Questa funzione consente di importare periodicamente nella Primanota di Passepartout (annualmente o anche più volte in corso d’anno per la gestione di situazioni economico-patrimoniali infrannuali), i saldi contabili o di bilancio, da un file esportato dal modulo ADP Bilancio e Budget (estensione .ADPBIL).

NOTA BENE: la funzione può essere utilizzata solo per aziende la cui contabilità è tenuta su software gestionali di terze parti (quindi diversi dalla soluzione gestionale per imprese Mexal di Passepartout). Prerequisito fondamentale per l’utilizzo della funzione, infatti, è la disabilitazione della Gestione scadenzario e della Rubrica Unica clienti/fornitori.

Per poter utilizzare la funzione occorre aver preliminarmente inserito manualmente i saldi analitici di bilancio sui conti di Passepartout, direttamente nello schema del bilancio civilistico (preferibilmente ordinario) all’interno del modulo ADP Bilancio e budget e aver esportato il file del bilancio (senza applicare l’arrotondamento dei saldi all’unità di euro, tramite il tasto funzione “Esporta bilancio su file”).

In caso di primo accesso alla funzione, se l’utente non ha precedentemente disabilitato la Gestione scadenzario e la Rubrica Unica clienti/fornitori, appare un apposito messaggio di avvertimento:

alla chiusura del messaggio viene automaticamente aperto il menu “Servizi - Variazioni - Parametri aziendali” dal quale procedere con la disabilitazione dei seguenti parametri:

• Gest.estratto conto/scad/effetti
• Rubrica unica clienti/fornitori

Al termine dell’elaborazione è necessario procedere alla riorganizzazione degli archivi aziendali accedendo al menu “Servizi – Riorganizzazione archivi aziendali”.

La disabilitazione della Rubrica unica clienti/fornitori è irreversibile. La prima elaborazione dei dati all’interno della funzione “Carica saldi – Bilancio ADP”, determina la creazione, nella Rubrica clienti/fornitori dell’azienda, dei seguenti conti per l’imputazione dei saldi aggregati di CLIENTI e FORNITORI, distinti tra DARE e AVERE, dal momento che i principi contabili vietano in generale la compensazione di partite con segno opposto:

• 501.00001 - CLIENTI SALDO DARE
• 501.00002 - CLIENTI SALDO AVERE
• 601.00001 - FORNITORI SALDO DARE
• 601.00002 - FORNITORI SALDO AVERE

Accedendo alla funzione viene visualizzata la seguente videata

Nella videata sono disponibili i seguenti campi:

PERCORSO DEL BILANCIO DI ADP (.ADPBIL) – Campo in cui selezionare, tramite il pulsante “Elenco file [F3]”, il file con estensione .ADPBIL esportato dal modulo ADP Bilancio e Budget, dal quale importare i dati.

Nella videata sono disponibili i seguenti tasti:

ELENCO FILE [F3] – Consente di ricercare, nelle cartelle del proprio dispositivo, il file .ADPBIL da importare.

ELIMINA FILE [Shift+F3] – Consente di eliminare, dalla cartella di salvataggio, il file .ADPBIL selezionato nel campo “Percorso del bilancio di ADP (.adpbil)”.

IMPORT SALDI BILANCIO ADP [F8] – Consente di importare i dati dal file .ADPBIL e, dopo la conferma di un apposito messaggio, di accedere alla videata nella quale è possibile visualizzare l’elenco dei conti importati. La funzione va utilizzata tutte le volte che occorre reimportare i dati dal file .ADPBIL, ad esempio perché i dati all’interno del file sono stati modificati oppure perché si ha necessità di importare i dati da un nuovo file .ADPBIL. Per ulteriori approfondimenti si rimanda alla descrizione del tasto funzione “Import dati da CSV [F8] disponibile al paragrafo “Caricamento saldi – Formato CSV”.

VISUALIZZA DATI ELABORATI [F10] – Il tasto funzione è utilizzabile previa selezione di un file .ADPBIL nel campo “Percorso del bilancio di ADP (.adpbil)”.Consente di accedere alla videata nella quale è possibile visualizzare l’elenco dei conti oggetto della più recente importazione da file .ADPBIL. E’ necessario, pertanto, procedere preliminarmente ad eseguire la funzione “Import saldi bilancio ADP [F8]”.

PARAMETRI [Shift+F4] – Consente di accedere alla maschera in cui risultano preimpostati i parametri di importazione dei dati dal file .ADPBIL. Tali parametri, di norma, non devono essere variati dall’utente, ad eccezione del caso in cui siano state apportate modifiche al file .ADPBIL, successivamente all’esportazione dal modulo ADP Bilancio e Budget. Premendo il tasto funzione viene visualizzata la seguente videata:

Si rimanda al paragrafo “Caricamento saldi – Formato CSV”, per la descrizione dei campi disponibili nella videata.

Tramite il tasto funzione “Import saldi bilancio ADP [F8]” si accede alla seguente videata nella quale è possibile visualizzare l’elenco dei conti importati da file .ADPBIL.

Una volta confermata l’importazione, è sufficiente controllare che nella sezione “Anteprima bilancio di verifica” venga visualizzato:

• il medesimo risultato d’esercizio sia nel campo “Risultato SP” che nel campo “Risultato CE”;
• un importo pari a zero in corrispondenza del campo “Differenza”.

Si rimanda al paragrafo “Caricamento saldi – Formato CSV”, per la descrizione degli stati di riga e dei tasti funzione disponibili nella videata.