La funzione permette di memorizzare le diverse attività con cui si vogliono raggruppare i vari lavori svolti nello studio, sia direttamente nel gestionale che non, e rappresentanti i diversi costi dello studio. Dalla prima videata del programma è possibile codificare le varie attività.

CODICE – Codice numerico rappresentante l’attività. Il campo è composto da due sezioni: la prima di due caratteri rappresenta l’attività “padre” non direttamente utilizzabile, la seconda parte – composta da un massimo di tre caratteri – corrisponde alla reale attività a cui imputare i lavori svolti dai vari utenti dello studio.

Nella videata sono presenti i comandi:

Cod [F2]visualizza le anagrafiche attività di primo livello ordinate per codice. sottoposto

All’interno della finestra il comando Codici [F2] riporta l’elenco delle attività di livello inferiore, Annullati [F3] aggiunge nell’elenco anche i codici annullati logicamente (evidenziate da un asterisco “*” nella colonna “A”) e rinomina il comando in Attivi [F3] per ritornare alla visualizzazione dei soli codici utilizzabili, il comando Seleziona [Invio] richiama l’anagrafica evidenziata in variazione;

Nome [F3]visualizza tutte le anagrafiche attività, incluse quelle di secondo livello, ordinate per nome. Sono disponibile gli stessi comandi dell’elenco precedente.

E’ possibile effettuare ulteriori ricerche sul nome delle attività presenti in archivio direttamente dal campo “Codice”: indicando una stringa seguita dal pulsante Invio verranno riportati in elenco tutte le attività il cui nome inizia per tale stringa, specificando un’attività padre seguito da punto e stringa alfanumerica (esempio: 01.con) si visualizzano tutte le attività del gruppo 01 nel cui nome è contenuta la stringa “con” (esempio: Controlli contabili e analisi, Gestione ritenute d’acconto).

NOTA BENE: vengono rilasciate le attività appartenenti al gruppo “64” utilizzate in automatico dalla procedura durante alcune operazioni (esempio: riorganizzazione archivi, uso dell’azienda “STD”). Tali attività non possono essere associate a nessuna voce di menù del gestionale.

Il pulsante Collega Att. [F8] permette di importare nell’installazione le anagrafiche attività riservate Passepartout, eventuali anagrafiche già esistenti nell’installazione verranno spostate al codice 21 e successivi. In fase di importazione delle attività riservate Passepartout la procedura richiede se si voglia anche avere l’associazione prevista da Passepartout tra tale attività e le voci di menù di Passcom.

Eventuali precedenti abbinamenti effettuati dall’utente verranno persi.

Il pulsante Stampa [F11] che effettua la stampa delle anagrafiche presenti in archivio. Nel report viene riportata il codice, il nome e la descrizione dell’attività, la tipologia (Imputabile, Non imputabile, Spalmabile), l’attività collegata. Per le attività di tipo Imputabile, se prevista, viene riportata la prestazione del modulo Parcellazione associata; effettuando la stampa all’interno dell’azienda a cui è associato il modulo Controllo di gestione dello studio oltre al codice prestazione viene riportata anche la relativa descrizione.

In inserimento di un’attività di primo livello l’anagrafica visualizzata è la seguente:

NOME – Campo obbligatorio alfanumerico di 64 caratteri rappresentante il nome dell’attività. Il primo carattere deve essere una lettera.

DESCRIZIONE – Campo alfanumerico di 64 caratteri rappresentante una descrizione da considerare come nota interna dell’attività. Il primo carattere deve essere una lettera.

Nella videata sono presenti i comandi:

Precedente [PgSu]visualizza l’anagrafica precedente l’attuale;

Successivo [PgGiù]visualizza l’anagrafica successiva;

Ann/Ripr [ShF3]permette di annullare logicamente l’anagrafica di primo livello e tutte le eventuali anagrafiche di livello inferiore che non saranno più visibili né richiamabili dal menù Aziende – Studio – IMM./REV. ATTIVITA’ UTENTE per l’inserimento manuale di nuovi dati. Ripristinando un’attività di primo livello in automatico verrà tolto lo stato di ANNULLATO anche alle relative attività di secondo livello;

Ok [F10]salva i dati presenti nell’anagrafica. In fase di memorizzazione di una nuova attività viene indicato che dopo il salvataggio sarà consentita la sola modifica del nome, della descrizione e dell’attività collegata (presente solo nelle anagrafiche di secondo livello, esempio: 01.001);

Annulla [Esc]permette di abbandonare la videata dell’anagrafica.

In inserimento di un’attività di secondo livello l’anagrafica visualizzata è la seguente:

Ai primi due campi si aggiunge:

IMPUTABILE/NON IMP./SPALMABILE – Campo obbligatorio corrispondente alla tipologia dell’attività. Il dato può assumere i seguenti valori:

I = Imputabile. Attività rappresentante un costo direttamente imputabile ad un cliente.

N = Non imputabile. Attività rappresentante un costo che non può essere assegnato direttamente ad un cliente. In fase di analisi dei costi questi vengono ripartiti sulla base del parametro di configurazione “Diversi da direttamente imputabili”.

S = Spalmabile. Attività da associare ad una specifica altra attività di tipo “I” (Imputabile). Se il parametro è impostato a “S” appare il campo successivo.

ATTIVITA’ COLLEGATA – Campo obbligatorio rappresentante l’attività di tipo “I” Imputabile a cui il costo spalmabile è collegato. L’attività spalmabile è riportata in analisi solo se, all’interno del periodo elaborato, è stata utilizzata l’attività indicata in questo campo.

PRESTAZIONE – Per le sole attività di tipo “I” (Imputabile) è possibile definire un’associazione ad una prestazione del modulo Parcellazione studio. In questo modo i movimenti di controllo di gestione dello studio relativi ad attività associate ad una prestazione, potranno essere riportate nell’agenda di lavoro della Parcellazione studio tramite una specifica funzione. Nel campo, disponibile solo richiamando il programma all’interno dell’azienda rappresentante lo studio del commercialista, sono presenti i comandi Cod [F2], Cod+prec [F3] e Modif [F4] per ricercare o richiamare in inserimento/variazione un’anagrafica prestazione cliente.

NOTA BENE: in fase di creazione delle attività di secondo livello al fine di aver una numerazione progressiva automatica è possibile utilizzare la dicitura “.AUTO” (esempio: 01.AUTO). Il programma assegnerà il codice aggiungendo “1” all’ultimo codice esistente del gruppo.

Nella videata sono presenti i comandi:

Ann/Ripr [ShF3]permette di annullare logicamente l’anagrafica richiamata. In tal caso non sarà più visibile né richiamabile dal menù Aziende – Studio – IMM./REV. ATTIVITA’ UTENTE per l’inserimento manuale di nuovi dati. Ripristinando l’anagrafica verrà tolta la dicitura “ANNULLATO”;

Ok [F10]salva i dati presenti nell’anagrafica. In fase di memorizzazione di una nuova attività viene indicato che dopo il salvataggio sarà consentita la sola modifica del nome, della descrizione e dell’attività collegata;

Annulla [Esc]permette di abbandonare la videata dell’anagrafica.