Questa funzione consente di eliminare eventuali documenti presenti nello scadenzario ma non più esistenti in primanota. La condizione appena descritta rappresenta una casistica eccezionale; tale situazione si può originare solo in seguito ad un disallineamento imprevisto tra i due archivi e come risultato finale determina l’impossibilità di reinserire il documento in primanota (in quanto entrano in azione controlli bloccanti che evidenziano che lo stesso documento è già presente in scadenzario). La funzione è attiva SOLO per lo scadenzario non a partite, per quello a partite è presente una funzionalità analoga che consente di eliminare operazioni scollegate tra scadenzario e primanota (“Cancella rate scollegate da primanota”). Entrando nella funzione viene aperta la finestra di selezione con i seguenti parametri:

CODICE CLIENTE/FORNITORE – Codice conto del cliente/fornitore per il quale si vuole effettuare l’eliminazione di uno o più documenti presenti in scadenzario, ma non in primanota. Questo campo è obbligatorio in quanto la cancellazione viene eseguita un singolo cliente/fornitore alla volta.

ANNO REGISTRAZIONE PRIMANOTA – In questo campo l’anno è possibile impostare l’anno in cui erano stati registrati in primanota i documenti che si vogliono cancellare. L’anno di registrazione primanota non è obbligatorio e qualora non si specifichi, il programma effettuerà una ricerca su tutti gli anni gestiti dall’azienda. Per le aziende infra-annuali in questo campo si deve inserire sempre il primo dei due anni che compongono l’anno contabile che si intende identificare. Ad esempio per l’anno contabile 2020/2021 si deve impostare 2020.

Confermando la ricerca, se vengono individuate operazioni di scadenzario per le quali non esiste la relativa registrazione contabile, viene visualizzata una lista di tutte queste operazioni e la finestra è simile alla seguente:

Nell’elenco che si presenta a video si possono trovare tre tipologie di documenti:

• Documenti contrassegnati con pallino VERDE: sono documenti che risultano essere stati registrati in un anno contabile gestito dall’azienda e che non sono presenti in primanota, ma solo in scadenzario. Questi documenti possono essere cancellati sempre, indipendentemente dal fatto che risultino pagati o meno in scadenzario.
• Documenti contrassegnati con pallino GIALLO: sono documenti che risultano essere stati registrati in un anno contabile non più gestito dall’azienda, che sono ancora presenti in scadenzario e risultano totalmente pagati. Questi documenti possono essere selezionati e cancellati.
• Documenti contrassegnati con pallino ROSSO: sono documenti che risultano essere stati registrati in un anno contabile non più gestito dall’azienda, che sono ancora presenti in scadenzario e non sono totalmente pagati. Questi documenti vengono elencati, ma non possono essere cancellati tramite questa funzione. Per poterli eliminare, occorre pagare totalmente questi documenti in modo che diventino cancellabili da questa funzione (pallino giallo) oppure dalla funzione “Cancellazione Scadenzario/Ritenute d'acconto”.

Per cancellare i documenti presenti in elenco, è sufficiente selezionare quelli desiderati tramite gli appositi tasti funzione (INVIO marcatura singolo documento oppure SH+F7 marcatura dell’intera lista) e successivamente procedere con il tasto SH+F3 “Elimina documenti selezionati”.