La dichiarazione di conformità relativa ai documenti da allegare al bilancio d’esercizio come ad esempio il verbale di assemblea di approvazione bilancio oppure le relazioni sulla gestione o degli organi di controllo o incaricati della revisione legale viene inserita in coda al documento dopo la firma dei sottoscrittori. Le diverse dichiarazioni presenti nell’elenco sono quelle standard indicate nell’appendice della Guida nazionale Unioncamere per il DEPOSITO BILANCI al Registro delle Imprese e, come per le dichiarazioni del bilancio XBRL, è possibile aggiungere ulteriori dichiarazioni personalizzate utilizzabili in tutte le aziende dell’installazione.

La dichiarazione deve essere selezionata sulla base dei seguenti elementi:

• Fonte normativa (es. Unioncamere o specifica CCIAA)
• Soggetto che presenta la pratica di deposito del bilancio
• Tipo di documento (es. Relazioni, Verbali con registro cartaceo, ecc.)
• Tipo di formato (es. duplicato di originale informatico, copia per immagine su supporto informatico di originale cartaceo, ecc.)
• Soggetto che sottoscrive digitalmente il documento (es. amministratore, professionista incaricato, procuratore speciale, ecc.)

La selezione della dichiarazione di conformità dei documenti allegati deve essere effettuata su ciascuna società per la quale si redige il bilancio (la dichiarazione scelta resta valida anche per gli anni successivi) e, come per il bilancio XBRL, avviene semplicemente selezionando la riga con la dichiarazione più appropriata da includere (in funzione degli elementi sopra elencati) e confermando con il pulsante Seleziona. In questo caso, però, viene richiesto di definire anche l’ambito di applicazione e cioè se includerla solo nei documenti di tipo Verbale, solo nei documenti di tipo Relazione oppure in entrambe le tipologie di documenti; il codice della dichiarazione scelta viene visualizzato in alto a sinistra come da figura di esempio

La procedura per l’eventuale personalizzazione della dichiarazione di conformità è la medesima già illustrata nel paragrafo precedente sulle dichiarazioni di conformità del bilancio XBRL.

Anche in questo caso:

• alla prima generazione in assoluto di un documento di Verbale o Relazione, quando ancora non è mai stata selezionata alcuna dichiarazione, viene restituito un apposito messaggio per avvisare della mancanza della dichiarazione; alla conferma del messaggio viene automaticamente aperto il menu in cui selezionare la dichiarazione di conformità da includere nel documento;
• la dichiarazione di conformità deve essere sempre selezionata; anche nelle situazioni in cui è possibile ometterla, ovvero quando il documento è firmato digitalmente da tutti i sottoscrittori del documento, è comunque necessario selezionare una dichiarazione tra quelle presenti in elenco; in questo caso deve essere selezionata una dichiarazione con testo vuoto come ad esempio la prima della lista con codice A01.