La dichiarazione di conformità del bilancio in formato XBRL costituisce un elemento a sé stante, che riguarda il bilancio d’esercizio nel suo complesso. Di conseguenza, tale dichiarazione non deve essere inserita nella parte conclusiva della Nota integrativa (o Info in calce al bilancio micro).

Le diverse dichiarazioni presenti nell’elenco sono quelle standard indicate nell’appendice della Guida nazionale Unioncamere per il DEPOSITO BILANCI al Registro delle Imprese e si differenziano sulla base dei seguenti elementi:

• Soggetto che presenta la pratica di bilancio e sottoscrive digitalmente i documenti (es. amministratore/professionista incaricato/procuratore speciale);
• Formato di deposito del bilancio e cioè il caso in cui si deposita solo il file XBRL quando si approva un bilancio conforme alla tassonomia XBRL in vigore oppure il caso del c.d. “doppio deposito” in cui si deposita sia il file XBRL sia una copia in formato PDF/A quando si approva invece un bilancio non conforme alla tassonomia XBRL (si evidenzia che il caso del doppio deposito è molto raro e riguarda meno del 3% dei bilanci depositati presso il Registro Imprese)
• Tipo di bilancio da depositare (es. ordinario, abbreviato o micro);

La selezione della dichiarazione di conformità del bilancio XBRL deve essere effettuata prima di generare il file XBRL su ciascuna società per la quale si redige il bilancio (la dichiarazione scelta resta valida anche per gli anni successivi) e avviene semplicemente selezionando la riga con la dichiarazione più appropriata da includere (in funzione degli elementi sopra elencati) e confermando con il pulsante Seleziona.

Nel caso in cui il Registro Imprese destinatario della pratica di bilancio richieda una specifica dichiarazione, diversa da quelle predefinite visualizzate in elenco, è possibile aggiungere ulteriori dichiarazioni personalizzate tramite la seguente procedura:

• Selezionare con il mouse una dichiarazione tra quelle distribuite (con codice che inizia per D) sulla base degli elementi sopra indicati e duplicarla con il pulsante Personalizza. In alternativa è possibile creare una dichiarazione personalizzata senza duplicare una distribuita tramite il pulsante Nuova.
• Nella maschera con il testo inserire la propria dichiarazione personalizzata (eventualmente anche in termini di formattazione del testo) e salvare con l’apposito pulsante Salva.

NOTA BENE: dal momento che le dichiarazioni personalizzate vengono salvate su un archivio generale disponibile per tutte le aziende, si consiglia di non inserire delle denominazioni che identificano una specifica società (ad esempio nome e cognome dell’amministratore) e di preferire invece l’utilizzo dei relativi parametri richiamabili tramite la funzione Inserisci dato aziendale; in questo modo, infatti, la stessa dichiarazione potrà essere utilizzata anche per altre società in quanto i parametri inseriti vengono sostituiti con i dati specifici di ciascuna società.

• Cliccare infine sul pulsante Seleziona per impostarla come dichiarazione da includere nel file XBRL.

NOTA BENE: le dichiarazioni personalizzate vengono accodate in fondo a quelle distribuite e hanno codice che inizia con la lettera P.

In fase di prima generazione in assoluto del file XBRL (dalla Nota integrativa o raramente dallo schema di bilancio nel caso di bilancio micro senza info in calce), quando ancora non è mai stata selezionata alcuna dichiarazione, viene restituito un apposito messaggio per avvisare della mancanza della dichiarazione; alla conferma del messaggio viene automaticamente aperto il menu in cui selezionare la dichiarazione di conformità del bilancio XBRL.

Si precisa, infine, che la dichiarazione di conformità deve essere sempre selezionata; di conseguenza, anche nelle situazioni in cui è possibile ometterla, ovvero quando il soggetto che sottoscrive digitalmente il bilancio è l’amministratore o il liquidatore della società, è comunque necessario selezionare una dichiarazione tra quelle presenti in elenco; in questo caso deve essere selezionata una dichiarazione con testo vuoto come ad esempio la prima della lista con codice D01.