La funzione di conversione consente di sostituire tutti i conti dell’azienda di partenza con quelli dell’azienda di arrivo, sulla base delle correlazioni precedentemente definite.

NOTA BENE: la conversione modifica gli archivi previsti e gestiti dal codice contratto attualmente in uso. Se l’azienda negli anni precedenti utilizzava delle funzionalità che l’attuale codice contratto non prevede i relativi archivi non verranno presi in considerazione dalla procedura e conterranno quindi dati obsoleti per quanto riguarda il piano dei conti ed elementi relativi alle tabelle di raggruppamento.

La procedura esegue l’elaborazione solo nel caso in cui l’utente ha provveduto a correlare tutte le informazioni che saranno oggetto di modifica, ossia conti, gruppi/mastri e, nel caso in cui le aziende siano di raggruppamento, anche i dati richiesti dalle apposite tabelle di correlazione. Se si lancia la funzione senza aver prima definito tutte le correlazioni richieste, la conversione non viene eseguita; la procedura segnala i dati ancora da associare.

Ad esempio, se sono stati correlati solo i conti ma non i gruppi e mastri clienti/fornitori, la procedura mostra il seguente messaggio:

La funzione di conversione verifica quindi che tutte le correlazioni siano state effettuate correttamente e, se il controllo ha esito positivo, procede con l’elaborazione dei dati. Dal momento che tale operazione modifica in maniera irreversibile gli archivi, la procedura esegue in automatico il punto di ripristino nel caso ci sia bisogno di ripristinare appunto la situazione pre-conversione.

NOTA BENE: solo nel caso in cui l’azienda che si converte utilizza il controllo di gestione dello Studio, la procedura visualizza il messaggio seguente “Pima di effettuare la conversione occorre aver effettuato le copie di sicurezza degli archivi per un eventuale ripristino. Confermi elaborazione”. In caso contrario la procedura esegue in automatico il punto di ripristino degli archivi per singola azienda.

Prima di procedere con la definitiva sostituzione dei conti, viene effettuata un’elaborazione di prova (denominata TEST) per verificare la correttezza dell’operazione. Se la funzione rileva degli errori, questi verranno elencati nella finestra di riepilogo al fine di procedere con il completamento dei dati.

ESEMPI DI MESSAGGI:

“Archivio ‘SOTTOCAUS.CONT.’ 51) Conto 331.99998 (di tipo ‘P’) non correlato”. Il conto 331.99998 è stato memorizzato in una sottocausale contabile e successivamente eliminato dalla rubrica del piano dei conti. È necessario codificare tale conto e quindi correlarlo, oppure entrare nella sottocausale ed eliminarlo.

“Archivio ‘RUBRICA CLI/FOR’ [201.00001] (121) Conto 401.01001 (di tipo ‘P’) non correlato”. Nell’anagrafica del conto 201.00001 di tipo Patrimoniale Immobilizzazioni, richiamando la finestra “Conti automatici” tramite il pulsante [ShF4] è stato inserito il conto 401.01001 non più presente nella rubrica del piano dei conti. È necessario codificare tale conto e quindi correlarlo, oppure sostituirlo con un altro conto già codificato.

“Archivio ‘MOV.MAGAZZINO’ (92) Magazzino 5 correlato a magazzino 10. L’azienda gestisce sino a 5 magazzini”. Compilando la tabella Correlazione tabelle raggruppamenti – DESCRIZIONE MAGAZZINI il magazzino numero 5 è stato correlato con un magazzino superiore al numero massimo di magazzini gestiti dall’azienda oggetto della conversione. Nel caso specifico l’azienda di partenza gestisce 5 depositi (parametro di magazzino “Numero magazzini (1-255)”) ed il quinto deposito è stato correlato con il magazzino numero 10 (presente e gestito in una delle aziende appartenenti al futuro raggruppamento di destinazione).

“Archivio ‘AZIENDE’ (4) Conto 07.00100 (di tipo ‘E’) non correlato”. Il conto è stato indicato in un campo di una videata aziendale (esempio: PARAMETRI PROF./STUDIO) ma non risulta codificato nella rubrica del piano dei conti. È necessario codificare tale conto e quindi correlarlo, oppure eliminarlo dalla videata aziendali in questione.

“Archivio ‘PARAMETRI’ (4) Conto 07.00100 (di tipo ‘E’) non correlato”. Il conto è stato indicato in un campo di una videata dei parametri di base (esempio: BOLLI/SPESE BANCA/OMAGGI R.IVA) ma non risulta codificato nella rubrica del piano dei conti. È necessario codificare tale conto e quindi correlarlo, oppure eliminarlo dalla tabella in questione.

In caso contrario viene mostrato il seguente messaggio:

Richiamando la funzione di conversione dall’azienda “STD” per elaborare più aziende, selezionando le ditte interessate, la procedura inizialmente esegue un controllo denominato di test, successivamente procede con la vera e propria conversione eseguendo in automatico anche il relativo punto di ripristino.

NOTA BENE: utilizzando la funzionalità dall’azienda “STD” la procedura prende in considerazione anche aziende pre-cancellate se queste rientrano comunque nella selezione dei dati impostata (esempio: da “STD” si convertono tutte le aziende appartenenti al raggruppamento 009 ed esistono aziende pre-cancellate appartenenti a tale raggruppamento).

L’elaborazione definitiva apporta variazioni differenti a seconda che l’azienda oggetto di conversione sia battezzata o appartenga ad un raggruppamento:

• per le aziende battezzate converte il piano dei conti e la tabella delle esenzioni Iva, nel caso in cui l’azienda da cui si copia il piano dei conti sia battezzata abbinata ad un raggruppamento riservato Passepartout;
• per le aziende di raggruppamento converte il piano dei conti e tutte le tabelle comuni alle aziende facenti parte del nuovo raggruppamento di appartenenza.

Per rendere effettiva la sostituzione occorre effettuare la riorganizzazione degli archivi in modo da correggere i dati che sono stati sottoposti a modifica, per cui la procedura si posiziona direttamente all’interno della funzione “Servizi –RIORGANIZZAZIONE ARCHIVI”.

Al termine della riorganizzazione, nella maschera di riepilogo verranno riportate le eventuali correzioni/modifiche ai dati che sono risultate necessarie.

Una volta iniziata la conversione di un raggruppamento questa funzione deve essere eseguita per tutte le aziende del raggruppamento che si vuole convertire.

Si consiglia di effettuare la conversione in modo multi aziendale dall'azienda STD impostando il campo "raggruppamento numero" con il raggruppamento che si vuole convertire.

Se non si vogliono convertire alcune aziende, ad esempio perché non più attive (quindi rimangono associate al vecchio raggruppamento) , si può utilizzare il campo "Cat.Statistica" per poterle escludere (si ricorda che questo campo si trova nella videata dell'apertura azienda).

In ogni caso se NON si termina la conversione di tutte le aziende, sul vecchio raggruppamento NON si devono creare nuovi conti clienti/fornitori e/o variare anagrafiche.

In pratica non si deve lavorare in concomitanza sia sul vecchio che sul nuovo raggruppamento quando le associazioni dei mastri clienti/fornitori sono state memorizzate.

Qualora non si rispetti quanto sopra descritto eseguendo ulteriori conversioni del vecchio raggruppamento sul nuovo si verificheranno su quest'ultimo delle sovrapposizione di codici clienti/fornitori che causerebbero la perdita delle anagrafiche già esistenti sul nuovo raggruppamento (questo perché la conversione riporta nel nuovo raggruppamento tutti i clienti/fornitori variando solo il gruppo/mastro ma non il codice).

NOTA BENE: se le aziende convertite gestiscono la rubrica unica, deve essere eseguita obbligatoriamente la ricostruzione della rubrica unica per rigenerare le associazioni ai nuovi mastri clienti/fornitori.