Questa funzione permette di gestire archivi extracontabili da poter integrare, nelle elaborazioni del bilancio di verifica, con i dati reali della contabilità.

NOTA BENE: gli archivi extracontabili vengono gestiti esclusivamente nella valuta contabile dell’azienda.

Alla scelta della funzione appare la seguente videata:

dove viene richiesto il nome dell’archivio su cui immettere i dati.

Il campo è soggetto ai controlli d’accesso file utente. Per dettagli si veda il manuale alla sezione “Nozioni Generali”, modulo “Gestione file utente”.

É attivo il pulsante Elenco archivi [F2] per poter selezionare il nome degli archivi extracontabili esistenti dalla Tabella archivi esterni del menù “servizi”, mentre il tasto Elenco [F3] consente di sfogliare il file system del server o del singolo client che lo invoca.

In alternativa al nome logico è possibile inserire un nome di file comprensivo di percorso, se non viene trovato in Tabella archivi esterni viene richiesto se inserirlo.

A questo punto è possibile continuare inserendo il nuovo file in Tabella archivi esterni oppure senza inserirlo.

Dopo aver confermato il nome dell'archivio extracontabile si apre una finestra di filtro:

Tale maschera permette di selezionare delle righe all’interno di un file già esistente.

Vediamo nel dettaglio i campi della maschera:

DA DATA: Data da cui iniziare la selezione delle righe extracontabili.

A DATA: Data con la quale deve terminare la selezione delle righe extra.

DA CONTO: Codice conto da cui iniziare la selezione delle righe extra.

A CONTO: Codice conto con cui terminare la selezione delle righe extra.

DA IMPORTO: Valore dell'importo da cui iniziare la selezione delle righe.

A IMPORTO: Valore dell'importo con cui terminare la selezione delle righe.

DA CENTRO C/R: Codice centro Costo/Ricavo da cui iniziare la selezione delle righe.

A CENTRO C/R: Codice centro Costo/Ricavo con cui terminare la selezione delle righe.

DESCRIZIONE OPERAZIONE: Descrizione a cui limitare la selezione delle righe extracontabili. E' accettato anche il carattere '?' che sta ad indicare qualsiasi carattere in quella posizione.

ORDINAMENTO: Tipo di ordinamento con cui si vuole visualizzare le righe.

N = Nessuno;

D = Data;

C = Codice conto;

I = Importo;

R = centro costo/Ricavo,

S = deScrizione.

Per non applicare il filtro di selezione è sufficiente confermare la videata senza valorizzare i campi; premendo il tasto F10 la finestra di immissione / revisione dati extracontabili si presenta come segue:

I pulsanti presenti nella videata sono:

Cerca [F8] = per accedere ad una maschera in cui impostare i filtri di ricerca delle righe presenti nella finestra “Immissione revisione dati extracontabili”;

Descrizione estesa [Shift F4] = per visualizzare la descrizione completa di ogni conto presente nell’archivio extracontabile, questa viene visualizzata come riga descrittiva riportata sopra la riga attiva dell’archivio;

I campi della finestra “Immissione revisione dati extracontabili” sono:

• Data (registrazione);
• Conto contabile;
• Importo;
• Segno contabile (Dare/Avere);
• Centro di costo/ricavo (solo se gestiti);
• Descrizione.

Si fa presente che, per ogni archivio extracontabile, è possibile operare con un terminale alla volta.

Funzioni particolari

È possibile selezionare le varie righe per poterle registrare automaticamente in primanota.

Mediante il tasto F4 (marca) si selezionano le righe desiderate. Queste vengono marcate come righe da contabilizzare e sono evidenziate da un carattere in reverse tra i campi data e conto. Successivamente premendo F5 si esegue la loro contabilizzazione.

Il tasto F4 non è attivo se l’importo supera il valore massimo memorizzabile per ogni riga contabile.

ATTENZIONE: nel caso in cui sia attiva la gestione dello scadenzario non si possono contabilizzare righe extracontabili riferite a codici cli/for.

Per ogni operazione è possibile selezionare un massimo di 200 righe (si ricorda che una riga comprensiva di descrizione equivale a 2), il programma esegue questo controllo in fase di marcatura con la relativa segnalazione.

Una volta marcate le righe da contabilizzare (tasto F4), alla pressione del tasto F5 (Contabilizza righe marcate) viene aperta una finestra dove viene richiesta la data di registrazione contabile:

Automaticamente viene riportata la data presente sulla prima riga selezionata, ma è comunque possibile modificarla. Una volta posizionati all’interno della finestra sono attivi i seguenti tasti funzione:

ESC = abbandona operazione;

F2 = ricerca data;

F10 = conferma operazione.

NOTA BENE: alla conferma dell’operazione (tasto F10) il programma controlla che la data immessa sia compresa nell'anno contabile attualmente in uso dall’azienda.

Alla conferma della suddetta finestra viene presentata automaticamente la videata della prima nota con l’operazione selezionata; la causale proposta è “GR”= GIROCONTO.

Le righe contabilizzate sono cancellate dall’archivio extracontabile.

Si ricorda che in fase di contabilizzazione viene eseguito il controllo sullo sbilancio delle righe selezionate.

Altri tasti funzione attivi sono:

F6 Inserimento Riga;

F7 Stampa dati archivio extracontabile;

SH+F3 Cancella Riga;

SH+F5 Vai all'inizio;

SH+F6 Vai alla fine;

F8 Ricerca. Premendo tale tasto si apre la seguente finestra.

Viene richiesto il campo su cui si vuole effettuare la ricerca:
D = Data;
C = Codice conto;
I = Importo;
R = centro costo/Ricavo;
S = deScrizione.
Una volta immesso e confermato il dato per la selezione viene abilitato un ulteriore campo in cui inserire il relativo valore. Alla conferma il cursore si posizionerà sulla prima riga, successiva a quella corrente, avente il dato di ricerca immesso. Con i tasti SH+F8 e SH+F7 è possibile eseguire la stessa ricerca, rispettivamente, successiva o precedente alla riga corrente.
Il dato di ricerca immesso rimane attivo fino ad una nuova selezione o all'uscita dalla funzione "archivi extracontabili".

SH+F7 Precedente ricerca attiva;

SH+F8 Prossima ricerca attiva.

F11 Salva archivio con nome. Consente di salvare il contenuto del file extracontabile su cui si è posizionati o su altro file. La videata che appare è la seguente:

Il campo è soggetto ai controlli d’accesso file utente. Per dettagli si veda il manuale alla sezione “Nozioni Generali”, modulo “Gestione file utente”.

É attivo il pulsante Elenco archivi [F2] per poter selezionare il nome degli archivi extracontabili esistenti dalla Tabella archivi esterni del menù “servizi”, mentre il tasto Elenco [F3] consente di sfogliare il file system del server o del singolo client che lo invoca.

In alternativa al nome logico è possibile inserire un nome di file comprensivo di percorso, se non viene trovato in Tabella archivi esterni viene richiesto se inserirlo.

A questo punto è possibile continuare inserendo il nuovo file in Tabella archivi esterni oppure senza inserirlo.