La nuova disciplina ha previsto la soppressione dell’obbligo di registrazione, mentre rispetto alla precedente normativa si è previsto il rafforzamento dell’obbligo di conservazione; per cui la nuova disciplina ha abrogato l’archivio unico, cartaceo o informatico per i professionisti, a partire dalla data di entrata in vigore del nuovo decreto (4 luglio 2017).

Secondo la Regola Tecnica n. 3, i professionisti possono continuare ad alimentare gli archivi cartacei o informatici già istituiti alla data di entrata in vigore delle disposizioni previste dal D. lgs. 90/2017, quali il registro cartaceo o l’archivio informatico, integrando secondo quanto previsto dalle nuove disposizioni i dati relativi al titolare effettivo e alle informazioni sullo scopo e la natura del rapporto ed elidendo i dati non più obbligatori; ne deriva che il registro cartaceo ovvero l’archivio informatico continuano a costituire “formalmente” una idonea modalità di conservazione ai sensi della normativa vigente.

Nella videata iniziale “Antiriciclaggio” è possibile consultare i documenti riguardanti la normativa, nonché visualizzare l’elenco di tutte le registrazioni inserite in precedenza (tramite il pulsante [F10] “Conferma”), o solo quelle che soddisfano i requisiti definiti dall’impostazione di eventuali filtri.

Solo dopo aver visualizzato l’elenco delle registrazioni è attivo il pulsante [F4] “Nuovo” che consente di procedere alla creazione di una nuova registrazione.

La prima informazione richiesta è la specifica del cliente, scegliendolo fra quelli presenti in rubrica. Se la scheda di identificazione non è stata creata dall’anagrafica cliente, è possibile generarla direttamente in questa fase, premendo il tasto [F6] “Identificazioni”.

Il secondo step è definire i soggetti interessati all’Antiriciclaggio, utilizzando il pulsante [Sh+F6] “Soggetti”. Occorre creare schede soggetti differenti indicando chi è il dichiarante, il legale rappresentante ed eventualmente il titolare effettivo nel caso di società/ente (con la sua percentuale di partecipazione); potenzialmente potrebbe essere la stessa anagrafica per tutte e tre le cariche. Le identificazioni devono essere salvate in definitivo affinché possano essere associate ai diversi ruoli.

La loro creazione determina la compilazione della sezione “Soggetti” della videata principale.

L’indicazione del dichiarante determina anche la compilazione del rischio sul cliente.

Il rischio sull’operazione, invece, deve essere compilato utilizzando il tasto [F5] “Rischio”. Si ricorda che il criterio scelto per valutare il cliente deve essere applicato anche per valutare l’operazione.

Come per il rischio sul cliente, negli anni precedenti veniva richiesto se compilarlo con il criterio “Valutazione rischio 1” oppure con il criterio “Valutazione rischio 2”.

Se si applica il criterio “Regole Tecniche”, il professionista deve specificare per ciascun elemento di valutazione (4 aspetti generali connessi al cliente e 6 aspetti connessi alla prestazione professionale) uno dei quattro giudizi previsti: non significativo, poco significativo, abbastanza significativo, molto significativo. I valori corrispondenti a ogni valutazione sono:

• non significativo = 1;
• poco significativo = 2;
• abbastanza significativo = 3;
• molto significativo = 4;

la loro somma restituisce il punteggio totale del rischio specifico sull’operazione:

Dal punteggio del rischio specifico sul cliente e sulla prestazione, il programma calcola il rischio effettivo riportato in corrispondenza del campo “Rischio eff.”, in base al quale si dovrà effettuare l’adeguata verifica. E’ possibile visualizzare il dettaglio del calcolo se si preme il tasto [F3] “Rischio effettivo”, nella videata principale della registrazione:

Come si può notare, il livello di rischio di intensità più bassa è classificato come “non significativo”. Non è invece previsto un livello di rischio “nullo”. A tal proposito, il Comitato di Sicurezza Finanziaria, esclude nettamente ipotesi/presunzione di assenza di rischio di riciclaggio. Pertanto il rischio potrebbe assumere, al minimo, un valore “non significativo”, ma mai pari a zero.

Il criterio di valutazione applicato è riportato nell’elenco delle registrazioni. In particolare: se è stato utilizzato il criterio “Valutazione rischio 1” il valore riportato nella colonna “Cr” è 1, 2 in caso di criterio “Valutazione rischio 2”, 3 in caso del criterio “Regole Tecniche”. La colonna “Rt” riassume il valore del rischio per ogni registrazione: per criterio 1 e criterio 2 viene riportato un valore di due cifre e un valore compreso tra 1 e 4 se è stato utilizzato il criterio 3.

Nella Scheda di Registrazione è presente il campo “Stato” che, in maniera analoga alle identificazioni, viene modificato automaticamente da procedura a seguito di un’eventuale duplica/annullamento/rettifica della registrazione, ma può essere modificato anche manualmente dall’utente. Può assumere il valore 0 = “in essere mai modificata” in caso di inserimento di nuova registrazione, 1 = “sostitutiva di precedente” in caso di duplica registrazione, 2 = “annullamento”, 3 = “annullamento per rettifica”.

Per salvare in definitivo la registrazione è necessario compilare anche le sezioni:

• “PRESTAZIONE”. I campi “Tipo Prestazione”, “Prestazione” devono essere valorizzati con uno dei valori previsti nelle relative tabelle. In corrispondenza del campo “Prestazione” è presente il campo “Rischio inerente”, non accessibile all’utente, che riporta il valore previsto dalle Regole Tecniche. L’organismo di autoregolamentazione ha ritenuto che una parte del rischio di riciclaggio e di finanziamento al terrorismo “inerisca” direttamente al tipo di prestazione posta in essere dal professionista, che potrà risultare: poco significativa, abbastanza significativa, molto significativa. Questa tipologia di rischio inciderà con parametrazione pari al 30% sul rischio effettivo del cliente. Si ricorda che le prestazioni (l’elenco è reperibile nel manuale dell’antiriciclaggio) classificate con rischio inerente pari a non significativa non richiedono la valutazione del rischio sulla prestazione.
• “DETTAGLIO”. I campi “Scopo” e “Natura” devono essere valorizzati con una descrizione sintetica della prestazione fornita, in maniera da individuare facilmente lo scopo e la natura della prestazione professionale.

La sezione “IMPORTI” va compilata se la prestazione professionale richiesta dal cliente ha un valore determinato o in caso di registrazioni che superano il limite in contanti previsto da normativa. La violazione del limite contanti deve essere compilata prima di rendere in definitivo la registrazione.

Se la registrazione è stata salvata in definitivo e il professionista ha effettuato una segnalazione di anomalia, occorre aggiornare la corrispondente registrazione dell’AUI con il codice dell’anomalia, la data ed il numero di protocollo della ricevuta d’invio. Occorre posizionarsi sulla registrazione e premere il tramite il pulsante [Sh+F5] “Segnalazione” attivo nella videata di elenco registrazioni.