La creazione è una delle operazioni basilari e più importanti per la successiva gestione dei dati, assegnando ad ogni articolo una specifica identificazione rappresentata da caratteri numerici o letterali al fine di riconoscerlo in modo univoco all’interno del magazzino.

Per l’assegnazione di tale codice identificativo è importante definire nei PARAMETRI DI MAGAZZINO dell’anagrafica azienda i campi:

-“Tipo codice articolo” che stabilisce come il codice articolo deve essere creato (lasciando ad esempio il campo vuoto il codice articolo può essere alfanumerico con caratteri speciali eccetto “?” e “$); valutando quindi di scegliere una codifica per così dire “parlante”che permettano l’associazione tra il nome e il reale oggetto (esempio: PORVABRO potrebbe essere il codice di “Porta a vetro di abete rosso”) piuttosto che utilizzare il codice EAN per ottenere i codici a barre (barcode) da leggere tramite sensori a scansione, ecc.;

- “Dimensione massima codice” indica la lunghezza massima che può assumere il codice articolo.

In base a tali opzioni, in ANAGRAFICA ARTICOLI, si vanno a definire i dati dell’articolo.

Il primo campo è la nomenclatura che identifica l’articolo e può avere una lunghezza massima di 32 caratteri. La procedura richiede necessariamente di definire la tipologia dell’articolo che si va a creare in quanto a tipi di articoli differenti corrispondono determinate caratteristiche-funzionalità.

A = Merci. Possiede i dati progressivi derivanti dalla movimentazione e viene riportato sia a livello di inventario di magazzino che inventario LIFO.

L = Lavorazione. Articolo con progressivi che non viene preso in considerazione negli inventari (esempio: tempi macchina, ore lavoro).

P = C/deposito. Articolo che possiede i progressivi derivanti dai movimenti fatti ma non interessa gli inventari, perché non di proprietà dell'azienda.

S = Spesa. Articolo senza progressivi che non interessa gli inventari.

M = Modificatore. Articolo fittizio che integra nel prezzo e nella descrizione un articolo di tipo strutturato. Non ha progressivi e non viene riportato negli inventari. Non può essere venduto separatamente all’articolo facente parte della struttura.

C = Campionario. Articolo fittizio che richiama più articoli che saranno dettagliati nei documenti di vendita.

D = Descrittivo. Non ha progressivi e non interessa gli inventari.

T = Testo fisso. Dicitura riportata solo in stampa dei documenti senza possibilità di modifica. Non ha progressivi e non viene coinvolto negli inventari.

V = Testo variabile. Dicitura riportata nei documenti e può essere variata prima della memorizzazione del dato nel corpo documento.

Non ha progressivi e non viene interessato dagli inventari.

Z = Prestazione. Voci di addebito per prestazioni professionali (utili per le aziende di tipo Professioniste per l’emissione di Parcelle).

Scelta la tipologia di appartenenza - non più modificabile – si presentano i dati principali dell’anagrafica.

I dati minimi obbligatori da definire sono:

DESCRIZIONE – Descrizione dell'articolo la cui lunghezza dipende dalla dimensione assegnata al codice (la somma dei due campi sarà sempre uguale a 80 caratteri). Se si immette un carattere ‘?’, quando si opera dalla funzione EMISSIONE/REVISIONE DOCUMENTI, il cursore si posizionerà direttamente sul carattere ‘?’ permettendo di completare la descrizione stessa variandola quindi di volta in volta in ogni riga documento.

UNITÀ DI MISURA - Unità di misura primaria per la gestione delle quantità degli articoli movimentati. Se interessa avere l'automatismo per il calcolo del peso complessivo trasportato all’interno dei documenti occorre che l'unità di misura sia ‘KG’, ‘kg’, ‘Kg’ o ‘kG’. La quantità può essere espressa anche con decimali, sino a un massimo di 6.

ALIQUOTA IVA – Il dato viene richiesto per tutti gli articoli che prevedono una movimentazione ad eccezione degli articoli di tipo Spesa dove può essere definito ma non è vincolante. Indicando la percentuale iva o il codice esenzione a cui risulta assoggettato l’articolo questo viene riportato nei documenti di magazzino, sarà sempre possibile variare il dato in fase di emissione o revisione movimento.

Nel caso di un articolo di tipo Spesa, la videata risulta contenere minori dati in quanto non verrà riportato all’interno degli inventari.

La caratteristica di tali articoli è che, in assenza dell’aliquota iva, il relativo imponibile viene ripartito proporzionalmente fra le aliquote degli articoli che lo precedono nel documento. Se in anagrafica si sceglie un codice di esenzione uguale a quello assegnato ai bolli (Fuori campo iva) nella relativa tabella dei parametri di base, nell'emissione dei documenti gli importi di questi articoli non saranno considerati nella ripartizione per il calcolo dell'iva da assoggettare alle spese accessorie (spese banca, spese di trasporto, ecc.).

Se si ha la necessità di riportare all’intero dei documenti ulteriori descrizioni relative ad articoli oggetto del movimento o relative all’intero documento è possibile predisporre delle anagrafiche (con tipologia testo fisso, variabile o descrittivo).

Il descrittivo mette a disposizione una stringa della lunghezza del campo “Descrizione” che verrà riportata all’interno del corpo del documento e sarà modificabile ogni volta.

Il testo fisso riporta nella stampa del documento un testo di una lunghezza massima di 200 righe da 75 caratteri l’una, ma tale testo non verrà visualizzato in fase di gestione del movimento di magazzino in quanto non modificabile. Il contenuto del testo viene definito posizionandosi nel riquadro “Testo fisso” richiamabile con il pulsante Testo [F6].

Se si vuole definire un testo ampio ma da completare o modificare di volta in volta in fase di emissione documento, l’anagrafica deve essere creata con tipologia “V” (testo variabile). Nel riquadro dove se ne definisce il testo indicando dei caratteri ‘?’ e durante l’immissione del documento tali caratteri diventano campi di immissione. Esempio:

MODELLO ??????????

TARGA ??????????

TELAIO ??????????

Particolarità di tali anagrafiche (testo e descrittivo) è la possibilità di scegliere se queste informazioni debbano essere o meno riportate nel documento successivo (esempio: bolla di accompagnamento merce che si trasforma in fattura). In tal caso nel campo “Tipo descrizione” si sceglie la prima opzione [.] (punto).

Le aziende di tipo professioniste solitamente definiscono le anagrafiche di quelle prestazioni oggetto della propria attività al fine di emettere parcelle. Su tali prestazioni verrà calcolata la ritenuta d'acconto, il valore per il fondo professionisti e il valore per la gestione separata Inps se definiti nei parametri professionisti studio.

Nelle anagrafiche di questi articoli si dovranno inserire le opportune contropartite contabili utilizzando dei conti di tipo “Z” (Sospesi) nel riquadro Condizioni contabili [F6].

E inoltre possibile definire sia per le aziende di tipo Impresa che Professionista, nel caso sia stata attivata la gestione delle ritenute d’acconto dai documenti di magazzino se la prestazione o articolo è soggetto a ritenuta d’acconto. La stessa cosa vale anche per la Cassa previdenza e la gestione separata Inps nel caso in cui siano state inserite le aliquote nei parametri professionista studio.