Non è detto che i prerequisiti siano dati obbligatori, ad esempio la banca non è un dato obbligatorio per il cliente; tuttavia se ad un cliente C è associata una banca B, in fase di importazione del cliente C, sarà richiesta la presenza sul database della banca B.

Passepartout Retail utilizza la codifica UTF8 per l’esportazione e l’importazione. Se si vuole importare file csv prodotti da un programma esterno, è preferibile utilizzare la suddetta codifica in modo tale da supportare un range di caratteri maggiore della codifica ASCII (ad esempio il carattere "€” non è importato correttamente se la codifica è ASCII).

I progressivi di magazzino degli articolo importati in Passepartout Retail riguardano esclusivamente la quantità e il valore di inventario, omettendo riferimenti a carichi, scarichi ed agli ulteriori progressivi OrdinatoCliente e OrdinatoFornitore.

Per importare correttamente le anagrafiche delle Promozioni è necessaria la presenza di pre-requisiti specifici, quali anagrafiche articolo e Anagrafiche Clienti oltre alle categorie articoli. Passepartout Retail ammette l’importazione delle promozioni aventi clienti associati non codificati nel programma ma in tal caso l'associazione Cliente-Promozione non verrà effettuata.

In caso in Passepartout Retail si vogliano importare della anagrafiche clienti con relative promozioni codificate, è necessario avere, come prerequisito, la presenza delle promozioni in oggetto. Pertanto è necessario lanciare contestualmente l’importazione delle promozioni oppure codificare in Passepartout Retail le promozioni interessate e poi avviare l’import dei clienti.

Nell'importazione dei saldi delle promozioni (corrispondente alla colonna Valore nella griglia promozioni presente in anagrafica cliente) è possibile aggiornare il valore del saldo associato solo nei seguenti casi: il credito in euro o in punti delle promozioni di tipo"Prepagate”, la percentuale di sconto per le promozioni di tipo"Sconto cliente” ed il credito accumulato per la promozione di tipo "Accumulo punti”. Il valore che verrà importato andrà a sovrascrivere quello attualmente previsto in Passepartout Retail per l’anagrafica interessata.

Durante l’importazione dei documenti in Passepartout Retail, la procedura prevede sempre l'inserimento di nuovi documenti qualora sia spuntata l’opzione "Usa numerazione automatica per i documenti di magazzino”; in caso contrario verrà verificato se all’interno di Passepartout Retail esiste già un documento avente stesso numero, serie, sigla, data ed intestatario, se previsto, di quello da importare: se la ricerca ha esito negativo verrà generato un nuovo documento ed importato. In caso contrario vengono cancellate tutte le righe del documento per poi inserire tutte e sole quelle presenti nel documento da importare e memorizzate nel file csv elaborato, permettendo una corretta gestione di righe configurate per uno stesso articolo.

In fase di importazione di anagrafiche Cliente, Promozioni e Articoli la definizione dell'attributo "Selettore" risulta essenziale durante la creazione di una nuova anagrafica, in quanto permette di generare l'opportuna informazione da memorizzare in Passepartout Retail. In fase di importazione in modifica (variazione di informazioni già memorizzate), eccetto la configurazione esatta degli attributi che identificano univocamente l'anagrafica, l'attributo Selettore può essere lasciato generico, in quanto se l'anagrafica esiste, verrà riconosciuta e quindi modificata. Ad esempio in fase di import di anagrafiche Clienti già codificate come Cliente o come Agenzia in Passepartout Retail, lasciando il selettore generico queste verranno riconosciute indipendentemente che siano memorizzate come MetaCliente o Meta Agenzia.

In fase di importazione di una promozione, per ogni promozione vengono cancellati tutti riferimenti agli sconti finora configurati, che verranno aggiornati con quelli contenuti nell’attuale file PromoRigaSconto.csv utilizzato durante l’attuale procedura di importazione dati.

In fase di importazione di un centro di produzione, è necessario tener conto che dalla 2012B l’attributo inizialmente booleano “Stampa uscite non inviate” è diventato enumerabile, ovvero presente diverse opzioni di stampa; risulterà pertanto impossibile poter importare tale attributo in versione inferiori di Passepartout Retail, purché non venga sostuito nel file csv a disposizione l’attributo “StampaUsciteNonInviate” con il valore True o False.

Se in Retail è attivo il modulo “Matricole / Serial number” per le anagrafiche articolo, in fase di importazione dei documenti sarà necessario verificare correttamente le quantità settate ed importate: durante l’import infatti ogni quantità inserita verrà confrontata con l’attuale impostata per il seriale inserito (se già esistente), bloccando l’import qualora violi il check di coerenza del valore della quantità (0, 1 o -1).

• Importante: per importare il saldo delle promozioni, è necessario avere sia il saldo nella colonna prevista nel file “PromozioneXAnagrafica.csv” sia schedulare un import sulla promozione e non sul cliente.
• In fase di importazione di una promozione, specificandone anche gli elementi ad essa associati, è necessario impostare correttamente l’opzione “Eliminazione dei dati secondari”: in fase di import dati con questa opzione è attiva, verranno eliminati dall’attuale promozione se presenti in Passepartout Retail tutti gli elementi che risultano non più associati (non presenti all’interno del file csv che si sta importanto); altrimenti verranno mantenuti tutti gli elementi già associati alla promozioni, permettendo solo modifiche del valore o inserimenti di nuove associazioni.
• Importante: all’interno di sincronizzazioni di un Job di Rete (Retail Master) oppure di un Replica Dati, al cancellazione sarà sempre abilitata, e quindi questa associazione verrà sempre allineata rispetto alla configurazione del mittente dei dati trasmessi.
• Dalla versione 2014B di Retail, per importare all’interno di una promozione anche i clienti ad essa associati, è necessario procedere alla importazione dei clienti.
• Dalla versione 2014D di Retail, è possibile codificare una ricerca e caricamento istanza articolo non solo attraverso il nome, ma anche attraverso uno dei suoi attuali alias codificati.
• Per importare un saldo promozione, si tenga conto che:
• Le promozioni sulle quale viene gestito ed importato il saldo dovranno essere di tipo “Prepagata”, “Prepagata punti”, “Accumulo punti” e “Sconto cliente”.
• I saldi da importare dovranno essere maggiori di zero.
• Dalla versione 2015D1 di Retail, importando per una “promozione i suoi elementi” associati, in presenza di elementi assenti nel programma, viene riportato nel file di log una riga che descrive esattamente il nome dell’elemento assente, e restituite un messaggio di import terminato correttamente anziché restituire un errore.