La funzione di conversione del piano dei conti, consente di sostituire negli archivi di un’azienda il piano dei conti attualmente utilizzato (di seguito indicato con la dicitura Vecchio) con un nuovo piano dei conti (di seguito indicato con la dicitura Nuovo).

Al fine di poter effettuare la conversione sono state predisposte delle tabelle di correlazione che dovranno essere compilate manualmente dall’utente. La conversione successivamente elaborerà tutti gli archivi dell’azienda sostituendo i codici di origine con i codici di arrivo, così come definito dalle correlazioni stesse.

Si precisa che la conversione riguarda anche tutti i campi di tipo “C” (Conto) definiti alla voce di menu Servizi – PERSONALIZZAZIONI ed il campo “Cliente/Fornitore” dei documenti di Docuvision.

Terminata la conversione l’utente deve intervenire manualmente, per allineare tutto ai nuovi dati, nelle seguenti funzioni:

• Comunicazione Iva;
• Dichiarazione Iva;
• Allegati Clienti/Fornitori (solo per aziende appartenenti ad un raggruppamento o battezzate ma associate ad un’azienda battezzata ed abbinata ad un gruppo Standard Passepartout);
• Invio telematico corrispettivi (solo per aziende appartenenti ad un raggruppamento o battezzate ma associate ad un’azienda battezzata ed abbinata ad un gruppo Standard Passepartout);
• Modello 770;
• Bollo virtuale, la tabella inclusa in Servizi – Registri bollati può contenere dei codici esenzioni Iva (solo per aziende appartenenti ad un raggruppamento o battezzate ma associate ad un’azienda battezzata ed abbinata ad un gruppo Standard Passepartout);
• Flussi di cassa: nell’elaborazione è necessario elaborare nuovamente i dati provenienti dal magazzino impostando a “S” il campo “Elabora archivi doc”.

NOTA BENE: per chi adotterà il piano dei conti Standard Passepartout, le prime quattro tabelle saranno fornite insieme al piano dei conti stesso. All’interno di queste tabelle verranno inoltre mantenute anche le informazioni originali dell’azienda oggetto della conversione. Sarà poi l’utente che dovrà verificare ed eventualmente azzerare i dati che non saranno più necessari.

VIDEATE MEMORIZZATE PER SELEZIONI DI STAMPA (tasto Shift+F11): se erano stati memorizzati dei conti e/o dei codici di tabelle variati, occorre memorizzare nuovamente le videate con i nuovi dati.

SPRIX: per i dati che sono variati con la conversione (conti, clienti/fornitori, codici di tabella) e che sono memorizzati in file esterni gestiti con Sprix o altri programmi, occorre intervenire per allineare ai nuovi dati.

FORMATI DI RICLASSIFICAZIONE: i conti indicati nei vari formati devono essere sostituiti con i nuovi.

DATA BASE: i dati replicati, sia in Mexal che con la DB Mirror, devono essere riallineati con l’apposita funzione.

LISTE DOCUMENTI: le liste create dalla voce di menu Magazzino - LISTE DOCUMENTO riportano il riferimento al conto (esempio: cliente/fornitore) del piano dei conti utilizzato prima della conversione.

STAMPE PERSONALIZZATE e MODULISTICA GRAFICA: i conti eventualmente utilizzati nei moduli di stampa personalizzati devono essere sostituiti con i nuovi.

Data l’entità degli archivi coinvolti si consiglia di effettuare la copia dell’intero ambiente prima di procedere con la conversione effettiva dei dati, così da avere anche una installazione “di appoggio” dove consultare i vecchi dati a prima dell’operazione di conversione.

ATTENZIONE: se nel profilo delle singole aziende è presente un percorso assoluto, nella copia dell’installazione è necessario modificare il contenuto del campo “Directory azienda” tramite il programma di servizio “msdiraz.exe” (se sono stati utilizzati dei percorsi relativi – esempio: +aziende\ - non è necessario alcuna modifica, mentre se vi sono dei percorsi assoluti – esempio: c:\mexal\dati\aziende\ o /home/mexal/dati/aziende/ - nel nuovo ambiente questi devono essere variati inserendo la nuova directory).

CARATTERISTICHE E LIMITI DELLA CONVERSIONE

Prima di procedere al caricamento delle varie correlazioni e quindi alla conversione, occorre tenere presente quanto segue:

• L’azienda oggetto della conversione deve essere correlata ad un’azienda con stessa tipologia di piano dei conti (IMPRESA-PROFESSIONISTA).

• Le aziende BATTEZZATE possono copiare il piano dei conti SOLO da un’altra azienda battezzata.

• Le aziende appartenenti ad un RAGGRUPPAMENTO possono SOLO essere associate ad un altro raggruppamento. In questo caso entrambi i raggruppamenti non devono gestire la tabella di magazzino CONTROPARTITE e l’impostazione del parametro “Valorizza” dei rispettivi depositi deve essere uguale. Inoltre nel raggruppamento di partenza (l’attuale dell’azienda che verrà convertita) non devono essere presenti dei dati nell’archivio di magazzino dei contatti.

• La tipologia dei conti (vecchi e nuovi) deve essere la stessa (PG-PI-PK-PR-EV-EL), l’unica eccezione è relativa ai conti economici EM-ES-EG che si equivalgono.

• Per i CLIENTI/FORNITORI è possibile variare solo il GRUPPO/MASTRO mantenendo invariato il codice di conto, esempio: il cliente 501.00001 potrebbe diventare 520.00001 ma non 521.00003.

• Nel caso in cui si intenda passare più aziende appartenenti a raggruppamenti diversi ad un nuovo raggruppamento la conversione deve essere effettuata per ogni singola azienda, possono comunque essere predisposti i dati (tabelle di correlazione) contemporaneamente. Si ricorda, però, che devono essere rispettati i limiti massimi delle tabelle sotto riportate:

Causali contabili = 220 (utente) + 30 (riservate al programma)

Esenzioni iva = 250

Pagamenti = 255

Centri di costo ricavo = 255

Magazzini = 255

Causali mov. magazzino = 90

• In base al contenuto della tabella “Conti automatici” la procedura riconosce, in entrambe le aziende, i conti/mastri utilizzati per i CORRISPETTIVI e viene controllato che la correlazione possa avvenire solo tra tali conti/mastri. Si ricorda che nel caso in cui l’azienda oggetto della conversione sia BATTEZZATA l’impostazione dei CONTI AUTOMATICI dovrà essere IDENTICA a quella da cui si intende effettuare la copia del piano dei conti. Nel caso in cui invece l’azienda oggetto della conversione appartenga ad un RAGGRUPPAMENTO è possibile associarla ad un’azienda appartenente ad un raggruppamento avente i CONTI AUTOMATICI IMPOSTATI IN MODO DIVERSO. Nel caso in cui vengano convertite più aziende appartenenti ad un solo raggruppamento si consiglia di impostare i conti automatici di entrambe le aziende nello stesso modo.

Di seguito vengono riportati alcuni esempi di correlazioni nel caso in cui il piano dei conti a cui si intende convertire sia quello relativo al raggruppamento 080 (Riservato Passepartout).

Esempio 1) – Impostazione dei conti automatici: conto corrispettivo LORDO diverso da conto corrispettivo NETTO.

Si ricorda che i conti automatici del piano dei conti Passepartout Standard vengono forniti già precompilati, ed i corrispettivi sono già impostati con i due conti specifici: LORDO (807.00001) e NETTO (807.00002).

Conti autom. PC (Vecchio)Conti autom. Nostro PC (Nuovo)

[EM] 05.00001 Corrispettivo lordo807.00001 Corrispettivo lordo

[EM] 05.00002 Corrispettivo netto807.00002 Corrispettivo netto

CORRELAZIONE

Conti autom. PC (Vecchio)Conti autom. Nostro PC (Nuovo)

05.00001 Corrispettivo Lordo807.00001 Corrispettivo lordo

05.00002 Corrispettivo Netto807.00002 Corrispettivo netto

TUTTI gli ALTRI conti NON possono essere correlati al 807.00001e 807.00002.

Esempio 2) – Impostazione del conto automatico corrispettivo con l’indicazione del MASTRO (GMM.?????).

Se si intendono gestire i corrispettivi per mastro occorrerà inserire il MASTRO 807.????? “Vendite per corrispettivi” nei conti automatici del Nuovo piano dei conti. Si dovranno quindi codificare i conti necessari (si ricorda che i codici a disposizione partono dal conto n. 1000 in quanto i primi 999 sono riservati a Passepartout per futuri aggiornamenti). Dovrà poi essere effettuata la correlazione tra i conti del Vecchio e i conti del Nuovo piano dei conti.

Conti autom. PC (Vecchio)Conti autom. Nostro PC (Nuovo)

[EM] 105.????? Corrispettivi 807.????? Corrispettivi

[EM] 105.00002 Corrispettivi std807.00002 Corrispettivi std

CORRELAZIONE

Conti PC (Vecchio)Conti nostro PC Passepartout (Nuovo)

105.00001 Corrispettivo tipo1807.01001 Corrispettivo tipo1

105.00002 Corrispettivo std807.01002 Corrispettivo std

105.00003 Corrispettivo tipo3807.01003 Corrispettivo tipo3

105.00004 Corrispettivo tipo4807.01004 Corrispettivo tipo4

Il conto 105.00002 si deve correlare SOLO con il conto 807.00002, mentre tutti gli altri conti del mastro 105 vanno correlati con conti del mastro 807 escluso il conto 807.00002. TUTTI i conti degli ALTRI mastri NON devono essere correlati al mastro 807.

CONVERSIONE DI AZIENDE APPARTENENTI AL RAGGRUPPAMENTO

SEQUENZA OPERATIVA

• Innanzitutto occorre identificare quello che sarà il Nuovo raggruppamento a cui far confluire l’azienda oggetto della conversione. Nel caso in cui ne venga creato uno ex-novo attraverso la funzione “Installazione Raggruppamenti” è necessario che esista almeno un’azienda appartenente al raggruppamento stesso nella quale caricare tutti i conti/tabelle, mentre nel caso in cui il nuovo raggruppamento a cui si intende convertire sia già stato utilizzato è possibile far riferimento ad un’azienda già esistente appartenente al raggruppamento stesso.

• Attraverso la funzione “Servizi - Conversione piano dei conti - ASSOCIA PIANO CONTI A CUI CONVERTIRE” è necessario effettuare l’associazione tra il raggruppamento dell’azienda che si intende convertire e il raggruppamento dell’azienda presa come riferimento ai fini della conversione stessa.

• Eseguire la correlazione dei conti utilizzando l’apposita funzione “Servizi - Conversione piano dei conti - Correlazioni gruppi-mastri/conti – CONTI”.

• Eseguire la correlazione dei mastri clienti/fornitori utilizzando l’apposita funzione “Servizi - Conversione piano dei conti - Correlazioni gruppi-mastri/conti – GRUPPI-MASTRI CLI/FOR”.

In entrambi i casi è necessario verificare che nel Nuovo raggruppamento esistano almeno tanti mastri Cli/For (mai utilizzati) quanti sono quelli presenti nel Vecchio raggruppamento.

Esempio: conversione di un’azienda appartenente al raggruppamento 1 al raggruppamento 9. Raggruppamento 1 con DUE mastri Clienti e DUE mastri Fornitori. Nel raggruppamento 9 devono esistere DUE mastri Clienti e DUE mastri Fornitori MAI utilizzati da associare a quelli del raggruppamento 1.

Successiva conversione di un’azienda appartenente al raggruppamento 2 al raggruppamento 9.

Raggruppamento 2 con QUATTRO mastri Clienti e DUE Fornitori. Nel raggruppamento 9 dovranno essere aggiunti altri QUATTRO mastri clienti e DUE fornitori MAI utilizzati. In totale quindi il raggruppamento 9 dovrà avere almeno SEI mastri Clienti e QUATTRO mastri Fornitori.

• Eseguire la correlazione dei mastri “GMM.?????” specificati nelle sottocausali contabili dell’azienda oggetto della conversione, tramite la funzione “Servizi - Conversione piano dei conti - Correlazioni gruppi-mastri/conti – GRUPPI-MASTRI TABELLE SOTTOCAUSALI”.

• Se il raggruppamento di arrivo viene creato ex novo, devono essere compilate anche le varie TABELLE DI GRUPPO:

Causali/sottocausali contabili

Codici pagamenti

Centri di costo/ricavo

Codici esenzioni iva

Descrizione magazzini

Causali movimenti magazzino

Solo nel caso in cui il raggruppamento preso come riferimento sia stato creato ex-novo è consigliabile utilizzare la funzione “Servizi - Conversione piano dei conti – COPIA TABELLE RAGGRUPPAMENTI”. In questo modo è possibile effettuare la copia (e la relativa correlazione automatica) delle tabelle sopra indicate dal vecchio raggruppamento (a cui appartiene l’azienda oggetto della conversione) al nuovo raggruppamento. Il programma consente di effettuare la copia delle “Causali/sottocausali contabili” SOLO nel caso in cui siano già stati correlati tutti i gruppi/mastri conti.

NOTA BENE: prima di effettuare le copie il programma verifica che nel nuovo raggruppamento queste tabelle non siano MAI state compilate. Nel caso in cui vengano convertite più aziende appartenenti a raggruppamenti diversi si consiglia di effettuare le dovute verifiche e di procedere con la copia delle tabelle partendo dall’azienda avente le tabelle di raggruppamento più complete possibili. In merito alle causali contabili DEVONO ESISTERE solo le CAUSALI STANDARD. Nel caso in cui il raggruppamento a cui si vuole far confluire l’azienda sia già in uso ed esistono i relativi dati si dovrà operare SOLO attraverso l’apposita funzione di correlazione.

Se nei raggruppamenti Vecchi sono gestite le AGENZIE DI VIAGGIO ed i BENI USATI, queste tabelle devono esistere anche nel raggruppamento Nuovo; per installarle occorre attivare le relative gestioni nei parametri contabili. Accedere ad entrambe le tabelle dal menù Contabilità - Tabelle e confermarne la videata.

Si precisa che il piano dei conti Passepartout Standard (raggruppamento 080) ha le seguenti tabelle già compilate:

Codici esenzione iva;

Agenzie viaggio;

Beni usati.

quindi per queste tre tabelle NON occorre eseguire alcuna copia. Se non è possibile utilizzare la funzione di “Copia” si può procedere attraverso la funzione di “Servizi – CORRELAZIONI TABELLE RAGGRUPPAMENTI”. Eventuali dati mancanti dovranno essere inseriti nell’azienda appartenente al nuovo raggruppamento a cui si intende convertire.

• Eseguire la riorganizzazione di tutti gli archivi (dall’ultimo anno di gestione) al fine di verificare la congruità dei dati di partenza.

• Effettuare le copie di sicurezza degli archivi avendo cura di non sovrascrivere copie già esistenti.

• Eseguire il programma di conversione tramite la voce di menù “Servizi/Conversione piano dei conti/CONVERSIONE.

NOTA BENE: la conversione modifica gli archivi previsti e gestiti dal codice contratto attualmente in uso. Se l’azienda negli anni precedenti utilizzava delle funzionalità che l’attuale codice contratto non prevede i relativi archivi non verranno presi in considerazione dalla procedura e conterranno quindi dati obsoleti per quanto riguarda il piano dei conti ed elementi relativi alle tabelle di raggruppamento.

Il programma di conversione elaborerà tutti gli archivi dell’azienda appartenente al vecchio raggruppamento e sulla base di quanto definito nelle tabelle di associazione/correlazione, sostituirà i codici dei conti e delle tabelle di gruppo (esempio: causali, codici pagamento, causali movimenti magazzino, ecc.) con quelli del nuovo raggruppamento. L’azienda convertita sarà automaticamente associata al nuovo raggruppamento.

CONVERSIONE AZIENDA BATTEZZATA

SEQUENZA OPERATIVA

• La conversione di un’azienda battezzata presuppone il fatto che l’azienda di riferimento (o azienda di comodo) da cui copiare il pano dei conti ed effettuare le relative correlazioni sia anch’essa battezzata. Quest’ultima può essere “battezzata” e nata con un proprio piano dei conti specifico oppure può essere “battezzata” ma generata utilizzando, in fase di creazione azienda, l’apposita funzione di “copia” dei dati da un raggruppamento già esistente.

• Attraverso la funzione “Servizi - Conversione piano dei conti - ASSOCIA PIANO CONTI A CUI CONVERTIRE” è necessario effettuare l’associazione tra l’azienda oggetto della conversione e l’azienda battezzata presa come riferimento, dalla quale si intende effettuare la copia del piano dei conti. Il programma verifica che l’impostazione dei conti automatici, in particolare quelli riguardanti la gestione dei corrispettivi, sia la stessa. Se così non fosse non consente di effettuare l’associazione.

Azienda battezzata da convertireAzienda battezzata di riferimento

Conti specifici LORDO e NETTOConti specifici LORDO e NETTO

MASTRO corrispettiviMASTRO corrispettivi

Stesso conto di LORDO e di NETTOStesso conto di LORDO e di NETTO

• Eseguire la correlazione dei conti utilizzando l’apposita funzione “Servizi - Conversione piano dei conti - Correlazioni gruppi-mastri/conti – CONTI”.

• 
  Eseguire la correlazione dei mastri clienti/fornitori utilizzando l’apposita funzione “Servizi - Conversione piano dei conti - Correlazioni gruppi-mastri/conti – GRUPPI-MASTRI CLI/FOR”. Nel caso in cui l’azienda presa come riferimento (o azienda di comodo) sia un’azienda già utilizzata è necessario verificare che siano presenti un numero di mastri Clienti/Fornitori pari a quelli gestiti nell’azienda oggetto della conversione. Nel caso in cui invece l’azienda di riferimento sia stata creata ex-novo (ad esempio utilizzando la funzione di “Copia” in fase di creazione azienda) verificare che i mastri Clienti/Fornitori già presenti siano pari a quelli gestisti dall’azienda che si intende convertire. Si ricorda che i codici dei conti Clienti/Fornitori rimarranno INVARIATI verrà infatti sostituito solo il GRUPPO/MASTRO.

• Eseguire le correlazioni dei mastri “GMM.?????” eventualmente specificati nelle sottocausali, tramite la funzione Servizi – Conversione piano dei conti – Correlazione gruppi-mastri/conti – GRUPPI-MASTRI TABELLA SOTTOCAUSALI.

• Per chi associa l’azienda battezzata ad una che adotta il piano dei conti Standard Passepartout (dicitura “Battez.abbinata a Gr.80” alla voce “Raggrupp. di appartenenza” della sezione Profilo), eseguire la correlazione dei codici di esenzione iva, tramite la funzione Servizi – Conversione piano dei conti – CORRELAZIONI CODICI ESENZIONE IVA.

NOTA BENE: al termine delle operazioni anche l’azienda oggetto della conversione sarà “Battez.abbinata a Gr. 80” .

• Eseguire la riorganizzazione di tutti gli archivi (dall’ultimo anno di gestione) al fine di verificare la congruità dei dati di partenza.

• Effettuare le copie di sicurezza degli archivi avendo cura di non sovrascrivere copie già esistenti.

• Eseguire il programma di conversione tramite la voce di menù “Servizi/Conversione piano dei conti/CONVERSIONE.

NOTA BENE: la conversione modifica gli archivi previsti e gestiti dal codice contratto attualmente in uso. Se l’azienda negli anni precedenti utilizzava delle funzionalità che l’attuale codice contratto non prevede i relativi archivi non verranno presi in considerazione dalla procedura e conterranno quindi dati obsoleti per quanto riguarda il piano dei cont.

Il programma di conversione elaborerà tutti gli archivi dell’azienda oggetto della conversione e sulla base di quanto definito nelle tabelle di associazione/correlazione, sostituirà i codici dei conti con quelli dell’azienda presa come riferimento.

Per le spiegazioni dei singoli programmi si rimanda al relativo manuale.