All’interno della lista di scelta “Tipologia di notifica” è possibile selezionare la modalità di notifica da avviare per un appuntamento: invio di un SMS, una email o entrambe. Per l’invio di una email è richiesto l’inserimento dell’oggetto che corrisponde al titolo della email inviata, mentre per un SMS è sufficiente inserire il testo del messaggio.

NOTA BENE: se all’interno del testo del messaggio e nell’oggetto vengono inseriti i “Caratteri variabili testo messaggio” queste, che rappresentano parti del testo da sostituire con i valori dell’informazione trasmessa, come cortesia prevista per il cliente destinatario (CO), la ragione sociale (C), etc.., verranno sostituite durante all’atto dell’invio di ciascuna notifica.

Se la tipologia di notifica di invio selezionata prevede l’uso degli SMS, sotto il testo vengono inserite due informazioni

Car. tot. – che riporta il numero totale di caratteri che il testo contiene.

Sms tot. – determina il numero di SMS che devono essere spediti come notifica per ogni singolo cliente, in base al testo inserito.

NOTA BENE: dato che un singolo messaggio contiene al massimo 160 caratteri, il programma permette di scomporre un testo superiore di 160 caratteri in più messaggio parziali che verranno durante l’invio della notifica inviati ad ogni singolo cliente.

Nei campi “Invia notifica ..” e “Orario invio notifica” è possibile inserire quanti giorni prima inviare la notifica, e l’orario, in maniera automatica.

Nel campo “Testo di default notifica” è possibile indicare un testo di default per notifiche di tipo SMS. In particolare indicando {CO} e {C} oppure {N} verranno proposti rispettivamente la cortesia prevista per il cliente destinatario della notifica e la ragione sociale del medesimo o solo il nome ad esempio per i clienti abituali.

Selezionando come tipologia di notifica anche la Email (o la voce “Email” o “SMS e Email”), è necessario inserire un oggetto e un testo di default per queste notifiche da schedulare. Attraverso il pulsante “HTML Email” è possibile aprire la finestra in cui poter configurare tutti i parametri necessari per la generazione corretta di una email.

All’interno della finestra è possibile inserire inserire l’Oggetto della email da inviare ai clienti e il testo, personalizzandolo con layout, immagini, formati diversi da quelli standard. Il testo può essere inserito in maniera classica nella scheda Design, potendo all’occorrenza personalizzandolo attraverso tag e codice HTML nella opportuna scheda a fianco.

Il tasto “Conferma” permette di validare le impostazioni inserite per gestire la notifica automatica per email, mentre “Annulla” annulla le modifiche fatte ripristinando le impostazioni iniziale prevista in fase di apertura della finestra medesima.

E’ possibile sia inserire all’interno del testo una formattazione personalizzata, sia impostare uno sfondo: per fare questo è necessario andare nella scheda HTML ed inserire il codice HTML per inserire uno sfondo all’interno del BODY (tag BACKGROND=”<URL della immagine di sfondo>”).

E’ inoltre possibile aggiungere delle immagini all’interno del corpo del testo, premendo il tasto testo e selezionando la voce “Inserisci immagine…”.

Premendo tale operazione viene aperta una finestra dalla quale è possibile selezionare una immagine da aggiungere al messaggio di notifica.

Per fare questo è sufficiente premere il pulsante “Sfoglia”, selezionare una immagine o copiare nella casella “Immagine” l’URL della immagine da aggiungere e confermare.

ATTENZIONE: all’interno del testo del messaggio è possibile inserire solo immagini sotto forma di URL, come ad esempio http://passincontri.com/resources/gallery/meeting2012/FPF_09032012_DSC3833.JPG. Affinché poi il destinatario della notifica possa subito vedere l’immagine inserita al momento della preview della email senza vedere al posto della immagine la X e dovendo cliccarci sopra e scaricandola dal Web, è opportuno verificare che la casella di posta (es. Outlook) non applichi blocchi per il flusso in entrata (es. verificare in “Strumenti – Opzioni – Preferenze – Posta indesiderata – Mittenti attendibili” se l’utente mittente è ritenuto attendibile e quindi il contenuto di ogni notifica proveniente da lui o meno).

Allegato permette di selezionare un file raggiungibile dalla macchina (o locale o nella rete) e allegarlo alla email di notifica.

ATTENZIONE: gli allegati possono essere gestiti solo durante la schedulazione manuale e non automatica di notifiche, come da indagine clienti, scheda promozione, indagine conto (o righe conto), appuntamenti, trattamenti e risorse.

Ad esempio in fase di schedulazione dell’invio di notifiche dall’indagine clienti è possibile impostare una notifica di tipo email nella quale inserire uno o più file allegati.

Attraverso il pulsante Aggiungi è possibile aggiungere un file da allegare alla email: tale pulsante diventa abilitato solo quando è stato selezionato un file da allegare nel corrispondente controllo. Dato che nel controllo compare solo il nome del file allegato selezionato senza far riferimento al percorso in cui è stato selezionato, se il suo nome dovesse corrispondere ad uno di quelli già aggiunti, viene chiesta la conferma dell’aggiunta del file in oggetto.

Solo confermando l’inserimento, tale file verrà aggiunto tra quelli da allegare aggiungendo in fondo al nome “(X)”, dove X corrisponderà al numero di file aventi il medesimo nome già inseriti: nell’esempio si otterranno due allegato aggiunti, “volantino_maggio.jpg” e “volantino_maggio (2).jpg”.

Confermando tutte le impostazioni inserite nella finestra, premendo il pulsante Conferma, tutti i file allegati vengono generati nella sottocartella di installazione del Server Retail “Temp” con lo stesso nome visualizzato nella lista degli allegati inseriti: solo all’atto dell’invio delle email questi file generati vengono cancellati dalla cartella “Temp”; in caso in cui l’invio venga interrotto o annullato questi file rimangono temporaneamente nella cartella finché l’intera cartella non viene rigenerata o si procede a schedulare ed avviare un nuovo invio di notifiche per email.

ATTENZIONE: affinché l’inserimento degli allegati avvenga, non è sufficiente selezionare all’interno del controllo il file desiderato, ma occorre necessariamente premere il pulsante “Aggiungi”. Solo dopo l’effettiva aggiunta il nome del file verrà cancellato dal controllo di selezione.

Premendo il pulsante Cancella viene cancellato il file allegato selezionato dalla lista degli allegati finora aggiunti. Inizialmente tale lista è posta sulla voce “Allegato non selezionato”, che corrisponde ad alcuna selezione fatta; infatti solo selezionando un effettivo file tra quelli aggiunti, il pulsante di cancellazione diventa abilitato e la cancellazione permessa.

Conferma permette la validazione delle impostazioni che le email di notifica devono avere. Se nel momento della conferma risulta presente un file selezionato ma non ancora aggiunto tra gli allegati, viene visualizzata una richiesta per aggiungere il file o cancellare l’attuale selezione.

Premendo il tasto “Sì” si procede ad inserire automaticamente tra i file da allegare, con un nome opportuno (vedi sopra il caso di file allegati con lo stesso nome) e chiudendo la finestra, altrimenti verrà cancellata la selezione del file e chiusa direttamente la finestra.

Ogni email che viene inviata e che presenta uno o più file allegati, questi vengono memorizzate concatenando il nome di ciascun file separato dal carattere speciale “pipe” (“|”), in quasto questo carattere non può essere utilizzato (vincolo del sistema operativo) come carattere valido all’interno del nome di un file: aprendo una email selezionata dalla indagine delle email inviate questa sequenza viene divisa per il carattere speciale e tutte le parti derivate verranno inserite nella combo riportante gli allegati aggiunti.