(menù CONTABILITA’ – PARCELLAZIONE STUDIO)

Nell’agenda di lavoro è possibile inserire, visualizzare e modificare le prestazioni da eseguire ed eseguite all’interno dello studio.

Può essere pertanto considerata come un giornale di lavoro dello studio, dove ogni riga corrisponde ad una prestazione eseguita o da eseguire. Inoltre, se lo studio gestisce la funzione di visualizzazione dei messaggi sulle aziende dei clienti, la gestione dell’agenda, oltre ad inserire le varie prestazioni, aggiorna in automatico i messaggi che vengono visualizzati durante l’apertura dell’azienda cliente (per i dettagli vedere il paragrafo PARAMETRI STUDIO di questo stesso capitolo).

La visualizzazione dell’agenda viene pilotata da alcune richieste di selezione e di ordinamento.

I campi richiesti sono i seguenti:

STATO – Stato delle righe prestazioni presenti in agenda a cui limitare la selezione. Le opzioni disponibili sono:

A = Assegnato: prestazione assegnata ad un utente o un cliente.

F = Fatto: prestazione già svolta.

P = Parcellato: prestazione già fatturata.

N = aNnullato: .prestazione che non si vuole più riportare in un documento.

S = Sospeso: prestazione da escludere momentaneamente dall'inclusione in un documento.

Il campo vuoto identifica qualsiasi stato.

ORIGINE – Origine delle prestazioni a cui limitare la selezione. Le opzioni disponibili sono:

M = Manuale, la riga è stata inserita manualmente dall’utente.

C = Contratti, la riga è stata riportata in automatico in agenda operando da un contratto attivo.

G = CDG Studio, la riga è stata importata recuperando le informazioni presenti nelle attività memorizzate nel controllo di gestione dello studio.

Il campo vuoto identifica qualsiasi origine.

UTENTE – Nome completo dell’utente che ha effettuato la prestazione. E’ disponibile il comando Elenco [F2] per selezionare l’utente a cui limitare la ricerca dei dati presenti in agenda, nell’elenco il nome è seguito dalla descrizione del gruppo di appartenenza dell’utente. In Passcom l’utente di tipo “S” (Studio) può selezionare un qualsiasi utente che ha accesso all’azienda (amministratore, idesk studio, idesk azienda gestisti da studio – rappresentati dal tipo gruppo “s” - ed idesk azienda dell’azienda in questione appartenenti ad un gruppo di tipo “E” o “M”); l’utente idesk azienda (appartenente ad un gruppo “E” o “M”) può selezionare solo gli utenti appartenenti al proprio gruppo o visionare tutti i dati presenti in archivio. Se non viene indicato nulla si intendono tutti gli utenti.

NOTA BENE: se negli ulteriori dati dell’anagrafica dell’utente non è stato definito un nome completo, il campo gestirà il nome utente (login).

DA DATA LAV. – Indicare la data iniziale da cui deve partire la ricerca, riferita alla data di lavoro della prestazione in agenda.

A DATA LAV. – Indicare la data finale a cui deve terminare la ricerca, riferita alla data di lavoro della prestazione in agenda.

CLIENTE – Indicare il codice del cliente a cui è stata fatta la prestazione. Se non viene indicato nulla si intendono tutti i clienti.

Sul campo sono attivi: il tasto funzione F2 per richiamare l’elenco dei clienti presenti nel piano dei conti, il tasto funzione F3 per richiamare i clienti ordinandoli per nome e il tasto funzione F4 per effettuare le ricerche più avanzate sull’archivio clienti.

RESP. CLIENTE – Utente corrispondente al responsabile dei clienti per i quali si vuole effettuare la selezione dei dati. La procedura confronta il nominativo indicato nel campo con quelli attualmente presenti nel relativo campo delle anagrafiche clienti. Eventuali righe agenda non associate ad alcun cliente sono escluse dalla selezione. E’ disponibile il pulsante Elenco [F2] per selezionare il soggetto.

PRESTAZIONE – Indicare il codice della prestazione. Se non viene indicato nulla si intendono tutte le prestazioni.

Sul campo è attivo il tasto funzione F2 per richiamare l’elenco delle prestazioni già caricate nell’archivio Prestazioni clienti, il tasto funzione F3 per richiamare anche le prestazioni precancellate e, una volta visualizzato l’elenco delle prestazioni, è nuovamente attivo il tasto funzione F3 per richiamare il listino collegato alla prestazione su cui si è posizionati.

AZZERA – E’ possibile selezionare le sole righe che hanno il parametro “Azzera” impostato a No o a Sì. Lasciando il campo vuoto, si prendono in considerazione tutte le righe prestazione.

ORDINAMENTO (SUDC) – Inserire le lettere corrispondenti alle possibili combinazioni d’ordinamento: S (Stato), U (Utente), D (Data), C (Cliente).

Visualizzato l’elenco delle prestazioni inserite in agenda, in base alle selezioni impostate, è possibile spostarsi con i tasti di navigazione (Freccia Su/Giu, Pag.Su/Giu, Sh+F5 Inizio e Sh+F6 Fine). Con il tasto Esc si esce dall’elenco visualizzato, mentre con Invio su una riga si seleziona la prestazione.

Con il tasto funzione F6 si entra nel dettaglio della prestazione, mentre con F5 si entra in inserimento di una nuova prestazione in agenda e con Sh+F3 si cancella una prestazione già esistente in agenda.

Confermando le selezioni impostate, viene visualizzata la seguente videata:

Se sono state inserite delle Note nella prestazione, risultano evidenziate con il carattere “*” nella colonna “N”. Per visualizzare il contenuto delle note, occorre accedere al dettaglio (F6) o entrare in modifica della prestazione selezionandola con Invio.

Se nell’installazione di Passcom, è stato attivato il controllo di gestione dello studio, richiamando la funzione come utente amministratore è disponibile il pulsante Import [F7], per ulteriori informazioni si rimanda al paragrafo IMPORT DA CONTROLLO DI GESTIONE DELLO STUDIO.

In inserimento di una nuova prestazione in agenda (F5), la videata presenta i seguenti campi:

STATO (A/F/P) – I valori ammessi sono:

A = Assegnato: prestazione assegnata ad un utente o un cliente.

F = Fatto: prestazione già svolta. Alle righe prestazioni riportate in automatico dal controllo di gestione dello studio o da contratti attivi, viene assegnato tale stato.

P = Parcellato: prestazione già fatturata.

N = aNnullato: .prestazione che non si vuole riportare in un documento ma che si vuole comunque conservare nell’archivio.

S = Sospeso: prestazione da escludere momentaneamente dall'inclusione in un documento.

NOTA BENE: la memorizzazione di una riga con stato uguale “S” o “N” prevede, come unico dato obbligatorio, la presenza del codice prestazione.

ORIGINE – Campo di sola visualizzazione contenente l’origine della riga, in inserimento viene assegnata l’origine “Manuale”. Le prestazioni riportate in agenda dall’archivio contratti hanno come origine “Contratti”; le prestazioni derivanti dal controllo di gestione dello studio riportano come descrizione dell’origine “CDG Studio”.

DATA LAVORO – Questa data definisce quando la prestazione è stata eseguita. E’ obbligatoria nel caso in cui lo stato sia uguale a “F” o a “P”.

RIPORTA DATA IN NO/PA – Impostando a S questo parametro, la data di lavoro immessa nel campo precedente verrà memorizzata e riportata nei documenti notule e parcelle emessi a fronte della prestazione.

NOTA BENE: per le prestazioni che nell’agenda di lavoro hanno il parametro “Riporta data in NO/PA” impostato “S”, se nella funzione“Generazione notule/parcelle” il parametro “Raggruppa prest.agenda” è impostato a “S”, la data di lavoro è elemento di rottura e il raggruppamento avviene a parità di data di lavoro.

PRESTAZIONE – Indicare il codice della prestazione. Questo dato è obbligatorio. Sul campo sono attivi: il tasto funzione F2 per richiamare l’elenco delle prestazioni già caricate nell’archivio Prestazioni clienti, il tasto funzione F3 per richiamare anche le prestazioni precancellate e, una volta visualizzato l’elenco delle prestazioni, è nuovamente attivo il tasto funzione F3 per richiamare il listino collegato alla prestazione su cui si è posizionati. Richiamata una prestazione, è attivo il tasto funzione F4 per richiamare l’anagrafica prestazione.

UNITA’ DI MISURA – E’ un campo di sola visualizzazione che riporta l’unità di misura definita nell’anagrafica della prestazione.

QUANTITA’ – Indicare la quantità di prestazioni espressa nell’unità di misura di cui sopra. Tale campo è obbligatorio in caso di Stato uguale a “F” o a “P”.

PREZZO – In questo campo può essere inserito il prezzo della prestazione per la riga attualmente visualizzata. Nel caso sia specificato un importo questo ha priorità; se non viene specificato alcun importo durante la Generazione Notule/Parcelle viene scelto, nell’ordine il prezzo di una particolarità prezzi definita in anagrafica prestazione o il prezzo per il listino associato al cliente. Per la spiegazione delle varie casistiche si rimanda al campo successivo “Totale prestazione”.

NOTA BENE: la righe provenienti dall’archivio contratti e le righe importate dal controllo di gestione dello studio relative ad attività gestite a costo orario e NON a quantità sono memorizzate in agenda con il campo “Prezzo” già compilato.

AZZERA - Qualora si volesse riportare in notula/parcella la riga prestazione azzerando i dati relativi al prezzo, al totale prestazione e alle spese anticipate impostare a “S” (Sì) il campo. In fase di inserimento manuale il campo viene proposto uguale a “N” (No), l’utente può modificare il dato sino a quando la riga non verrà inclusa in un documento.

TOTALE PRESTAZIONE - Campo di sola visualizzazione corrispondente al totale prestazione della riga in oggetto. Se nel campo “Prezzo” è stato inserito un valore, verrà riportato il risultato dato dalla “Quantità” per il “Prezzo”.

Se nel campo “Prezzo” non è stato indicato nulla la procedura visualizza il totale della prestazione che si assegnerà alla riga in fase di generazione notule/parcelle. In questo caso, accanto al campo viene riportato il carattere “#” per indicare che si tratta di un dato calcolato sulla base di quanto attualmente presente per la prestazione in questione come listini prezzi, particolarità, minimo e massimo fatturabile.

La procedura utilizza la seguente modalità per la scelta del prezzo da utilizzare per il calcolo del “Totale prestazione”: la particolarità prezzo, purché valida nel giorno indicato nel campo “Data lavoro” ha priorità sul prezzo di listino. In presenza di più particolarità prezzo associate alla stessa prestazione verrà scelta quella più specifica (esempio: la particolarità associata al singolo cliente viene preferita ad una particolarità prevista per tutti i clienti).

Se definiti in anagrafica prestazione, l’eventuale importo derivante dal listino o dalle particolarità viene confrontato con il valore dei campi “Minimo fatturabile” e “Massimo fatturabile”.

Esempio:prestazione con “Minimo fatturabile” di 10,00 Euro e “Massimo fatturabile” 60,00 Euro.

Per la stessa prestazione è presente una particolarità prezzo per il cliente Mario Rossi: sino a quantità 10 il prezzo è 08,00 Euro.

Alla scelta della prestazione la procedura propone come “Totale prestazione” il minimo fatturabile definito in anagrafica. Sino a quando non verrà indicato uno specifico cliente non potranno essere presi in considerazione prezzi associati a particolarità o listini.

CASO 1:

Nel campo “Quantità” si riporta 3,00 e nel campo “Cliente” si seleziona Mario Rossi. La procedura, come valore calcolato riporta 24, 00 Euro derivanti dalla particolarità dove è previsto un prezzo unitario di 08,00.

CASO 2:

Nel campo “Quantità” si indica 9,00 e nel campo “Cliente” si seleziona Mario Rossi. La procedura, come valore calcolato riporta 60, 00 Euro in quanto per la prestazione è previsto di fatturare sino ad un massimo di 60,00 e l’applicazione del prezzo particolare previsto per il cliente avrebbe superato tale valore (quantità 09,00 x prezzo 08,00 = 72,00).

Si ricorda che l’inserimento manuale di un importo nel campo “Prezzo” sta ad indicare che questo avrà priorità su qualsiasi prezzo presente per la prestazione nelle particolarità, nei listini e nei campi “Minimo fatturabile” e “Massimo fatturabile” di anagrafica.

SPESA ANTICIPATA – In questo campo può essere inserito un importo di spesa eventualmente anticipata per conto del cliente, relativo alla riga di prestazione. Tale importo verrà considerato dalla funzione di generazione automatica delle notule e parcelle.

UTENTE – Nome completo dell’utente che ha effettuato la prestazione. E’ disponibile il comando Elenco [F2] per selezionare l’utente, nel riquadro il nome è seguito dalla descrizione del gruppo di appartenenza dell’utente. In Passcom l’utente di tipo “S” (Studio) può selezionare un qualsiasi utente che ha accesso all’azienda (amministratore, idesk studio, idesk azienda gestisti da studio – rappresentati dal tipo gruppo “s” - ed idesk azienda dell’azienda in questione appartenenti ad un gruppo di tipo “E” o “M”); l’utente idesk azienda (appartenente ad un gruppo “E” o “M”) può selezionare solo gli utenti appartenenti al proprio gruppo o visionare tutti i dati presenti in archivio.

NOTA BENE: se negli ulteriori dati dell’anagrafica dell’utente non è stato definito un nome completo, il campo gestirà il nome utente (login).

CLIENTE – Inserire il codice cliente del piano dei conti. E’ il cliente per il quale viene eseguita la prestazione ed è obbligatorio quando la prestazione è in stato “F” o “P”. Sul campo sono attivi: il tasto funzione F2 per richiamare l’elenco dei clienti presenti nel piano dei conti, il tasto funzione F3 per richiamare i clienti ordinandoli per nome e il tasto funzione F4 per effettuare le ricerche più avanzate sull’archivio clienti.

RIPORTA NOTA IN NO/PA – Tramite questo parametro è possibile scegliere se riportare nella stampa di notule e parcelle la nota eventualmente immessa nel campo successivo. I valori accettati sono:

“ ” = Campo vuoto (blank). La nota non verrà riportata nella stampa di notule e parcelle.

“ , ” = Virgola. La nota verrà riportata in stampa della notula ma non della parcella se derivante da notula. Se si emette direttamente una parcella la nota verrà stampata.

“ . ” = Punto. La nota verrà sempre riportata in stampa di notule e parcelle.

NOTA BENE: per le prestazioni che nell’agenda di lavoro hanno il parametro “Riporta nota in NO/PA” impostato a “,” o “.”, se nella funzione“Generazione notule/parcelle” il parametro “Raggruppa prest.agenda” è impostato a “N” la nota segue la prestazione a cui è riferita. Se il parametro “Raggruppa prest.agenda” è impostato a “S” tutte le note vengono stampate dopo la prestazione che è stata raggruppata.

NOTE – E’ un campo alfanumerico di 72 caratteri in cui inserire qualunque tipo di informazione e su cui non viene effettuato alcun controllo.

Per le aziende che hanno abilitato in Anagrafica Azienda – Configurazione moduli – DOCUVISION il parametro “Gestione completa” è disponibile il pulsante Acquisisci [F8] per associare un documento di Docuvision all’agenda. Quando uno o più documenti sono già collegati all’archivio il pulsante prende il nome di Allegati. Per ulteriori informazioni si rimanda al capitolo Docuvision – GESTIONE DOCUMENTO.

In revisione di una riga prestazione riportata in un documento tramite il programma di GENERAZIONE NOTULE/PARCELLE, sotto il campo “Stato” è visibile l’informazione relativa al tipo e numero documento in cui la riga è confluita.

In presenza di un riferimento al documento emesso la riga prestazione non è più modificabile (il pulsante Ok [F10] risulta disabilitato), il pulsante Elimina [ShF3] nell’elenco risultante da una selezione dei dati contenuti in agenda di lavoro è comunque attivo.

NOTA BENE: la cancellazione del documento o l’eliminazione della riga in questione all’interno della notula/parcella o la variazione dell’intestatario documento riporta lo stato della riga nuovamente a “F” o “S” eliminando anche il riferimento al documento. In caso di ripristino di stato “S” (Sospeso) se la riga prestazione precedentemente all’emissione della notula/parcella aveva il campo “Data lavoro” non impostato verrà cancellata anche la data aggiornata dalla procedura di GENERAZIONE NOTULE/PARCELLE (questa riporta, in tale situazione, la data del documento emesso anche come “Data lavoro”). La prestazione nuovamente in stato “F” o ”S” potrà quindi essere di nuovo inserita in una notula/parcella.

Se per la prestazione riportata in notula/parcella non era stato indicato manualmente uno specifico prezzo, nel campo “Totale prestazione” viene visualizzato solo il carattere speciale “#”. Il valore assegnato alla riga può essere consultato nella stampa di controllo quale Stampe – Parcellazione studio – DOCUMENTI NOTULE/PARCELLE o nel documento stesso.

Per le righe prestazioni con stato “P” definito manualmente e “Prezzo” non impostato, la procedura anche in revisione continua a proporre nel campo “Totale prestazione” il valore che verrebbe riportato in notula/parcella in base all’attuale definizione di listini, particolarità, minimo e massimo fatturabile di anagrafica prestazione.