I campi presenti sono i seguenti:

DOCUM – Sigla del documento da emettere. Campo di 3 caratteri alfanumerici, nei primi 2 va indicato il tipo di documento che si vuole emettere, nel terzo (facoltativo) su quale modulo lo si vuole stampare, qualora fossero stati definiti più formati di stampa per lo stesso documento (ad esempio NO1 o NOA o PAD ecc.). La procedura memorizza il formato di stampa utilizzato quindi, in revisione di un documento, nel campo viene riportato anche il modulo utilizzato (esempio NA1 o NOA, ecc.).

È attivo il tasto F2 che visualizza le sigle accettate con accanto la propria descrizione (memorizzata nella tabella descrizione documenti).

Se si richiama una sigla che non ha nessun modulo di stampa definito, il documento non viene stampato ma in ogni caso viene registrato nei vari archivi.

Quando il campo non è ancora valorizzato, il tasto funzione F3 permette di visualizzare i moduli di stampa presenti nella modulistica documenti e selezionare di conseguenza la sigla documento da emettere.

Inoltre quando è stato inserito un documento nuovo o è stato riconfermato un documento già esistente, quando il cursore è posizionato sul campo “DOCUM”, è attivo il tasto F6 Richiama Ultimo Documento. Premendo tale tasto viene riaperto l’ultimo documento confermato con F10.

NUMERO SERIE – Numero di serie col quale deve essere emesso il documento. Il campo è obbligatorio.

Sul campo è attivo il tasto funzione F3 che permette di visualizzare una maschera contenente le descrizioni delle varie serie gestite, l’ultimo numeratore utilizzato e l’ultima data di aggiornamento:

NUMERO DOCUMENTO – Numero progressivo da assegnare al documento. Il programma propone la sigla AUTO ad indicare una numerazione progressiva automatica, ma è possibile assegnare un numero a piacere, ed in questo caso non viene aggiornato il contatore automatico della numerazione. Per numerazioni automatiche viene prelevato dalla tabella numeratori l’ultimo numero in base ai tipi documenti/serie immessi nei campi precedenti. Il campo è obbligatorio.

NOTA BENE: nel caso di cancellazione di documenti la procedura non effettua l’aggiornamento della tabella numeratori.

DEL – Data del documento. Per tutti i documenti rappresenta la data di emissione del documento. E’ attivo il tasto F2 che permette di visualizzare la finestra per l’inserimento della data. Il campo è obbligatorio.

NOTA BENE: per i documenti PA e NA (parcelle, nota di accredito) questa data è anche la data di registrazione primanota.

STATO – Questo campo viene richiesto SOLO per i documenti “PA” ed “NA” ed indica lo stato della parcella/nota di credito (provvisorio o definitivo). Sono accettati i seguenti caratteri:

P = Provvisorio. Creando una parcella-nota di credito contraddistinta dallo stato provvisorio, la procedura genera una parcella-nota di credito reale a tutti gli effetti, ma alla conferma dell’operazione non viene eseguita alcuna registrazione di primanota (in pratica il documento deve solo essere controllata prima di essere trasmesso definitivamente al cliente). In ogni caso i dati rilevanti ai fini fiscali, ovvero “serie e numero documento”, “data documento”, “cliente intestatario”, vengono consolidati e non sono più modificabili. Successivamente quando si andrà a trasformare lo stato da provvisorio a definitivo questi dati verranno utilizzati ai fini della contabilizzazione del documento in primanota.

D = Definitivo. Alla conferma dell’operazione, oltre alla memorizzazione del documento all’interno del relativo archivio, viene eseguita anche la relativa operazione contabile attraverso la creazione in primanota di una scrittura con causale FE (fatture emessa). Se la parcella è totalmente pagata viene generata anche la registrazione del relativo PG (pagamento); in caso di nota di accredito la registrazione sarà con causale NE.

Ogni volta che si crea una parcella (sia emissione diretta che trasformazione da notula a parcella) o una nota di credito il programma propone in automatico il valore impostato all’interno dei PARAMETRI STUDIO nel campo “Crea parcelle Prov/Definitive (P/D)”. In ogni caso, in fase di creazione di un nuovo documento il dato è modificabile dall’utente. Al contrario, se si revisiona una parcella-nota di credito già creata è possibile variare lo stato solo da “P” a “D” e non viceversa.

NOTE – Campo alfanumerico di 50 caratteri in cui inserire le note di testata del documento.

CLIENTE – Codice o nome del Cliente intestatario del documento. Si può inserire il codice di un cliente già codificato oppure, se non lo è, si può eseguire direttamente la sua codifica con il tasto Sh+F4 (per quelli già esistenti permette l'accesso all'anagrafica). Sono attivi i tasti di ricerca F2 Ricerca per codice conto, F3 ricerca per nome, F4 Altre tipologie di ricerca.

SOG. RDA – Campo in cui indicare se il cliente è soggetto a ritenuta d’acconto o meno. In automatico viene riportato il valore impostato nel relativo campo di anagrafica del cliente. In ogni caso il valore è modificabile per il documento in uso. Sono accettati i seguenti valori:

S = Il cliente è soggetto a ritenuta d’acconto e dunque in base alle prestazioni che verranno inserite nel documento (anche queste ultime soggetto o meno a ritenuta) varranno eseguiti i relativi calcoli.

N = Il cliente NON è soggetto a ritenuta d’acconto e quindi, indipendentemente dalle prestazioni inserite nel documento, NON sarà calcolata alcuna ritenuta d’acconto. In pratica se il parametro viene impostato a “N” ha priorità sul relativo flag per il calcolo della ritenuta presente all’interno delle prestazioni clienti.

CH. DEF – Questo campo viene richiesto SOLO per i documenti “NO” ed indica se la notula è chiusa in modo definitivo o meno. Sono accettati i seguenti caratteri:

S = La notula è CHIUSA in modo DEFINITIVO. Una notula chiusa in modo definitivo è un documento che non può più essere ne modificato, ne trasformato in parcella. Resta in archivio solo ai fini della consultazione. Le scadenze relative ad una notula chiusa in modo definitivo non vengono più considerate all’interno delle varie funzioni di controllo scadenze (Estratto conto e Stampa scadenzario Clienti). In ogni caso una notula chiusa in definitivo può comunque essere cancellata dall’archivio tramite il tasto SH+F3.

NOTA BENE: quando questo campo viene impostato a “S” il programma visualizza un apposito messaggio di avvertimento.

N = La notula NON è chiusa in definitivo e dunque può essere modificata, revisionata e trasformata in parcella. Le rate dello scadenzario notule sono prese in considerazione all’interno delle varie funzioni di controllo scadenze (Estratto conto e Stampa scadenzario Clienti).

Nella parte bassa della testata, viene inoltre visualizzato il RESPONSABILE del cliente. Tale dato è memorizzato all’interno dell’anagrafica del cliente stesso nella sezione specifica. (tasto Sh+F4 Dati parcellazione)

In questa sezione è sempre attivo il tasto funzione F8 Sezione successiva che, se premuto, permette di spostarsi sulla sezione successiva, ovvero: dapprima sul corpo, poi sul piede, ed infine ritorna sulla testata. In pratica premendo ripetutamente tale tasto la procedura si posiziona sulle tre sezioni che compongono il documento.

Quando si è in revisione di un documento, su tutti i campi della testata è attivo il tasto SH+F6 Riferimenti Documenti. Questo tasto visualizza i riferimenti relativi alle notule e alle parcelle. Più precisamente, se si è in revisione di una notula e questa è stata trasformata in una o più parcelle, premendo questo tasto viene visualizzato l’elenco delle parcelle (i riferimenti principali) originate dalla notula. Se al contrario ci si trova su una parcella che è stata originata da una notula, vengono riportati i riferimenti della notula di origine.

All’interno della testata documento può inoltre essere attivo un ulteriore tasto funzione; tale tasto è attivo a seconda che l’ultimo documento memorizzato abbia generato o meno operazioni di primanota. In pratica quando l’ultimo documento confermato è una PARCELLA DEFINITIVA (che scrive anche le relative operazioni contabili) la procedura abilita il tasto SH+F5 PRIMANOTA. Premendo tale tasto viene visualizzata la seguente finestra:

All’interno di tale finestra è possibile selezionare tramite due appositi tasti l’operazione contabile che si vuole revisionare/consultare.

SH+F5 = Revisione FE. Premendo tale tasto viene aperta l’operazione contabile relativa alla FE generata dalla parcella appena memorizzata.

SH+F6 = Revisione PG. Premendo questo tasto viene aperta l’operazione contabile relativa al PG generato dalla parcella appena memorizzata. Questo secondo tasto funzione è attivo solo se la parcella precedentemente confermata è stata pagata (totalmente o parzialmente).

La stessa finestra viene visualizzata anche in caso di nota di accredito definitiva, per richiamare le relative registrazioni contabili.

Inoltre con il pulsante Acquisisci[F4] per le aziende che hanno abilitato in ANAGRAFICA AZIENDA il parametro “Gestione completa” è possibile associare un documento di Docuvision alla notula/parcella. Quando uno o più documenti sono già collegati all’archivio il pulsante prende il nome di Allegati. Per ulteriori informazioni si rimanda al capitolo Docuvision – GESTIONE DOCUMENTO.

Il pulsante Bollo [ShF11] permette di escludere la parcella attualmente in uso dalla gestione del bollo virtuale. Sono ammessi i seguenti valori:

N = L’applicazione del bollo NON viene esclusa.

S = L’applicazione del bollo viene esclusa, anche se rientrante nella casistica.

Se nell’installazione è attivo il modulo Docuvision Workflow si possono verificare i seguenti casi:

• Se ESCLUDI APPLICAZIONE BOLLO è impostato a N, come ultimo dato del corpo verrà stampato il testo presente in modulistica nei Riferimenti normativi personaliz. [ShF7].
• Se ESCLUDI APPLICAZIONE BOLLO è impostato a S , il documento viene escluso dalla gestione del bollo virtuale.

Il pulsante Duplica [F7] effettua la duplicazione del corpo di un documento già esistente in fase di creazione di una nuova notula, nota di credito o parcella al fine di velocizzare l’inserimento delle diverse prestazioni clienti. L’uso del pulsante richiama la seguente finestra:

DOCUMENTO – Sigla del documento da emettere, viene proposta quella del documento da cui si effettua la duplicazione. Il campo è di tre caratteri alfanumerici: nei primi due va indicato il tipo del nuovo documento che si vuole emettere, nel terzo (facoltativo) quale modulo utilizzare. Sul campo sono disponibili i comandi: SigleDocum [F2] per visualizzare le sigle accettate con accanto la propria descrizione (memorizzata nella tabella descrizione documenti), ModuliDiStampa [F3] per visualizzare i moduli di stampa presenti nella modulistica.

NUMERO – Il campo è composto da due parti. La prima rappresenta il numero di serie col quale deve essere emesso il documento, viene proposta quella del documento da cui si effettua la duplicazione. La seconda sezione rappresenta il numero progressivo da assegnare al documento. Il programma propone la sigla AUTO ad indicare una numerazione progressiva automatica, ma è possibile assegnare un numero a piacere. In questo caso non viene aggiornato il contatore automatico della numerazione.

DEL – Data del documento. Per tutti i documenti rappresenta la data di emissione del documento, viene proposta la data di lavoro del terminale.

CLIENTE – Codice o nome del Cliente intestatario del documento, viene proposta quella del documento da cui si effettua la duplicazione. Si può inserire il codice di un cliente già codificato oppure eseguire direttamente la sua creazione con il pulsante Modifica [ShF4] (per le anagrafiche già esistenti ne permette la variazione). Sono disponibili anche le ricerca per Codice [F2], per Nome [F3] ed Altre ricerche [F4].

Alla conferma dei dati tramite il comando Ok [F10] si è in inserimento del nuovo documento, qualora questo fosse una notula lo scadenzario relativo viene creato già in tale fase di primo utilizzo del comando Ok [F10]. Le condizioni del cliente (esempio: pagamento, parametro “Sog.Rda”) vengono nuovamente lette dall’anagrafica corrispondete. I dati/valori derivanti da parametri aziendali (esempio: “% per Fon.do previdenza professionisti”, “Crea parcelle Prov/Definit”) vengono impostati sulla base della situazione odierna. I Riferimenti documenti [F5], i dati della colonna “St” del corpo, la data prestazione, la data decorrenza del pagamento, le spese banca eventualmente presenti nel documento duplicato vengono azzerati. Il contenuto del campo “Note” e le spese anticipate, incluso l’importo eventualmente inserito nel piede del documento, vengono proposte anche per il nuovo documento che si sta memorizzando.