(menù CONTABILITA’ – PARCELLAZIONE STUDIO)

Attraverso questa funzione il programma consente di definire dei contratti contenenti le varie prestazioni precedentemente pattuite con il cliente, col fine ultimo di notulare/parcellare le varie quote generate in base alle diverse periodicità di addebito.

Il programma consente la codifica di due diverse tipologie di contratti:

• “B” bozza, che possono essere intestati al cliente oppure no, possono prevedere come unico stato la “C” costruzione, contengono l’elenco delle prestazioni clienti e le metodologie di addebito. Possono essere utilizzati dall’utente per definire ad esempio dei modelli distinti per tipologia di cliente da cui partire per generare eventualmente nuovi contratti intestati ai vari clienti;
• “C” contratto vero e proprio, obbligatoriamente intestato al cliente e che può assumere diversi stati “Costruzione” quando il contratto è in via di definizione, “Attivo” attualmente in vigore, quando consente di generare righe in agenda di lavoro con l’intento di riportarle in notule/parcelle e “aNnullato” ad esempio perché obsoleto e sostituito da altro contratto.

La videata che appare richiamando il programma la prima volta è la seguente:

E’ necessario quindi procedere con l’inserimento dei dati che daranno origine al contratto.

CODICE – Codice univoco del contratto. In fase di inserimento viene visualizzata la dicitura “Auto”, sarà il programma che in fase di conferma del contratto attribuirà il primo numero disponibile. In revisione di un contratto già memorizzato il programma visualizza il relativo numero come campo di sola visualizzazione.

DESCRIZIONE – Campo alfanumerico di 60 caratteri. Identifica la descrizione del contratto e può essere variata anche successivamente alla memorizzazione dello stesso.

TIPO – Identifica la tipologia del contratto. Sono ammessi i seguenti valori:

• B = Bozza. Questa tipologia di contratto che può assumere come unico stato la “C” di costruzione, può essere intestato al cliente oppure no e proprio per questo può essere utilizzato dall’utente per definire ad esempio dei modelli/matrici da cui partire per generare contratti intestati ai clienti. E’ possibile memorizzare al proprio interno delle prestazioni e definire le modalità di addebito. Può successivamente essere trasformato in un contratto di tipo “C” (contratto effettivo). In questo caso deve essere obbligatoriamente compilato il campo “Cliente”.
• C = Contratto. Identifica il contratto vero e proprio intestato al cliente. E’ possibile creare questa tipologia di contratto partendo:
• da un contratto precedente di tipo “C” e utilizzando la funzione “duplica”
• da un contratto di tipo “B” e variando manualmente il campo “tipo” impostandolo a “C”

STATO – A seconda del tipo di contratto precedentemente definito è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

C = Costruzione. Per i contratti di tipo bozza questo è l’unico stato ammesso. Mentre per i contratti di tipo “C” è lo stato proposto per i nuovi contratti generati premendo il pulsante Nuovo[F4] o attraverso la funzione Duplica[F5];

A = Attivo. Contratto attualmente in vigore. L’impostazione dello stato ad “A” è possibile solo per i contratti di tipo “C”. Dopo aver impostato il campo ad “A” il programma segnala, attraverso un messaggio di avvertimento, che non sarà più possibile variare alcuni dati, come ad esempio il codice cliente intestatario del contratto.

NOTA BENE: nel caso in cui nel contratto siano presenti prestazioni con righe già riportate in agenda di lavoro lo stato del contratto può essere modificato solo da “Attivo” ad “aNnullato”; in caso contrario lo stato può essere modificato da “Attivo” a “Costruzione” o “aNnullato”.

N = Annullato. Questo stato deve essere utilizzato quando il contratto viene ritenuto non più valido.

CATEGORIA – Campo alfanumerico non obbligatorio, rappresenta la categoria statistica del contratto. E’ attivo il pulsante Elenco[F2] per richiamare una categoria già presente in archivio o il pulsante Anagrafica categoria[F4] per codificarne una nuova, questo caso la videata che appare è la seguente:

Per codificare una nuova categoria è sufficiente impostare un codice alfanumerico (massimo di quattro caratteri), inserire una descrizione e confermare la videata con il comando Ok [F10].

CLIENTE – Cliente intestatario del contratto. Campo obbligatorio solo per le tipologie contratti di tipo “C”. Tale campo risulta modificabile fino a quando lo stato del contratto è impostato a “C” costruzione.

RESPONSABILE – Responsabile del contratto. Campo non obbligatorio, se è valorizzato il campo responsabile in Rubrica clienti/fornitori il programma valorizza automaticamente questo campo. E’ attivo il comando di campo Elenco [F2] che visualizza l’elenco degli utenti appartenenti allo studio (sia “S” che “s”) presenti in Servizi / Configurazioni /Amministrazione utenti.

NOTA – Nota del contratto. Campo alfanumerico di 60 caratteri non obbligatorio.

ANNO – Anno di validità del contratto. E’ un campo obbligatorio per poter confermare il contratto, sia questo di tipo “Bozza” oppure di tipo “Contratto”. Il contratto ha sempre validità annuale.

DECORRENZA DAL – Data di inizio validità del contratto.

FINE RAPPORTO – Identifica la data in cui si conclude il rapporto con il cliente. Nel caso in cui tale data sia impostata, esiste un controllo non bloccante in fase di generazione righe in agenda di lavoro.

Terminato l’inserimento dei dati di testata è possibile procedere con l’inserimento delle varie prestazioni rientranti nel contratto.