La gestione automatica degli Allegati di Bilancio è attiva solo nelle configurazioni di prodotto che prevedono la gestione degli Organi sociali di Passepartout e viene abilitata di default su ciascuna azienda.

Questa gestione permette di elaborare automaticamente tramite un questionario alcuni allegati di bilancio (di tipo verbale o relazione) a partire da modelli standard distribuiti (Relazione sulla gestione, Relazione del collegio sindacale, Verbale Organo Amministrativo, Verbale assemblea soci SRL, Verbale assemblea azionisti SPA, ecc.).

Per entrare nella gestione automatica degli allegati, è sufficiente cliccare sul pulsante Allegati presente nella schermata di Avvio rapido della pagina principale oppure in alternativa dal menu <Bilancio UE> <Allegati> <Gestione>:

Per creare un nuovo documento è necessario cliccare sul pulsante Nuovo allegato. Tramite questo pulsante viene aperta una finestra in basso alla schermata con la richiesta delle “Informazioni Generali” dell’allegato :

In questa sezione è necessario richiamare il modello standard dell’allegato che si vuole generare selezionandolo dall’elenco di quelli distribuiti nel campo Modello, poi digitare un titolo, un autore e, nel caso sia richiesto, anche il bilancio di riferimento da collegare.

ESEMPIO GENERAZIONE DI UN ALLEGATO DI TIPO VERBALE (VERBALE ASSEMBLEA SOCI SRL)

Per generare un verbale di assemblea soci di società a responsabilità limitata (SRL) è necessario procedere nel seguente modo:

• Selezionare MOD. VERBALE ASSEMBLEA SOCI SRL nel campo Modello, inserire un titolo, un autore e scegliere il bilancio di riferimento nel campo Bilancio

• Confermare l’inserimento delle informazioni generali tramite il pulsante , per passare alla scheda successiva “Informazioni Verbale” in cui inserire i dati preliminari per la costruzione del verbale:

• Dopo aver completato l’inserimento delle informazioni verbale, spostarsi sulla scheda successiva relativa alle “Presenze”, nella quale viene richiesta la compilazione del campo Presenza scegliendo tra le seguenti alternative:
• presente in proprio;
• presente con delega;
• collegato in videoconferenza;
• assente;

Selezionando la voce “presente con delega” viene aggiunta una riga nella quale occorre digitare il nominativo della persona fisica delegata a rappresentare l’organo in assemblea.

La scheda Presenze si suddivide in tre sezioni: “Presenze Soci”, “Presenze Organo Amministrativo” e “Presenze Collegio Sindacale”. (alcune sezioni degli organi sociali vengono abilitate o meno in base al modello del verbale che si sta compilando e per quanto riguarda il “Collegio sindacale”, questa sezione risulta presente solo se precedentemente abilitata nei Dati societari di Passepartout).

I nominativi dei soci visualizzati nella sezione “Presenze soci” sono solo quei soggetti che hanno il diritto di voto in assemblea.

Accanto alla sezione “Presenze Soci” compare il calcolo del “quorum costitutivo” della compagine sociale; tale funzione elabora in automatico la percentuale di costituzione dell’assemblea sulla base della partecipazione al capitale sociale; se tale valore risulta maggiore del 50% appare la dicitura “Assemblea validamente costituita” in colore verde, in caso contrario appare la scritta “Assemblea non validamente costituita” in colore rosso. Nel verbale dell’organo amministrativo il calcolo del quorum si basa ovviamente sulla compagine amministrativa.



Cliccando sull’intestazione delle varie sezioni (PRESENZE SOCI AL …, PRESENZE ORGANO AMMINISTRATIVO AL…, ecc.) e rispondendo SI al messaggio di conferma, vengono ripristinati i dati iniziali presenti in Passepartout :



• Proseguire cliccando sulla scheda successiva “Questionario”, nella quale si sviluppa il verbale vero e proprio.

Il programma infatti elabora il verbale sulla base delle risposte alle domande del questionario che inizialmente sono settate tutte a “No” ad eccezione delle “varie ed eventuali” (ovviamente le domande presenti nel questionario, che rappresentano in sostanza gli ordini del giorno dell’assemblea, variano in base al modello di verbale che si sta compilando). Per rispondere ad una domanda è sufficiente cliccare sulla rispettiva risposta modificando il valore da “No” a “Sì” :



Al di sotto dei vari ordini del giorno (domande di primo livello visualizzate in grassetto) sono presenti due tipologie di domande:

- “proposta”: la domanda viene visualizzata al livello successivo rispetto all’ordine del giorno;

- “delibera”: la domanda ha la funzione di specificare la modalità con la quale è stata approvata la proposta a cui si riferisce (unanimità, astenuti, ecc.).

Le risposte a tutte e tre le tipologie di domande, possono essere di tipo “SI/NO” oppure “Elenco valori” in cui l’utente deve scegliere fra diverse alternative proposte (Attenzione: selezionando dall’elenco la risposta è possibile ripristinare la situazione iniziale, tuttavia, una volta selezionata una risposta diversa, il successivo ripristino della risposta originaria non salva le impostazioni precedentemente immesse).



Quando si seleziona una risposta che prevede ulteriori dati da completare, automaticamente il programma apre una maschera (RISPOSTA DA COMPLETARE) nella quale è necessario indicare gli ulteriori dati per la compilazione :



Quando alle domande viene associata una risposta, si abilita nell’ultima colonna il simbolo che se cliccato visualizza l’Anteprima della risposta che verrà inserita nel verbale. All’interno dell’anteprima è possibile modificare il testo e confermarlo con il pulsante .:



Oltre al simbolo dell’anteprima, nell’ultima colonna può risultare attivo il pulsate . Questo avviene quando la risposta inserita risulta incompleta. Per inserire i dati mancanti, è sufficiente effettuare doppio clic sull’icona in oggetto e completare la risposta. Attenzione: durante la compilazione delle risposte per passare da un campo ad un altro si consiglia di utilizzare il tasto TAB (|).

Esempi di compilazione delle domande:

• “Determinazione dei compensi all’organo amministrativo”



Dopo aver scelto se la determinazione dei compensi all’organo amministrativo è di 1° determinazione oppure si tratta di una “rideterminazione”, si aprirà automaticamente la maschera di “RISPOSTA DA COMPLETARE” :



La tabella necessita di un completamento con l’inserimento degli importi relativi ai compensi degli amministratori. Al termine, occorre selezionare la riga con l’apposito flag di conferma:





• “Nomina o rinnovo dell’organo amministrativo”



Dopo aver scelto come motivazione della nomina/rinnovo la voce “dimissioni con nuove nomine” , viene visualizzata la maschera (RISPOSTA DA COMPLETARE) con i dati delle dimissioni ed in particolare la definizione del nuovo organo amministrativo :



La tabella permette l’inserimento delle nuove nomine dell’organo amministrativo nella riga di colore giallo; la prima colonna è adibita all’inserimento della tipologia di carica tramite un elenco a discesa proposto dal programma, nella seconda colonna è necessario inserire il nuovo nominativo dell’organo, comprensivo del titolo (Dott./Sig./Avv./Dott. Ing., ecc.). Al termine, occorre cliccare sull’apposito flag di conferma presente nell’ultima colonna (SEL). Nel caso si voglia inserire una ulteriore riga, è presente il tasto NUOVO. Nel caso di eliminazione di una riga già inserita è presente il tasto ELIMINA



L’elenco di cariche contiene anche l’opzione “Altro” che permette l’inserimento (digitandolo manualmente) di una carica diversa da quelle proposte.

• “Destinazione risultato di esercizio”



La tabella permette la gestione della destinazione dell’utile o della perdita d’esercizio ed è valorizzata in automatico in base al risultato d’esercizio che scaturisce dal bilancio UE (voce AIX di stato patrimoniale); nella prima riga il programma riporta il dato contabile dell’utile o della perdita, le altre righe sono, invece, a compilazione manuale. L’ultima riga (ad altro) deve essere selezionata nel caso in cui la destinazione dell’utile (o “altre coperture” in caso di perdita) riguarda una casistica non precedentemente specificata. Selezionando infatti questa riga, sarà l’utente a specificare una diversa descrizione.



• Completata la compilazione della scheda “Questionario”, è possibile visualizzare il contenuto del verbale tramite la scheda “Anteprima”.

Tale scheda viene abilitata solo quando nel Questionario tutte le domande risultano in stato completato.

con il tasto funzione è possibile generare ed archiviare in formato PDF\A e Word i documenti del verbale.

Viene aperto l’editor di testo integrato nel programma grazie al quale è possibile modificare il contenuto del verbale.

Con i tasti funzione e è possibile, rispettivamente, esportare una copia del documento in locale rispettivamente nei formati PDF/A e Word.

I documento sono salvati, comunque, nella HOMEPAGE del programma sezione “Documenti archiviati – Allegati”; da tale menù è anche possibile procedere alla eventuale modifica del verbale.



Il formato Word ed il relativo PDF/A all’interno del programma sono collegati. Una eventuale modifica applicata al formato word viene inserita anche all’interno del PDF/A.

ESEMPIO GENERAZIONE DEL VERBALE DI VERIFICA PERIODICA SINDACI

Il verbale in oggetto può essere utilizzato da utenti che fanno parte di un collegio sindacale al fine di redigere il documento relativo alle verifiche periodiche trimestrali, così come disciplinato dall’art. 2404, 3 comma, del Codice Civile.



Rispetto alla procedura già indicata per il verbale di assemblea soci le uniche differenze operative degne di nota sono le seguenti :

• Creare l’azienda, oggetto della verifica sindacale, all’interno dell’anagrafica aziende del gestionale Passepartout (anche se l’azienda non è un proprio cliente).
• Impostare nella scheda DATI SOCIETARI di Passepartout (a pag. 2/2) il parametro Collegio Sindacale a S ed inserire in anagrafica, all’interno della gestione degli Organi Sociali, i nominativi del Collegio Sindacale (presidente, sindaci effettivi ed eventualmente i supplenti). In tal modo, in ADP verrà valorizzata la tabella delle presenze dei sindaci.







• In fase di elaborazione del verbale, nella scheda Informazioni Verbale, occorre compilare il campo "Intermediario” nel caso il collegio sindacale debba controllare, nel periodo oggetto della verifica, documenti della società inviati telematicamente da parte del professionista abilitato (esempio: dichiarazioni fiscali, modello "Black list”). Nel campo "CCIAA di” occorre indicare invece il luogo dove ha sede la Camera di Commercio della società. Il campo deve essere compilato se, nel periodo oggetto della verifica, il collegio è tenuto a verificare il pagamento del diritto annuale da parte della società.



Nella scheda Presenze si definiscono le presenze dei componenti del collegio sindacale riuniti per la verifica



• Nella scheda Questionario occorre rispondere alle domande in base alle esigenze della verifica. Ad alcune di queste sono collegate tabelle a compilazione manuale i cui dati devono essere inseriti nell’ultima scheda dell’Anteprima.



Esempio operativo: risposta SI alla domanda "Verifica della regolarità degli adempimenti fiscali (ritenute IRPEF)?”



Per completare la risposta occorre compilare manualmente, nella scheda Anteprima, la tabella sulle Ritenute IRPEF dei lavoratori dipendenti effettuandovi sopra un doppio clic del mouse.





Terminata la compilazione del Questionario e dell’Anteprima, procedere alla generazione del documento nei formati word e pdf /a.

ESEMPIO GENERAZIONE DI UN ALLEGATO DI TIPO RELAZIONE (RELAZIONE SULLA GESTIONE EX ART. 2428 C.C.)

La Relazione sulla gestione, disciplinata dall’articolo 2428 C.C., è un documento di fondamentale importanza ai fini di una soddisfacente comprensione dell’andamento dell’azienda. In essa devono essere evidenziate le condizioni in cui si è svolta l’attività aziendale e le linee fondamentali del suo sviluppo futuro in considerazione dell’ambiente in cui l’impresa opera. Nella relazione si possono indicare elementi e situazioni che non sono evidenziati nello Stato Patrimoniale, nel Conto Economico e nella Nota integrativa, riguardanti, ad esempio, rapporti con clienti e fornitori, dipendenti e finanziatori. Importante significato assumono l’indicazione della politica degli investimenti e l’esame dei problemi legati ad esistenza di fenomeni concorrenziali più o meno accentuati. In questo documento devono essere riportati i fatti di rilievo avvenuti dopo la chiusura dell’esercizio e alcune ipotesi sull’evoluzione prevedibile della gestione.

Per generare la relazione sulla gestione è necessario procedere nel seguente modo:

• Selezionare MOD. RELAZIONE SULLA GESTIONE EX ART. 2428 C.C. nel campo Modello, inserire un titolo, un autore e scegliere il bilancio di riferimento nel campo Bilancio



• Confermare l’inserimento delle informazioni generali tramite il pulsante , per passare alla scheda successiva “Questionario” dove avviene la creazione vera e propria di questo documento:



In questa scheda l’utente deve rispondere alle varie domande scegliendo le opzioni disponibili (ad esempio SI/NO oppure da elenco valori predefiniti). Su alcune delle domande presenti, vengono aperte delle ulteriori finestre per completare la risposta (principalmente mediante l’inserimento di testo libero).

Esempio di finestra che viene aperta dalla procedura per completare la risposta tramite inserimento di testo libero



• Una volta completato il questionario, cioè quando in pratica non compare più l’icona nell’ultima colonna a destra su nessuna delle domande, accedere all’ultima scheda in cui viene visualizzata l’anteprima del documento.



Nella scheda Anteprima l’utente deve completare il documento risultante dalle risposte al questionario inserendo i propri commenti in corrispondenza delle sezioni contrassegnate dalla dicitura [inserire commento] e i dati quantitativi all’interno delle tabelle a compilazione manuale. L’inserimento di questi dati avviene effettuando semplicemente un doppio clic del mouse in corrispondenza dei testi o delle tabelle (le tabelle compilate automaticamente dal programma non sono editabili e quindi non possono essere modificate). L’utente ha inoltre la facoltà di modificare anche i testi predefiniti del modello sempre effettuando doppio clic in corrispondenza del testo.

É da sottolineare come le tabelle relative agli indici di bilancio, nonostante riportino in automatico indici e valori calcolati, possono essere modificate dall’utente, aggiungendo altri indici oltre a quelli proposti o eliminando indici esistenti. In caso di nuove immissioni, il programma calcola in automatico i nuovi indici inseriti dall’utente.

La tabella degli incrementi delle immobilizzazioni tecniche nell’esercizio viene compilata automaticamente dal programma sulla base dei dati presenti nel menu Bilancio UE – Nota integrativa – Tabelle allegate – Cespiti. In particolare i dati riportati in tabella fanno riferimento alla colonna “Acquisizioni”.

Nota bene: ovviamente le varie tabelle a compilazione manuale vengono visualizzate in Anteprima in base alla risposta fornita dall’utente nella rispettiva sezione del Questionario (ad esempio la tabella delle Acquisizioni dell’esercizio compare in anteprima solo se si risponde SI alla domanda “nel corso dell'esercizio, sono stati effettuati investimenti in immobilizzazioni tecniche di rilevante entità?”).



Esempio di finestra per l’inserimento dei dati quantitativi che si apre effettuando doppio clic sulla tabella visualizzata in anteprima



Esempio di finestra per la modifica dei testi predefiniti che si apre effettuando doppio clic sul rispettivo testo visualizzato in anteprima



• Infine dalla scheda anteprima è possibile procedere con l’esportazione nei formati rtf (Word) e PDF/A cliccando sulle rispettive

icone posizionate nella barra verticale degli strumenti . La generazione del formato PDF/A avviene in modo diretto, cioè senza il bisogno di ricorrere a stampanti software esterne, e rispecchia fedelmente il contenuto visualizzato in anteprima.
I documenti esportati vengono archiviati nella sezione Allegati del menu Documenti. Si ricorda che l’eventuale eliminazione di tabelle automatiche non desiderate dall’utente è possibile solo all’interno del documento esportato in formato rtf.



Per quanto riguarda il modello per la Relazione al bilancio d’esercizio dei sindaci ex art. 2429, 2 comma, C.C. si ricorda che questa relazione è necessaria in tutti i casi in cui le aziende, nella forma di società di capitali, gestite all’interno di ADP Bilancio & Budget, siano dotate dell’organo di controllo.

Si ricorda che per le S.R.L., ai sensi dell’art. 2477 C.c., la nomina del collegio sindacale (o del sindaco unico, in seguito all’introduzione della Legge n. 183/2011 e successive integrazioni e modifiche, cosiddetta “Legge di stabilità 2012”) o di un revisore è obbligatoria se: il capitale sociale non è inferiore a quello minimo stabilito per le società per azioni (euro 120.000,00); la società è tenuta alla redazione del bilancio consolidato; controlla una società obbligata alla revisione legale dei conti; per due esercizi consecutivi ha superato due dei limiti imposti dal primo comma dell’art. 2435-bis, C.C. Al successivo 5 comma dell’art. 2477 C.c., si segnala che, se l’atto costitutivo della SRL non dispone diversamente, la revisione legale dei conti viene esercitata dal sindaco.

Si fa notare che per le società per azioni, in sede di conversione del D.L. n. 5/2012 (c.d. “Decreto Semplificazioni”) nella Legge n. 35 del 04/04/2012, è stata abrogata la precedente disposizione del comma 3 dell’art. 2397 C.c. (introduzione della figura del sindaco unico nelle società per azioni). Infatti, l’art. 35 della Legge 35/2012 dispone un “ritorno al passato”, per cui dal 2012 nelle Società per azioni deve essere sempre nominato il Collegio Sindacale composto da 3 o 5 membri effettivi e non è più prevista la possibilità di nominare un Sindaco unico in luogo del Collegio sindacale.

N.B. : Il modello Relazione dei sindaci ex art. 2429, 2 comma, C.C. gestisce, tramite le ultime due domande presenti nel Questionario, la fattispecie in cui l’organo di controllo sia privo del controllo contabile e la fattispecie in cui l’organo di controllo sia incaricato del controllo contabile. Ovviamente, è necessario rispondere solo alla domanda relativa al caso interessato mentre l’altra non è da completare.