Impostando tipo gruppo “s = Utenti azienda lite gestita da studio”, si definisce un accesso utente studio che può aprire più aziende con le medesime operatività funzionali degli iDesk azienda AlwaysOn lite. In altre parole, il commercialista può sfruttare gli iDesk azienda AlwaysOn lite già previsti dalla propria licenza, aprendo più aziende d’analoghe caratteristiche e similari limitazioni, con accessi utente studio.

Definendo tale gruppo “s”, si ottiene una finestra come segue:

Il gruppo Utenti azienda lite gestita da studio risulta soggetti alle seguenti restrizioni:

• Max terminali per gruppo = 1;
• Max terminali per utente = 1;
• Max sessioni (mdi) per postazione = 1;
• campo aziende gestite obbligatorio e non commutabile in aziende vietate (per le restrizioni aziendali vedere in seguito);
• singolo utente per gruppo;
• massima autorizzazione DR non gestita;

Ogni azienda consentita deve sottostare alle seguenti regole:

• deve essere esclusivamente di livello 1F o 1Fe;
• se 1F, deve essere univoca rispetto a tutti gli altri Azienda lite gestita da studio ed iDesk azienda AlwaysOn lite. Se 1Fe, deve essere univoca anche rispetto a tutti gli iDesk azienda AlwaysOn estesi;
• non può essere STD;
• non può gestire sottoaziende;
• non può essere di prova;
• non può essere la principale di una prova;
• non può gestire parcellazione;
• deve avere gli archivi aggiornati.

ATTENZIONE: la procedura non ammette aziende non aggiornate, anche se valide in tutti gli altri requisiti. Inoltre, se il gruppo risulta già creato ma almeno una relativa azienda consentita rimane non aggiornata, l’amministratore non può confermare il gruppo (viene bloccato l’ultimo F10 anche senza apportare effettive variazioni). Tale blocco persiste finché tutte le aziende consentite del gruppo “s” non si aggiornano.

All’interno della procedura, l’utente del gruppo prevede le seguenti caratteristiche e limitazioni:

• non può aggiornare i dati generali;
• non può aggiornare i dati aziendali ma solo il proprio raggruppamento;
• può aprire solo le aziende consentite;
• non può creare nuove aziende;
• non può cancellare le aziende ammesse;
• non può aggiornare i programmi tramite Liveupdate 2014, in conseguenza né usufruire della funzionalità Ricerca aggiornamenti;
• utilizza l’elenco stampanti studio;
• utilizza l’elenco sprix studio;
• utilizza l’elenco app studio;
• può accedere ai percorsi soggetti a restrizione dati utente sul server come gli utenti studio;
• può accedere ad aziende che hanno attivo lo scadenzario contabile dello studio (aziende di livello 1Fe). Sono previste le seguenti limitazioni riguardanti lo scadenzario:
• in fase di generazione di operazioni contabili che movimentino lo scadenzario (sia da Immissione – Revisione primanota, sia da Emissione revisione documenti) si possono selezionare solo codici pagamento con una rata di tipo rimessa (M) o contanti (C);
• le operazioni di pagamento che tendono a chiudere rate già esistenti di scadenzario (inserimento della “P” di pagato nello scadenzario non a partite o generazione di una rata compensativa nello scadenzario a partite) può essere fatto anche per un importo parziale, purché rimanga una sola nuova rata per la differenza non pagata;
• nella revisione dello scadenzario non è consentita la creazione di più rate attraverso lo spezzamento delle righe già esistenti;
• nei documenti di magazzino sono consentiti pagamenti e/o abbuoni contestuali alla fattura.

Una volta creato il gruppo e tornati in lista utenti, si può creare quello da agganciare al gruppo iDesk (oppure si può modificare il gruppo d’appartenenza per eventuale utente già creato):

Compare il campo “Aziende gestite” in solo output, con la lista delle aziende consentite nel gruppo. Si ricorda che ogni gruppo iDesk azienda lite gestita da studio può agganciare un solo utente. Nel caso di una sola azienda gestita, lista gruppi e lista utenti riportano esattamente quella sigla, mentre con più aziende riportano l’indicazione “+++”.

CONTEGGIO UTENTI

Il conteggio degli utenti azienda lite gestita da studio si unisce a quello degli iDesk azienda lite, con la differenza che quelli gestiti da studio un utente/terminale può aprire tutte e sole aziende a lui consentite, mentre negli AlwaysOn un utente/terminale apre solo l’azienda a lui abbinata.

In presenza contemporanea di iDesk azienda lite e self pro, il numero di azienda lite gestiti da studio (corrispondenti al numero di sigle aziende gestite in ogni gruppo di tale tipo) si ricava dinamicamente dalla seguente formula:

(max iDesk lite di licenza – iDesk lite configurati) + (max iDesk self pro di licenza – iDesk self pro configurati).

Ad esempio, data una licenza di 5 lite e 10 self pro, il numero di iDesk azienda lite gestiti da studio parte da 15. Configurando 3 lite e 6 self pro, la disponibilità dei lite gestiti da studio si riduce a 6, ricavato dalla soma di lite e self pro non ancora configurati (2+4 secondi i numeri d’esempio).

Nel caso in cui la licenza preveda solo lite o self pro, la somma configurata di tutte le aziende consentite di tutti i gruppi lite gestiti da studio non può superare il max iDesk azienda lite o self pro. Esempio con soli lite, dove la somma configurata:

utenti di tutti i gruppi iDesk AlwaysOn lite + aziende consentite di tutti i gruppi azienda lite gestite da studio

non può superare il max iDesk azienda lite.

Analogamente con soli AlwaysOn self pro, dove la somma configurata:

utenti di tutti i gruppi iDesk AlwaysOn self pro + aziende consentite di tutti i gruppi azienda lite gestite da studio

non può superare il max iDesk azienda self pro.