In RETAIL-HO.RE.CA avviare la procedura “contabilizzazione chiusura giornaliera”.

La funzione di CARICAMENTO DEL CICLO ATTIVO prevede che SULL’AZIENDA su cui si deve effettuare l’operazione NESSUN TERMINALE DEVE ESSERE COLLEGATO, in caso contrario la funzione non verrà eseguita (verrà dato un messaggio specifico).

Oltre ai dati delle fatture e delle note di credito emesse vengono inviati anche i relativi clienti.

I dati dei clienti che vengono inviati a Passepartout sono i seguenti:

Dati anagrafici:

Nazionalità (I=Italia C=Cee E=Estero R=Rsm V=Vaticano);

Privato (S/N) (OBBLIGATORIO);

Codice fiscale OBBLIGATORIO per PRIVATO=S

Partita IvaOBBLIGATORIA per PRIVATO=N.

Si ricorda che alla P. Iva va anteposto il codice iso del paese (IT Italia, FR Francia,

DE Germania etc., per San Marino SM seguito dal codice operatore di 5 cifre).

Se il campo è composto da solo numeri (max 11 cifre) viene considerata P. Iva italiana (il

programma antepone automaticamente il codice iso IT);

Persona fisica(S/N);

Ragione Soc.Se Persona Fisica =N alternativo a Cognome+Nome (Obbligatoria);

Cognome Se Persona Fisica = S alternativo a RagSoc (Obbligatoria);

Nome Se Persona Fisica =S alternativo a RagSoc (Obbligatoria);

Indirizzo;

Cap;

Località;

Provincia;

Telefono;

Fax;

E-Mail.

Sigla Paese 2 Caratteri (Codice Iso come nostra tabella. Serve per Black List).

Coordinate bancarie della banca d’appoggio del cliente che servono per l’emissione effetti:

Paese Codice ISO

Cin Iban 2 caratteri

Cin Bban1 carattere

Cod Abi5 caratteri numerici

Cod Cab5 caratteri numerici

C/Corrente12 caratteri alfanumerici (solo lettere maiuscole e numeri. No caratteri speciale/spazi)

Inoltre nelle condizioni commerciali il campo valuta viene impostato automaticamente con la valuta di gestione dell’azienda.

L’aggancio fra il codice cliente di Retail-Ho.Re.Ca e Passepartout viene effettuato mediante la PARTITA IVA o il CODICE FISCALE a seconda che il cliente sia PRIVATO o NON PRIVATO. Quindi il dato PRIVATO (S/N) deve essere sempre inviato ed in base alla sua valorizzazione si deve inviare obbligatoriamente la PARTITA IVA (Privato = N) o il CODICE FISCALE (Privato = S), (in mancan di questi dati tutto il flusso del ciclo attivo NON viene caricato; ciò viene evidenziato con un messaggio specifico).

ATTENZIONE: se in Passepartout NON esiste il cliente questo viene aggiunto sul mastro specificato nella tabella “Mastro autocodifica nuovi clienti” (se la tabella è vuota allora viene assunto il primo mastro clienti presente in Passepartout); se invece il cliente è già presente vengono aggiornati i suoi dati anagrafici.

Le fasi principali della funzione di caricamento delle anagrafiche sono le seguenti:

1) Vengono eseguiti i vari controlli di Passepartout (ad esempio il primo carattere della Ragsoc non può essere un numero, se così fosse viene sostituito con il carattere “-“ meno. Se la Partita Iva è composta solo da numeri, per un Max di 11 cifre, senza codice iso questa viene considerata una Partita Iva italiana, quindi gli viene anteposto il codice iso dell’Italia IT).

2) I campi vengono dimensionati con quelli di Passepartout.

INVIO – CARICAMENTO FATTURE e NOTE DI CREDITO EMESSE

Si fa notare che le FATTURE (FE) possono essere:

Pagate e/o abbuonate completamente

Non pagate

Pagate e/o abbuonate in parte (quindi con un residuo da scadenzare)

Gli importi “Pagati” e “Abbuonati” sviluppano nello scadenzario di Passepartout delle rate di tipo “C” (Contanti), mentre quelli “Non pagati” sono riportati generando le varie rate in base al pagamento con cui si vuole incassare il residuo ancora da pagare. Questo pagamento deve essere specificato sulle singole fatture in Retail-Ho.Re.Ca e correlato, con l’apposita tabella, con quello di Passepartout.

Quando si esegue il caricamento in Passepartout gli importi incassati e/o abbuonati, inseriti sulle singole fatture di Retail-Ho.Re.Ca, generano automaticamente le relative operazioni contabili in primanota, rispettivamente con causale PG (Pagamento) ed AB(Abbuono). Si fa notare che Il valore abbuonato viene girato al conto automatico “Abbuoni passivi”.

Le NOTE DI CREDITO (NE) in Passepartout non hanno pagamenti, generano sempre una rata negativa di tipo rimessa (M) nello scadenzario (poi queste rate vanno gestite manualmente nello scadenzario di Passepartout).

NOTA BENE: la funzione di caricamento gestisce automaticamente il tipo di scadenzario adottato dall’azienda che lo esegue (“Non a partite” e a “Partite”).

CENTRO DI RICAVO: è possibile contabilizzare le FE/NE per centro di ricavo (valido per tutto il documento), eventuali pagamenti/abbuoni contestuali alla FE/NE assumono lo stesso centro di ricavo. Sono ammessi un Max di 255 centri di ricavo (limite di Passepartout) da indicare in Retail-Ho.Re.Ca. sul singolo documento. La contabilizzazione verifica che il centro di ricavo esista in Passepartout, se dovesse mancare la contabilizzazione viene egualmente effettuata ma senza centro di ricavo segnalando il tutto con un messaggio specifico NON BLOCCANTE.

Si fa notare che vengono contabilizzate anche le FE/NE con importo zero (viene visualizzato un messaggio specifico).

Particolarità di ogni registrazione contabile effettuata in Passepartout:

- Come Data Registrazione delle FE-NE viene assunta la data del documento stesso.

- PROTOCOLLO IVA VENDITE: si fa notare che ad ogni numerazione gestita in Retail-Ho.Re.Ca viene correlato un sezionale iva vendite specifico di Passepartout, questo, perchè le numerazioni di Passepartout sono gestite attraverso il protocollo iva dei sezionali; quindi il numero del protocollo iva vendite ed il numero del documento coincidono (come “protocollo iva vendite” viene assunto il numero del documento stesso).

- Al termine del caricamento viene aggiornata automaticamente la tabella numeratori di Passepartout inserendo, per ogni sezionale, il relativo “Numero più alto” dei documenti caricati e la relativa data di registrazione che corrisponde con la data del documento.

- Per ogni contropartita esiste il relativo castelletto iva (si ricorda che in Passepartout il numero max. di contropartite per ogni FE-NE è 50).

Quando si esegue la contabilizzazione vengono eseguiti una serie di controlli; in cui si possono riscontrare due casistiche di INCONGRUITA’:

BLOCCANTI

NON BLOCCANTI.

Nel primo caso la funzione di contabilizzazione di tutto il ciclo attivo non verrà eseguita, mentre nel secondo caso la procedura verrà portata al termine assumendo i relativi valori di default. Le incongruità verranno segnalate con un messaggio specifico.

INCONGRUITA’ BLOCCANTI:

- Azienda non esistente;

- Anno contabile mancante;

- Compilazione delle tabelle di correlazione obbligatorie (Codici Iva, Pagamenti, Sezionali Iva, Incassi+Conti Standard);

- Nella tabella Incassi+Conti standard devono essere presenti i conti obbligatori;

- Codici conti non esistenti;

- Quadratura contabile errata;

- Sezionale iva non correlato.

INCONGRUITA’ NON BLOCCANTI

- Pagamento non correlato(come default viene generata una rata di Rimessa con scadenza uguale alla data doc.).

- Contropartita non correlata(come default viene assunto il conto “Merce vendita Std” della Tab.”Incassi-Conti Std”).

- Contropartita non trovata(come default viene assunto il conto “Merce vendita Std” della Tab.”Incassi-Conti Std”)

- Importo pagato non correlato (come default viene assunto il conto automatico “Cassa contanti”).

- Codici iva non correlato (come default viene assunto 00,1 se c’è iva altrimenti la prima esenzione della tabella ).

- Centro di ricavo non trovato(registrazione eseguita senza centro di ricavo).

NOTA BENE: nei casi NON bloccanti se l’azienda in uso utilizza la “prima nota facile” l’operazione contabile viene marcata “Da Verificare”.