Per ciascun cliente, il professionista deve istituire il relativo fascicolo contenente tutti i documenti riguardanti l’Antiriciclaggio. Il fascicolo va conservato rispettando la normativa sulla privacy e va aggiornato nel caso di variazione dei dati identificativi del cliente.

Per il riporto all’interno del fascicolo elettronico di un documento in forma cartacea, il professionista dovrà procedere alla sua scannerizzazione e, qualora si voglia conferire allo stesso validità ai fini giudiziari, dovrà procedere all’apposizione della firma digitale e, ove sia necessaria la data certa, anche della marcatura temporale (contratto, mandato, ecc…).

I documenti che deve contenere il fascicolo del cliente sono elencati nel manuale utente nel capitolo Procedura, sezione Fascicolo del cliente.

Richiamando una registrazione presente nel AUI è disponibile il pulsante [F8] “Fascicolo” che apre la videata con elenco degli eventuali documenti già archiviati.

Per inserire un nuovo documento nel fascicolo del cliente si deve utilizzare il pulsante [Sh+F8] “Docuvision” presente nella videata principale della registrazione. Nella videata è necessario specificare il percorso in cui si trova il file da allegare e compilare la sezione “Classificazione” indicando la data, la tipologia di documento scegliendola tra una di quelle previste e l’oggetto del documento.

Oltre ai documenti esterni alla proceduta, il fascicolo può essere integrato con le stampe generate dalla procedura dell’Antiriciclaggio quali, ad esempio, “Stampa Lettera di Incarico”, “Stampa valutazione rischio”, ecc. Tali stampe possono essere eseguite tramite il pulsante [F7] “Stampe” attivo dalla scheda di registrazione; una volta generate devono prima essere firmate e poi scannerizzate per essere riportate nel fascicolo del cliente.