FASE 1 – PRE REQUISITI CONTABILIZZAZIONE CICLO ATTIVO.

In questa tabella occorre inserire le correlazioni fra i codici di pagamento utilizzati in Retail-Ho.Re.Ca e quelli di Passepartout SOLO per gli importi NON INCASSATI da riportare nello scadenzario di Passepartout.

Si ricordano i tipi di pagamento gestiti da Passepartout:

Rimesse dirette;

Ric.Bancarie;

Bonifici;

Rid;

Mav..

NON sono ammessi pagamenti di tipo Tratte (in quanto non gestite da Ho.Re.Ca).

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Codice pagamento esterno Pagamento Passepartout

RIMESSA60DF 3 RIMESSA DIRETTA 60 GG D.F.

RIBA30DF 29 R.B. 30 GG D.F.

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I codici di pagamento Retail-Ho.Re.Ca e Passepartout devono essere immessi nella tabella di correlazione una sola volta.

I pagamenti così correlati verranno applicati alle fatture di vendita non pagate, totalmente e/o in parte, emesse con Retail-Ho.Re.Ca SOLO per l’importo non incassato.

SI RICORDA: se il codice di pagamento utilizzato in Retail-Ho.Re.Ca per gli importi non incassati non viene correlato in questa tabella, la funzione di contabilizzazione riporterà nello scadenzario del cliente una rata di tipo “Rimessa diretta” con data scadenza uguale alla data della fattura.

L’importo incassato della fattura viene riportato in prima nota con una operazione specifica (causale PG = Pagamento) mentre quello NON incassato dovrà poi essere gestito in Passepartout.

TABELLA SEZIONALI IVA VENDITE

Questa tabella di correlazione deve essere COMPILATA OBBLIGATORIAMENTE.

Si accede dalla voce di menù <Tabelle fatture/note credito Vendita>.

Si fa presente che in Passepartout la serie del documento corrisponde con il sezionale iva (tabella numeratori), quindi per avere più numerazioni si devono avere più sezionali; in Retail - Ho.Re.Ca è possibile specificare le varie numerazioni delle fatture con le Serie/Suffissi o Tipo, quindi per collegare i due ambienti occorre correlare le numerazioni di Retail – Ho.Re.Ca con il sezionale delle FE-NE di Passepartout.

NOTA BENE: per avere la stessa corrispondenza con Passepartout si consiglia di utilizzare in Retail - Ho.Re.Ca Serie/Suffissi o Tipi numerici corrispondenti con il sezionale di Passepartout .

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Punto vendita Serie esterna Sez.Iva Passepartout

HOTELPIPPO 1 1 Fatture serie 1

HOTELPIPPO 2 2 Fatture serie 2

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- Le congiunzioni “Punto vendita” + “Serie Esterna” devono essere tutte diverse fra loro; almeno uno dei due campi deve essere compilato obbligatoriamente.

- Se l’azienda NON GESTISCE LE SOTTOAZIENDE, il “Sez. Iva Passepartout” deve essere univoco cioè NON può essere presente in tabella più di una volta; mentre se le sottoaziende vengono gestite il sezionale può essere presente più di una volta purché su punti vendita diversi. Si fa notare che il punto vendita corrisponde con la sottoazienda (vedi tabelle correlazione generali).

TABELLA CONTROPARTITE

Questa tabella di correlazione serve per assegnare alle varie “Categorie contabili” di Retail-Ho.Re.Ca la contropartita contabile di Passepartout. Si fa notare che se la “Categoria contabile” non viene trovata in tabella viene assunta automaticamente la contropartita specificata nel campo “Merci Vendita STD” della tabella “Incassi – Conti Standard” di seguito riportata.

A questa tabella si accede dalla voce di menù <Tabelle fatture/note credito Vendita>.

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Categoria contabile esterna Contropartita merci Passepartout

AA 34.00005 MERCE C/VENDITE

BB 34.00002 MERCE C/VENDITE PARTICOLARE

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Le categorie contabili esterne di Retail-Ho.Re.Ca devono essere tutte diverse tra loro.

CONTROPARTITE DIRETTE

E’ possibile specificare in Ho.Re.Ca. i conti contabili di Passepartout delle contropartite. Per questi conti non necessita la compilazione della tabella di correlazione. La contabilizzazione riconosce la presenza di un conto di contropartita, al che viene eseguita direttamente la ricerca sul Piano dei Conti di Passepartout senza passare dalla tabella di correlazione; se il conto viene TROVATO questo viene assunto come contropartita mentre per NON TROVATO viene assunta automaticamente la contropartita specificata nel campo “Merci Vendita STD” della tabella “Incassi – Conti Standard” di seguito riportata.

TABELLA INCASSI-CONTI STANDARD

Questa tabella di correlazione deve essere compilata obbligatoriamente. Si accede dalla voce di menù <Tabelle fatture/note credito Vendita>.

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Tipo conto/Forma incasso Conto passepartout

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Merce Vendita Std 34.00001 MERCI C/VENDITE

Spese Banca 49.00002 SPESE BANCA

Spese Trasporto 47.00006 SPESE TRASPORTI

Contanti 01.00001 CASSA

Assegno 01.00002 INCASSI CON ASSEGNI

Bancomat 01.00003 INCASSI CON BANCOMAT

CartaCredito1 01.00005 INCASSI CARTA VISA

CartaCredito2

CartaCredito3

RimessaDiretta

Varie1

Varie2

Varie3

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Per i primi quattro conti (tutti obbligatori) vengono assunti, se mancanti, i conti automatici di Passepartout (in ogni caso modificabili).

Si fa NOTARE che i primi tre conti, per le aziende che gestiscono solo la contabilità, non sono presenti nei conti automatici quindi devono essere immessi.

Se nei dati inviati da Retail-Ho.Re.Ca non viene trovata alcuna categoria contabile verrà assunto il conto immesso nel campo “Merce Vendita Std”

Si ricorda che in Ho.Re.Ca attualmente sone gestiti le seguenti modalità di pagamento:

Contanti – Assegno – Bancomat – CartaCredito1 - CartaCredito2 - CartaCredito3

RimessaDiretta - Varie1 – Varie2 – Varie3

Buono Pasto – Addebito Welcome.

.- Buono Pasto ed Addebito - Welcome: non sono considerati essendo gestioni particolari di Ho.Re.Ca.

NOTA BENE: in Retail-Ho.Re.Ca è possibile specificare, in alternativa alla forma di pagamento, il conto contabile su cui contabilizzare gli incassi. Se il conto inserito in Retail-Ho.Re.Ca non esiste nel piano dei conti di Passepartout verrà assunto in sua sostituzione il codice del conto automatico “Cassa Contanti” (ciò verrà segnalato con un messaggio di avviso specifico NON bloccante).

TABELLA MASTRO AUTOCODIFICA NUOVI CLIENTI

Questa tabella non è obbligatoria. Si accede dalla voce di menù <Tabelle fatture/note credito Vendita>.

Mastro autocodifica nuovi clienti

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Codice mastro (mm.?????) :

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In questa tabella è possibile specificare il mastro clienti in cui si vogliono codificare i nuovi clienti provenienti dalle contabilizzazioni delle Fatture di Vendita eseguite da altri programmi (origine) in Passepartout (destinazione). Se il mastro NON viene specificato la contabilizzazione assume automaticamente il primo mastro clienti presente nel piano dei conti dell’azienda.

IL MASTRO IMMESSO E' VALIDO SOLO PER L’AZIENDA (dato aziendale).

In base alla struttura del piano dei conti gestito dall'azienda il mastro clienti (tipo "P C") va inserito nella seguente forma:

GMM.????? Per piano dei conti a 3 livelli (Es: 501.?????)

MM.????? Per piano dei conti a 3 livelli (Es: 04.?????)

Si ricorda che l’aggancio fra i clienti di Retail-Ho.Re.Ca. e Passepartout viene effettuato in due modalità a seconda che il cliente sia PRIVATO o NON PRIVATO come segue:

PRIVATO = “S” con il CODICE FISCALE

PRIVATO = “N” con la PARTITA IVA,

Se il cliente è già presente in Passepartout allora viene eseguito l’aggiornamento dei dati anagrafici mentre se il cliente non esiste viene aggiunto sul mastro specificato oppure, se mancante, sul primo mastro clienti dell’azienda.

FASE 2 - CONTABILIZZAZIONE