Una volta installata l’applicazione dell’Antiriciclaggio, si accede alla gestione tramite il menu “Aziende – Applicazioni – ANTIRICICLAGGIO”.

Al primo accesso, occorre procedere con la configurazione iniziale dell’applicazione, utilizzando il pulsante “Configura”, sezione “Tabelle Aziendali”.

La tabella “Parametri Azienda” contiene alcune delle informazioni fondamentali per una corretta gestione.

L’utente “Responsabile Antiriciclaggio” è l’utente codificato in Passcom, designato all’impostazione/manutenzione delle tabelle aziendali dell’Antiriciclaggio. Di default viene proposto l’utente con cui si ha effettuato l’accesso. Se la struttura del professionista è di un livello dimensionale tale da prevede un revisore indipendente per la verifica delle politiche, delle procedure e dei controlli, il relativo utente deve essere specificato nell’apposito campo “Revisore indipendente”.

Nella tabella occorre identificare il “Tipo di soggetto incaricato” (ossia se il segnalante è un avvocato, un consulente del lavoro, un dottore commercialista ed esperto contabile, ecc.) nonché specificare se si tratta o meno di uno studio associato; l’attivazione (Studio associato = S) consente di gestire, per ogni registrazione/identificazione, l’associato dello studio che esegue l’adempimento. Il parametro “Identificazione in anagrafica”, se attivato, consente di abilitare l’inserimento di schede di identificazione direttamente dall’anagrafica cliente.

Altre informazioni obbligatorie sono: la specifica della classe Docuvision abilitata per l’Antiriciclaggio, il “Limite contanti”, oltre il quale rendere attivo il controllo in contabilità di operazione da segnalare, e la frequenza del monitoraggio espressa in giorni (sia per la modalità ordinaria, semplificato o rafforzata).

Per salvare le informazioni viene richiesto anche di indicare, tramite il tasto funzione [F5] “Indirizzo segnalazione”, i riferimenti a cui inoltrare le Segnalazioni di operazioni sospette. Per le segnalazioni di violazione utilizzo del contante, occorre selezionare le ragionerie di riferimento in base a dove risiede il professionista.

Tramite il tasto funzione [F8] “Cartella manuale”, presente sempre nell’area dei pulsanti, si deve definire la cartella in locale in cui saranno salvati i documenti riguardante la normativa antiriciclaggio e il “Manuale di Gestione degli Adempimenti Antiriciclaggio”, che l’utente potrà consultare quando desidera.

Nella “Tabella Delegati” è necessario codificare l’elenco dei collaboratori di studio, compreso il responsabile Antiriciclaggio ed eventuale revisore indipendente abilitato all’uso del modulo; devono essere utenti codificati in Passcom.

Tramite il tasto funzione [F7] “Stampa Delega” è possibile stampare la delega di ogni utente abilitato ad operare nell’Antiriciclaggio.

Solo in caso di studio associato occorre compilare la “Tabella Associati”, con i nominativi dei professionisti associati dello studio

N.B.: Per il corretto funzionamento dell’app, è necessario effettuare l’inserimento della prima registrazione dal archivio del Antiriciclaggio (menu “Azienda – App/MyDB – Antiriciclaggio – Gestione antiriciclaggio”) premendo il tasto [F10] – “Elabora”, poi confermando con [Invio]- “Ok” il messaggio restituito “Nessuna registrazione trovata con le selezioni inserite” quindi premendo il pulsante [F4] – “Nuovo”. Di seguito sarà possibile effettuare l’identificazione del cliente anche dalla “Rubrica clienti/fornitori” (menu “Contabilità) tramite il tasto [F12]- “Altre funzioni/Antiriciclaggio” (se nella configurazione delle Tabelle Aziendali, il parametro “Identificazione in anagrafica” è stato impostato a “Sì”).

IDENTIFICAZIONE DEL CLIENTE

L’identificazione consiste nella verifica dell’identità del cliente ed eventualmente del soggetto per conto del quale egli opera, nonché nell’acquisizione dei loro dati identificativi.

All’atto dell’identificazione, i clienti forniscono per iscritto, sotto la propria personale responsabilità, tutte le informazioni necessarie per l’identificazione dei soggetti per conto dei quali operano.

Per le persone fisiche è richiesto: nome e cognome, luogo e data di nascita, indirizzo di residenza/domicilio e gli estremi e fotocopia del documento di identificazione.

Per le persone giuridiche: denominazione, sede legale, partita iva/codice fiscale e fotocopia visura camerale; dalla documentazione occorre anche verificare il potere di rappresentanza dell’esecutore (legale rappresentante).

Dall’anagrafica cliente (“Contabilità – Rubrica clienti/fornitori”) premendo il tasto [F12] “Antiriciclaggio” si apre la videata “Tabella identificazioni” che elenca le eventuali identificazioni già inserite.

N.B.: La prima identificazione va effettuata all’interno dell’App – Gestione Antiriciclaggio, tasto [F10] “Elabora”, poi tasto [F4] “Nuovo” e dalla videata “Scheda di registrazione”, richiamando il cliente, utilizzare il tasto [F6] “Identificazione”.

Per un nuovo inserimento, tramite il tasto [F4] “Nuovo” viene aperta una nuova “Scheda identificazione”. Quando si è posizionati nel campo “Cognome” si attiva il pulsante [F6] – “Nominativi” che apre la finestra “Ricerca nominativo” tramite cui è possibile:

• richiamare uno dei nominativi già presenti nella tabella sovra aziendale “Anagrafica Nominativi” (menu “Azienda – Anagrafica azienda”, pulsante [Sh+F12] “Organi sociali”; per la sua gestione si rinvia al manuale utente Appendice D – Organi sociali);
• oppure, tramite il pulsante [F4] “Inserimento/Variazione anagrafica”, procedere all’inserimento di un nuovo nominativo direttamente nell’archivio degli Organi sociali, senza dover necessariamente utilizzare apposito menu.

Nel caso in cui il nominativo selezionato non ha compilati, nella sua anagrafica, tutti i dati necessari per l’Antiriciclaggio, alla conferma viene dato un messaggio che riporta in elenco le informazioni non presenti e per cui è richiesta la compilazione manuale.

Se le informazioni presenti nella “Scheda Identificazione” differiscono da ciò che è indicato nell’Anagrafica Nominativi (archivio Organi Sociali), il programma, in fase di sovrascrittura dei dati, ne evidenzia le differenze.

Le informazioni della “Scheda Identificazione” sono obbligatori a parte il campo “Note”, ma possono essere inseriti in un momento successivo se la scheda di identificazione viene salvata in provvisorio. Il pulsante [F11] “Provvisorio”, infatti, permette di salvare la scheda di identificazione in maniera temporanea, in modo da consentire all’utente di completare l’inserimento in momenti diversi.

È opportuno compilare le schede d’identificazione dei 3 soggetti fondamentali per la gestione dell’Antiriciclaggio, ossia: DICHIARANTE, LEGALE RAPPRESENTANTE ed eventualmente TITOLARE EFFETTIVO nel caso di società/ente (titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale del cliente).

Una volta completate le identificazioni occorre compilare la valutazione del rischio sul cliente, tramite il pulsante [F5] “Rischio”, che richiede la specifica di appositi valori relativamente ad ogni categoria di rischio prevista da normativa. Negli anni precedenti, l’utente poteva decidere se compilare la valutazione del rischio con il criterio “Valutazione rischio 1”:

oppure con il criterio “Valutazione rischio 2”:

Invece dal luglio 2019, la categoria dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili, Revisore Contabile, Società di revisione e Altri Soggetti, deve applicare le Regole Tecniche:

La valutazione del rischio può essere inserita per tutti i soggetti coinvolti nell’antiriciclaggio (DICHIARANTE, LEGALE RAPPRESENTANTE, TITOLARE EFFETTIVO), ma per l’adeguata verifica verrà considerato solo il rischio specificato sul dichiarante.

Se si desidera, dalla “Tabella Identificazioni” è possibile inserire anche i dati del mandato, premendo il pulsante [Sh+F11] “Mandato”. Nello specifico sono obbligatori i campi “Natura giuridica”, “Descrizione” e la data di inizio mandato “Da Data”. Le date del mandato devono essere coerenti con le date della registrazione. In caso di incongruenze vengono restituiti opportuni messaggi.

Se si valorizza il campo “Azienda” è possibile usufruire della compilazione automaticamente della scheda d’identificazione con i dati anagrafici del dichiarante oppure del legale rappresentante; occorre accedere ad una nuova scheda d’identificazione e premere il pulsante [Sh+F4] “Import” attivo solo sul campo “Cognome”. Il tasto funzione “Import” non è presente nella Scheda Identificazione se si accede dall’AUI ma solo dall’anagrafica cliente: richiamando un determinato cliente, premendo il pulsante [F12] “Antiriciclaggio” e di seguito [F4] “Nuovo”.

Inserite tutte le informazioni della scheda di identificazione e compilata la valutazione del rischio, è possibile salvare la scheda in definitivo tramite il pulsante [F10] “Conferma”.

NOTA BENE: per poter utilizzare la scheda d’identificazione all’interno dell’AUI occorre salvarla in definitivo.

Se la scheda d’identificazione è stata salvata in definitivo, per eventuali modifiche, non è disponibile il tasto [Sh+F3] “Elimina”, ma occorre utilizzare il pulsante [Sh+F3] “Annulla o Rettifica”. Una volta annullato/rettificato una scheda d’identificazione è possibile duplicarla, tramite il tasto [Sh+F4] “Duplica”, per apportare le variazioni.

A seguito di un annullamento, nella scheda d’identificazione annullata/rettificata viene modificato automaticamente il campo “Stato”; da “0” (identificazione in essere mai modificata) o “1” (identificazione sostitutiva da precedente segnalazione), viene modificato in “2” (registrazione annullata) o “3” (registrazione annullata per rettifica) a seconda dell’operazione eseguita.

La scheda d’identificazione può essere inserita, non solo dall’anagrafica del cliente, ma anche direttamente nell’Archivio Unico Informatico (menu “Azienda – App – Antiriciclaggio – Gestione antiriciclaggio”).