Entrando nella funzione viene visualizzata la seguente videata per la selezione:

I campi richiesti sono i seguenti:

DAL – Data da cui iniziare la selezione dei documenti da visualizzare. E' possibile elaborare dieci anni contemporaneamente. Per i documenti appartenenti agli esercizi precedenti, la data del documento viene visualizzata con colore diverso. Si fa presente che la durata dell'elaborazione è proporzionale al volume di dati da analizzare e che non è possibile velocizzarla. È comunque ammessa l'interruzione tramite il pulsante [Esc] per poter impostare un intervallo di date più limitato. I documenti che movimentano il magazzino (BC, FT, ecc.) vengono selezionati in base alla data del documento, mentre i documenti di tipo ordini in base alla data di scadenza di riga.

AL – Data a cui terminare la selezione dei documenti da visualizzare. È possibile indicare anche date riferite ad anni precedenti quello di ingresso.

DOCUMENTO – Sigla del documento da visualizzare. Si ricorda che per le fatture immediate si deve immettere “FT”, mentre per le fatture differite occorre ricercare i documenti di origine ad esempio “BC”.

SERIE – Numero di SERIE dei documenti da visualizzare.

NUMERO – Numero DOCUMENTO da visualizzare.

MAGAZZINO – Numero del MAGAZZINO su cui sono stati effettuati i documenti da visualizzare. Per effettuare la ricerca su tutti i magazzini gestiti, occorre lasciare il campo vuoto (viene visualizzata la dicitura “TOT”).

Per i documenti che gestiscono due magazzini (BD, DL, CL, SL…), la ricerca tramite questo campo può essere effettuata sia tramite il magazzino di partenza (Magazzino) che quello di arrivo (A Magazz.). Se viene effettuata la selezione su tutti i magazzini gestiti (campo vuoto), tali documenti vengono riportati su due righe consecutive, una per il magazzino di partenza e l’altra per quello di destinazione.

UBIC – Ubicazione presente nei documenti da visualizzare.

NON UBIC – Se il campo precedente “Ubic” viene lasciato vuoto, tramite questo parametro è possibile selezionare i soli documenti che hanno eseguito movimentazioni senza ubicazione.

SCADENZA ORDINI – Limite data scadenza delle righe ordini che si vogliono selezionare. Se il campo viene lasciato vuoto vengono prese in considerazione tutte le righe ordini. Per le aziende di produzione questa data viene considerata anche per la gestione degli impegni di lavorazione. Saranno considerati tutti gli impegni fino alla data impostata.

CONTO – Codice conto del CLI/FOR intestatario dei documenti di magazzino da visualizzare.

AGENTE – Codice dell’agente memorizzato sui documenti da visualizzare.

ARTICOLO – Codice articolo dell’anagrafica di cui si vuole effettuare la visualizzazione. Questo campo è obbligatorio. Se si seleziona un articolo a taglie compare anche il campo successivo “Taglia numero”. Per gli articoli strutturati occorre inserire il codice dell’articolo presente nell’anagrafica articoli che possiede i progressivi. Non vengono accettati articoli figli senza progressivi.

TAGLIA NUMERO – Se è stato selezionato un articolo a taglie, questo campo permette di selezionare solo i documenti in cui è presente la taglia specificata e i totali si riferiscono esclusivamente a tale taglia. E’ attivo il tasto F2 per la selezione della taglia.

LOTTO – Inserito il codice lotto saranno elaborati solo i documenti contenenti il lotto selezionato. E’ possibile effettuare delle ricerche sui dati presenti in archivio tramite diversi comandi: Codice [F2] (lotti in stato Creato ancora validi e non “Esauriti” ordinati per codice), Tutti [F3] (tutti i lotti in qualsiasi stato), Articolo [F5] (seleziona un articolo di magazzino del quale si visualizzano tutti i lotti esistenti), Multi [ShF5] (selezione multipla lotto, per i dettagli si rimanda al capitolo Appendici di magazzino). Per ulteriori delucidazioni si rimanda al capitolo Anagrafica lotti del manuale Magazzino.

NOTA BENE: conoscendo il codice lotto interno (id lotto), è possibile richiamarlo direttamente indicando il numero id preceduto dal carattere cancelletto (#) seguito da conferma con Invio. Ad esempio “#6494” Invio.

CAT.STAT  Categoria statistica del conto intestatario del documento alla quale deve essere limitata la selezione. Questa informazione viene estrapolata dai documenti relativi ai movimenti di magazzino e non dalle anagrafiche dei conti; inoltre non vengono modificate alla riconferma del documento. Ad esempio: nel conto è presente la categoria statistica “1” e con tale informazione vengono memorizzati alcuni documenti. Se successivamente viene variata la categoria statistica in anagrafica modificandola a “2”, i nuovi documenti emessi conterranno la categoria “2” mentre i documenti precedenti conterranno la categoria “1”.

ZONA  Zona del conto intestatario del documento alla quale deve essere limitata la selezione. Questa informazione viene estrapolata dai documenti e non dalle anagrafiche dei conti; inoltre non vengono modificate alla riconferma del documento. Ad esempio: nel conto è presente la zona “1” e con tale informazione vengono memorizzati alcuni documenti. Se successivamente viene variata la zona in anagrafica modificandola a “2”, i nuovi documenti emessi conterranno la zona “2” mentre i documenti precedenti conterranno la zona “1”.

CAT.ST.AR.  Categoria statistica degli articoli presenti nel documento alla quale deve essere limitata la selezione. Lasciando il campo vuoto la procedura considera tutte le categorie. Caratteri “?” inseriti all’interno della categoria assumono il significato di “qualunque carattere nella posizione”. Questa informazione viene estrapolata dai documenti relativi ai movimenti di magazzino e non dalle anagrafiche degli articoli; inoltre non vengono modificate alla riconferma del documento. Ad esempio: nell’articolo è presente la categoria statistica “A01” e con tale informazione vengono memorizzati alcuni documenti. Se successivamente viene variata la categoria statistica in anagrafica modificandola a “Z99”, i nuovi documenti emessi conterranno la categoria “Z99” e ciò influenzerà i risultati dell’elaborazione.

NOTA BENE: in revisione dei documenti è possibile variare la categoria statistica articoli operando manualmente con il tasto F8 nella riga articolo all’interno dei documenti.

NOTE  Questo campo permette di effettuare la ricerca tramite la nota eventualmente memorizzata nel campo “Note” presente nella testata del documento. È accettato anche il carattere jolly ‘?’ (qualsiasi carattere nella posizione).

Sono disponibili le funzioni Memorizza selezioni (compreso il concetto di “preferito”) e Leggi selezioni in modo da poter salvare e riproporre le impostazioni delle selezioni per l’elaborazione.