operazione può essere fatta unicamente dal creatore della cartella. Cliccando su questo pulsante verrà aperta la stessa maschera di creazione cartella precedentemente analizzata, attraverso la quale poter quindi variare il nome della cartella, gli utenti abilitati ad accedervi o i loro permessi, l’utente Amministratore della cartella e la tipologia di notifica.

Sposta Cartella ( ): consente di spostare la cartella selezionata. Questa operazione può essere fatta unicamente dal creatore della cartella.

NOTA BENE: la cartella di destinazione deve necessariamente avere, per l’utente che effettua lo spostamento, i permessi di Scrittura o di Modifica.

Nel caso in cui la cartella di destinazione non abbia uno dei due permessi sopra indicati verrà visualizzato un apposito messaggio di avviso e lo spostamento, ovviamente, non potrà terminare in maniera corretta

ATTENZIONE! Quanto descritto fino a questo momento è da ritenersi valido in relazione alle Cartelle di tipo “Standard”.

Per maggiori informazioni relativamente alle diverse tipologie di Cartelle gestibili in area riservata si veda anche il successivo capitolo di questo manuale.