Questa funzione gestisce la definizione gruppi di utenti e password, richiesti alla partenza del programma, che consentono l’utilizzo o meno delle funzioni alle sole persone autorizzate.

Qualora l’utente e/o la password immessi alla partenza del programma non siano ritenuti validi (perché errati o scaduti), la procedura non permette di proseguire e al terzo tentativo con credenziali non valide la procedura viene chiusa senza segnalazioni. Nel caso di credenziali scadute l’utente, non avendo accesso al programma, dovrà informarsi presso l’Amministratore per ottenere credenziali corrette o verificare la loro data di scadenza.

È possibile limitare l’accesso alle seguenti funzioni:

• singole voci di menu;
• operazioni all'interno dei menu;
• aziende;
• documenti di magazzino;
• esecuzione di alcuni SPRIX;
• modelli dichiarazione redditi.

Risulta possibile avviare altri terminali quando uno risulta già attivo su “Amministrazione utenti” e viceversa; in tal caso, le modifiche eseguite diverranno esecutive alla prossima login degli utenti interessati. Esistono tuttavia alcune eccezioni che riguardano interventi sui contesti a seguire:

• cancellazione gruppo con almeno un utente all’interno;
• cancellazione utente.

Fintanto che almeno un altro terminale è attivo nell’installazione, l’amministratore non può procedere ad eseguire una delle operazioni sopra elencate. Inoltre, nel momento in cui il primo ed unico terminale amministratore ha completato una delle operazioni d’eccezione, esso può soltanto compiere altri interventi su “Amministrazione utenti” oppure chiudere il terminale e rilanciare successivamente il programma. In tale contesto, altri terminali non possono accedere finché l’amministratore stesso ha eseguito Fine lavoro.

Esiste poi un uso esclusivo relativo per la modifica della sigla azienda abbinata al gruppo oppure all’utente iDesk AlwaysOn. In questo caso, consente la variazione della sigla solo se quella già presente non risulta aperta da alcun terminale. Pertanto, l’uso esclusivo relativo non riguarda la sigla di destinazione, quindi non implica blocchi sulla creazione di un nuovo gruppo/utente.

Ad esempio, è possibile creare un nuovo gruppo AlwaysOn esteso associato all’azienda AAA anche se questa risulta utilizzata da altri terminali. Viceversa, se si desidera modificare la sigla del gruppo/utente da AAA a BBB, allora occorre che AAA non sia aperta da alcun terminale attivo, mentre BBB può esserlo.

Il primissimo avvio la procedura crea automaticamente l’amministratore con credenziali default: nome “admin” e password “admin”. Risulterà possibile modificare tali credenziali successivamente, operando appunto dal qui descritto menu “Servizi / Configurazioni / Amministrazione utenti”.