La funzione di conversione del piano dei conti, consente di sostituire negli archivi di un’azienda il piano dei conti attualmente utilizzato (di seguito indicato con la dicitura Vecchio) con un nuovo piano dei conti (di seguito indicato con la dicitura Nuovo).
Al fine di poter effettuare la conversione sono state predisposte delle tabelle di correlazione che dovranno essere compilate manualmente dall’utente. La conversione successivamente elaborerà tutti gli archivi dell’azienda sostituendo i codici di origine con i codici di arrivo, così come definito dalle correlazioni stesse.
Si precisa che la conversione riguarda anche tutti i campi di tipo “C” (Conto) definiti alla voce di menu Servizi – PERSONALIZZAZIONI ed il campo “Cliente/Fornitore” dei documenti di Docuvision.
Terminata la conversione l’utente deve intervenire manualmente, per allineare tutto ai nuovi dati, nelle seguenti funzioni:
NOTA BENE: per chi adotterà il piano dei conti Standard Passepartout, le prima tre tabelle saranno fornite insieme al piano dei conti stesso. All’interno di queste tabelle verranno inoltre mantenute anche le informazioni originali dell’azienda oggetto della conversione. Sarà poi l’utente che dovrà verificare ed eventualmente azzerare i dati che non saranno più necessari.
VIDEATE MEMORIZZATE PER SELEZIONI DI STAMPA (tasto Shift+F11): se erano stati memorizzati dei conti e/o dei codici di tabelle variati, occorre memorizzare nuovamente le videate con i nuovi dati.
SPRIX: per i dati che sono variati con la conversione (conti, clienti/fornitori, codici di tabella) e che sono memorizzati in file esterni gestiti con Sprix o altri programmi, occorre intervenire per allineare ai nuovi dati.
FORMATI DI RICLASSIFICAZIONE: i conti indicati nei vari formati devono essere sostituiti con i nuovi.
DATA BASE: i dati replicati, sia in Mexal DB che con la DB Mirror, devono essere riallineati con l’apposita funzione.
LISTE DOCUMENTI: le liste create dalla voce di menu Magazzino - LISTE DOCUMENTO riportano il riferimento al conto (esempio: cliente/fornitore) del piano dei conti utilizzato prima della conversione.
STAMPE PERSONALIZZATE e MODULISTICA GRAFICA: i conti eventualmente utilizzati nei moduli di stampa personalizzati devono essere sostituiti con i nuovi.
CARATTERISTICHE E LIMITI DELLA CONVERSIONE
Prima di procedere al caricamento delle varie correlazioni e quindi alla conversione, occorre tenere presente quanto segue:
Causali contabili = 220 (utente) + 30 (riservate al programma)
Esenzioni iva = 250
Pagamenti = 255
Centri di costo ricavo = 255
Magazzini = 255
Causali mov. magazzino = 90
Di seguito vengono riportati alcuni esempi di correlazioni nel caso in cui il piano dei conti a cui si intende convertire sia quello relativo al raggruppamento 080 (Riservato Passepartout).
Esempio 1) – Impostazione dei conti automatici: conto corrispettivo LORDO diverso da conto corrispettivo NETTO.
Si ricorda che i conti automatici del piano dei conti Passepartout Standard vengono forniti già precompilati, ed i corrispettivi sono già impostati con i due conti specifici: LORDO (807.00001) e NETTO (807.00002).
Conti autom. PC (Vecchio)Conti autom. Nostro PC (Nuovo)
[EM] 05.00001 Corrispettivo lordo807.00001 Corrispettivo lordo
[EM] 05.00002 Corrispettivo netto807.00002 Corrispettivo netto
CORRELAZIONE
Conti autom. PC (Vecchio)Conti autom. Nostro PC (Nuovo)
05.00001 Corrispettivo Lordo807.00001 Corrispettivo lordo
05.00002 Corrispettivo Netto807.00002 Corrispettivo netto
TUTTI gli ALTRI conti NON possono essere correlati al 807.00001e 807.00002.
Esempio 2) – Impostazione del conto automatico corrispettivo con l’indicazione del MASTRO (GMM.?????).
Se si intendono gestire i corrispettivi per mastro occorrerà inserire il MASTRO 807.????? “Vendite per corrispettivi” nei conti automatici del Nuovo piano dei conti. Si dovranno quindi codificare i conti necessari (si ricorda che i codici a disposizione partono dal conto n. 1000 in quanto i primi 999 sono riservati a Passepartout per futuri aggiornamenti). Dovrà poi essere effettuata la correlazione tra i conti del Vecchio e i conti del Nuovo piano dei conti.
Conti autom. PC (Vecchio)Conti autom. Nostro PC (Nuovo)
[EM] 105.????? Corrispettivi 807.????? Corrispettivi
[EM] 105.00002 Corrispettivi std807.00002 Corrispettivi std
CORRELAZIONE
Conti PC (Vecchio)Conti nostro PC Passepartout (Nuovo)
105.00001 Corrispettivo tipo1807.01001 Corrispettivo tipo1
105.00002 Corrispettivo std807.01002 Corrispettivo std
105.00003 Corrispettivo tipo3807.01003 Corrispettivo tipo3
105.00004 Corrispettivo tipo4807.01004 Corrispettivo tipo4
Il conto 105.00002 si deve correlare SOLO con il conto 807.00002, mentre tutti gli altri conti del mastro 105 vanno correlati con conti del mastro 807 escluso il conto 807.00002. TUTTI i conti degli ALTRI mastri NON devono essere correlati al mastro 807.
CONVERSIONE DI AZIENDE APPARTENENTI AL RAGGRUPPAMENTO
SEQUENZA OPERATIVA
In entrambi i casi è necessario verificare che nel Nuovo raggruppamento esistano almeno tanti mastri Cli/For (mai utilizzati) quanti sono quelli presenti nel Vecchio raggruppamento.
Esempio: conversione di un’azienda appartenente al raggruppamento 1 al raggruppamento 9. Raggruppamento 1 con DUE mastri Clienti e DUE mastri Fornitori. Nel raggruppamento 9 devono esistere DUE mastri Clienti e DUE mastri Fornitori MAI utilizzati da associare a quelli del raggruppamento 1.
Successiva conversione di un’azienda appartenente al raggruppamento 2 al raggruppamento 9.
Raggruppamento 2 con QUATTRO mastri Clienti e DUE Fornitori. Nel raggruppamento 9 dovranno essere aggiunti altri QUATTRO mastri clienti e DUE fornitori MAI utilizzati. In totale quindi il raggruppamento 9 dovrà avere almeno SEI mastri Clienti e QUATTRO mastri Fornitori.
Causali/sottocausali contabili
Codici pagamenti
Centri di costo/ricavo
Codici esenzioni iva
Descrizione magazzini
Causali movimenti magazzino
Solo nel caso in cui il raggruppamento preso come riferimento sia stato creato ex-novo è consigliabile utilizzare la funzione “Servizi - Conversione piano dei conti – COPIA TABELLE RAGGRUPPAMENTI”. In questo modo è possibile effettuare la copia (e la relativa correlazione automatica) delle tabelle sopra indicate dal vecchio raggruppamento (a cui appartiene l’azienda oggetto della conversione) al nuovo raggruppamento. Il programma consente di effettuare la copia delle “Causali/sottocausali contabili” SOLO nel caso in cui siano già stati correlati tutti i gruppi/mastri conti.
NOTA BENE: prima di effettuare le copie il programma verifica che nel nuovo raggruppamento queste tabelle non siano MAI state compilate. Nel caso in cui vengano convertite più aziende appartenenti a raggruppamenti diversi si consiglia di effettuare le dovute verifiche e di procedere con la copia delle tabelle partendo dall’azienda avente le tabelle di raggruppamento più complete possibili. In merito alle causali contabili DEVONO ESISTERE solo le CAUSALI STANDARD. Nel caso in cui il raggruppamento a cui si vuole far confluire l’azienda sia già in uso ed esistono i relativi dati si dovrà operare SOLO attraverso l’apposita funzione di correlazione.
Se nei raggruppamenti Vecchi sono gestite le AGENZIE DI VIAGGIO ed i BENI USATI, queste tabelle devono esistere anche nel raggruppamento Nuovo; per installarle occorre attivare le relative gestioni nei parametri contabili. Accedere ad entrambe le tabelle dal menù Contabilità - Tabelle e confermarne la videata.
Si precisa che il piano dei conti Passepartout Standard (raggruppamento 080) ha le seguenti tabelle già compilate:
Codici esenzione iva;
Agenzie viaggio;
Beni usati.
quindi per queste tre tabelle NON occorre eseguire alcuna copia. Se non è possibile utilizzare la funzione di “Copia” si può procedere attraverso la funzione di “Servizi – CORRELAZIONI TABELLE RAGGRUPPAMENTI”. Eventuali dati mancanti dovranno essere inseriti nell’azienda appartenente al nuovo raggruppamento a cui si intende convertire.
NOTA BENE: la conversione modifica gli archivi previsti e gestiti dal codice contratto attualmente in uso. Se l’azienda negli anni precedenti utilizzava delle funzionalità che l’attuale codice contratto non prevede i relativi archivi non verranno presi in considerazione dalla procedura e conterranno quindi dati obsoleti per quanto riguarda il piano dei conti ed elementi relativi alle tabelle di raggruppamento.
Il programma di conversione elaborerà tutti gli archivi dell’azienda appartenente al vecchio raggruppamento e sulla base di quanto definito nelle tabelle di associazione/correlazione, sostituirà i codici dei conti e delle tabelle di gruppo (esempio: causali, codici pagamento, causali movimenti magazzino, ecc.) con quelli del nuovo raggruppamento. L’azienda convertita sarà automaticamente associata al nuovo raggruppamento.
CONVERSIONE AZIENDA BATTEZZATA
SEQUENZA OPERATIVA
Azienda battezzata da convertireAzienda battezzata di riferimento
Conti specifici LORDO e NETTOConti specifici LORDO e NETTO
MASTRO corrispettiviMASTRO corrispettivi
Stesso conto di LORDO e di NETTOStesso conto di LORDO e di NETTO
NOTA BENE: al termine delle operazioni anche l’azienda oggetto della conversione sarà “Battez.abbinata a Gr. 80” .
NOTA BENE: la conversione modifica gli archivi previsti e gestiti dal codice contratto attualmente in uso. Se l’azienda negli anni precedenti utilizzava delle funzionalità che l’attuale codice contratto non prevede i relativi archivi non verranno presi in considerazione dalla procedura e conterranno quindi dati obsoleti per quanto riguarda il piano dei conti.
Il programma di conversione elaborerà tutti gli archivi dell’azienda oggetto della conversione e sulla base di quanto definito nelle tabelle di associazione/correlazione, sostituirà i codici dei conti con quelli dell’azienda presa come riferimento.
Per le spiegazioni dei singoli programmi si rimanda al relativo manuale.