Quando si è posizionati sul campo “DOCUM” (testata documento), è attivo il tasto F4 “Lista NOTULE PARCELLE” che permette di ricercare i documenti già memorizzati in archivio ai fini della revisione o della trasformazione in altra tipologia di documento (da notula a parcella).

Ogni qualvolta si entri nella procedura, la prima volta che si preme il tasto di ricerca F4 viene presentata una maschera che permette di selezionare i dati da ricercare:

I campi contenuti nella videata di selezione sono i seguenti:

SIGLA DOCUMENTO – Sigla del documento da ricercare. E’ attivo il tasto F2 con l’elenco dei documenti ammessi. Se il campo non è valorizzato vengono ricercati tutti i documenti. Questo campo è seguito da un ulteriore campo di un carattere che consente di specificare il TERZO CARATTERE SIGLA DOCUMENTO. Questo ulteriore campo consente di limitare la selezione della sigla documento ad uno specifico formato di stampa. Il valore predefinito è il carattere”t” (minuscolo) che significa qualsiasi carattere nella terza posizione (il carattere “T” maiuscolo indica di selezionare i documenti che hanno T nel terzo carattere della sigla documento). Combinando questo campo con il precedente è possibile ricercare solo determinati documenti aventi specifico formato di stampa. Se la composizione della ricerca è per esempio “NO”+“t” nell'elenco verranno riportate tutte le notule (NO , NO1, NO2, NOA, NOB,ecc.); se la ricerca è “NO”+“1” verranno selezionate esclusivamente le notule emesse con formato di stampa “NO1”; se invece si ricerca “ ”+”1” verranno selezionate sia le notule che le parcelle emesse con il formato di stampa “NO1” e “PA1”.

DOCUMENTO DATA DA – “Data documento” con cui iniziare la selezione dei documenti da riportare nell’elenco di ricerca. Il programma propone automaticamente la data di inizio anno contabile.

DOCUMENTO DATA A – “Data documento” con cui terminare la selezione dei documenti da riportare nell’elenco di ricerca. Il programma propone automaticamente la data di fine anno contabile.

DOCUMENTO SERIE DA – Serie del documento con cui iniziare la selezione dei dati da riportare nell’elenco di ricerca.

DOCUMENTO SERIE A – Serie del documento con cui terminare la selezione dei dati da riportare nell’elenco di ricerca.

DOCUMENTO NUMERO DA – Numero del documento con cui iniziare la selezione dei dati da riportare nell’elenco di ricerca.

DOCUMENTO NUMERO A – Numero del documento con cui terminare la selezione dei dati da riportare nell’elenco di ricerca.

DA CLIENTE – Cliente intestatario del documento con cui iniziare la selezione dei dati da riportare nell’elenco di ricerca.

A CLIENTE – Cliente intestatario del documento con cui terminare la selezione dei dati da riportare nell’elenco di ricerca.

STATO PA/NA ( /P/D) – Sono accettati i seguenti valori:

“P” = Sono selezionate nell’elenco solo le parcelle-note di credito PROVVISORIE

“D” = Sono selezionate nell’elenco solo le parcelle- note di credito DEFINITIVE

“ ” = (blank – spazio) Sono selezionate entrambe le tipologie sopra descritte

NOTULE CHIUSE ( /S/N) – Il programma propone in automatico il valore N, al fine di escludere tutte le notule già chiuse definitivamente, in ogni caso il valore può essere modificato. Sono accettati i seguenti valori:

“S” = Sono selezionate nell’elenco solo le notule CHIUSE in modo DEFINITIVO

“N” = Sono selezionate nell’elenco solo le notule NON CHIUSE in modo DEFINITIVO

“ ” = (blank – spazio) Sono selezionate entrambe le tipologie sopra descritte

Confermando con il tasto F10 i dati impostati per la ricerca, la procedura memorizza i parametri selezionati ed ogni qualvolta si prema F4, viene visualizzato l’ultimo elenco ricercato. Per eseguire una nuova ricerca è sufficiente premere ulteriormente F4 dall’interno dell’elenco.

Confermando la maschera con i filtri di selezione viene visualizzato l’elenco dei documenti in base ai parametri impostati. La finestra è simile alla seguente:

I dati visualizzati nell’elenco sono i seguenti:

• SIGLA DOCUMENTO (viene visualizzato anche il terzo carattere della “sigla” che identifica il modulo di stampa del documento)
• SERIE e NUMERO DOCUMENTO
• CLIENTE (codice e Descrizione)
• DATA DOCUMENTO
• NOTE
• STATO (Sp) Viene visualizzato il carattere D per le parcelle e le note di credito definitive; per quelle provvisorie non viene visualizzato alcun carattere.
• NOTULA CHIUSA (Nc) Viene visualizzato il carattere S per le notule chiuse in modo definitivo. In caso di parcella viene visualizzata la sigla FS (Fattura Sospesa) se in fase di contabilizzazione per tale cliente - rappresentate un ente pubblico - si è scelto di registrare tale documento anziché una fattura di vendita.
• RIFERIMENTI (R) Viene visualizzato il carattere “r” qualora il documento abbia riferimenti ad altri documenti.
• PARCELLA TOTALMENTE PAGATA (P) Per tutte le parcelle che sono state emesse come documenti “totalmente pagati” viene visualizzato il carattere “S”.

Inoltre, in corrispondenza del titolo della finestra, è riportato tra parentesi il numero di documenti contenuto all’interno dell’elenco ovvero il numero di documenti trovati con la selezione impostata.