Nella finestra “Anagrafica Sala”, aperta mediante il pulsante “dettaglio” è possibile attivare/disattivare le varie opzioni inerenti la sala che si sta configurando, come per esempio l’ordine di visualizzazione, listino, menù, gestione posti e uscite ed altre funzionalità legate alla stampa della comanda e del conto, spiegate nel dettaglio poco più avanti.

Inoltre attraverso il menù di scelta Tipo sala è possibile decidere se la sala che si sta configurando dovrà essere di tipo Menu, Asporto o Retail: se viene impostata quest’ultima, la sala interessata verrà visualizzata in modalità Negozio con tutte le funzionalità della finestra del conto inerenti ad esso. Per ulteriori informazioni si rimanda al manuale (vedere Capitolo UtilizzoRetail)

I campi relativi a dimensioni (lunghezza e larghezza), il listino ed il Menù sono gli unici campi obbligatori. E’ possibile inserire un’immagine della piantina planimetrica della sala e personalizzare colore di sfondo e del testo del pulsante che ne riporta il nome.

“Colore sfondo” / “Colore testo”: tramite questi pulsanti è possibile personalizzare il colore, del bottone e del testo, al pulsante che riporta il nome della sala che si sta configurando.

Per cambiare colore è sufficiente effettuare un click sul pulsante che si vuole modificare e selezionare poi il colore che si desidera.

Lunghezza, Larghezza – in questi campi vengono inserite le dimensioni in metri della sala.

Menù: tramite il menù di scelta è possibile specificare il menù, tra quelle già configurate, che si intende utilizzare in sala

Listino - tramite il menù di scelta è possibile specificare il listino, tra quelli già configurati, che si intende utilizzare in Sala. Se non si specifica il listino viene applicato il listino scelto in configurazione “Azienda”.

Listino varianti negative: - su questo listino vengono calcolate le varianti in negativo.

Quando una variante viene inserita con segno "-" è ha l'opzione in anagrafica "Consenti prezzo negativo", se è presente il listino per le variazioni negative viene inserita in Comanda con il relativo prezzo negativo.

Esempio

- in Sala si è inserito il Listino A dove la variante x ha prezzo 0.50 euro.

- all’interno della variante sono attive le opzioni "Consenti prezzo negativo"

- inserisco in Comanda l’articolo y con la variante x, in questo modo verranno tolti 0.50 euro all’articolo y.

Chiedi – il flag permette di poter scegliere il listino (come accade per i coperti) quando si entra nel tavolo. La richiesta viene effettuata su client Windows e Comanda smart, solo se l’utente corrente ha il permesso di “Cambio Listino”.

Documento predefinito - tramite il menù di scelta, è possibile impostare il tipo di documento predefinito che verrà emesso in Sala. Il documento predefinito è utile sia in caso si utilizzi la funzione di conto rapido, sia in caso di conti intestati ai clienti poiché tramite la finestra di Ricerca e verifica cliente è possibile chiudere direttamente il conto senza dover tornare alla finestra per l’emissione dello stesso. In questo modo viene emesso il documento predefinito qui impostato.

Conto predefinito – permette di definire un Tipo Conto Predefinito in sala, tra: Romana Separato, Romana Unico, Separato Automatico, Separato Manuale, Unico). In caso sia impostato Automatico il Tipo Conto viene impostato in base al fatto che la gestione dei posti attiva o meno.

Magazzino predefinito - tramite il menù di scelta, è possibile impostare il magazzino predefinito utilizzato in sala per lo scarico dalla comanda. In particolare lo scarico di magazzino da comanda, segue la seguente logica: all’emissione del conto l’articolo viene scaricato nel relativo magazzino predefinito, impostato in Anagrafica articolo campo Magazzino, in assenza di questo viene effettuato lo scarico nel magazzino predefinito per centro produzione, configurato tramite tabella “Magazzini da utilizzare per centro di produzione” in Categoria articolo, in assenza di quest’ultimo lo scarico viene effettuato nel Magazzino predefinito configurato in categoria articolo. In caso le precedenti impostazioni non siano state valorizzate, verrà considerato il magazzino predefinito di sala ed in mancanza di quest’ultimo lo scarico verrà effettuato nel magazzino predefinito di Azienda.

Causale di magazzino predefinita – la causale di magazzino predefinita qui impostata, viene inserita nei documenti di magazzino generati in automatico dalla finestra della comanda, o nei documenti commerciali OC e BC generati dalla finestra del conto, in caso si disponga di una sala impostata in modalità Menu, tramite la selezione delle azioni di contesto Genera ordine cliente, Genera bolla. Selezionando l’opzione Chiedi ogni volta che si apre una comanda, viene richiesta la causale.

“Gestione uscite”: Tramite il menù di scelta è possibile impostare la modalità di gestione per le uscite/portate dei vari elementi in comanda.

Le opzioni disponibili sono:

• Automatica: gli elementi che si inseriscono in comanda escono secondo l’ordine di uscita che è stato assegnato alla loro categoria di appartenenza;
• A richiesta: gli elementi che si inseriscono in comanda escono tutti insieme;
• Manuale: ogni volta che si inserisce un elemento in comanda viene chiesta l’uscita;

“Gestione posti” Tramite il menù di scelta è possibile impostare la modalità di gestione per i posti: Le opzioni disponibili sono:

• Disabilitata: disattiva la gestione dei posti in comanda;
• A richiesta: ad ogni inserimento di un elemento in comanda, viene chiesta la posizione corrispondente al cliente. Questa può essere identificata da una lettera o da un numero, a seconda di come si imposta l’opzione della gestione posti nella finestra di configurazione Ristorante.
• Manuale: fissa la gestione dei posti nella modalità “In Comune”;

Servizio Predefinito: in questo campo è possibile inserire una percentuale di servizio ridefinita che verrà poi calcolata in fase di conto in base al totale da pagare.

Netto Iva: se attivo il servizio viene calcolato sul totale documento al netto dello sconto e dell'iva.

Applica Iva: se attivo il servizio contribuisce al calcolo dell'imposta (aumenta l'imponibile), altrimenti no.

Usa display – tramite questo menù di scelta è possibile impostare quale display si vuole utilizzare in fase di conto.

SCELTA CAMERIERE: questa funzionalità permette di impostare, per ogni sala, la modalità di scelta del cameriere.

• Tavolo: impostando questo tipo di scelta è necessario assegnare i tavoli ai vari camerieri (per questo si veda il paragrafo Anagrafica -> Personale -> scheda Cameriere ). Il cameriere responsabile della comanda è sempre quello associato al tavolo. In questa modalità alla chiusura del conto il tavolo rimane sempre assegnato al cameriere di partenza. Questa modalità risulta utile per chi usa un unico utente per avviare il client e non vuole gestire i camerieri. Inoltre viene creato un unico parziale cassiere.

NOTA BENE: l’assegnazione dei tavoli ai camerieri si rende necessaria solo se Scelta cameriere = Tavolo

• Login: il cameriere associato alla comanda è quello che ha eseguito il login, alla chiusura del conto il tavolo viene liberato e può essere assegnato ad un altro cameriere alla selezione del tavolo. In questo caso, a fine il cameriere chiude il proprio parziale cassiere e successivamente esce dal programma. In questo modo ogni cameriere avrà il proprio parziale cassiere.
• Richiedi: il cameriere viene richiesto ogni volta che si crea una comanda nuova: selezionando il tavolo interessato viene aperta la finestra Cambio opzione contenente un pulsante per ogni cameriere configurato.

In questa modalità è possibile accedere a comande già assegnate ad altri camerieri solo se l’utente ha il permesso “Modifica comanda non propria”; anche in questo caso alla chiusura del conto il tavolo viene liberato.

• Password: ogni volta che viene selezionato un tavolo libero viene aperta la finestra di richiesta password

L’inserimento della password, manualmente o tramite lettore ad emulazione tastiera, è richiesto anche per accedere a comande esistenti già associate al cameriere corrente o ad altro cameriere, in quest’ultimo caso, la richiesta di modifica della comanda solo se l’utente relativo alla password inserita ha il permesso “modifica comanda non propria”. Anche in questo caso alla chiusura del conto il tavolo viene liberato.

• Tessera: la modalità di riconoscimento del cameriere può avvenire tramite l’immissione del codice tessera o tramite l’immissione della password. Questo perché può capitare che il dispositivo subisca un guato o che il cameriere si dimentichi il tesserino, in questo modo viene data la possibilità di continuare lavorare.

• Biometrico: la modalità di riconoscimento del cameriere avviene tramite lettore biometrico.

Nota Bene: In caso venga impostata la scelta su Password, Tessera o Biometrico, il programma controlla che il relativo utente abbia i permessi per creare la comanda, e ne effettua il riconoscimento effettuando una impersonificazione temporanea ed il nome del cameriere impersonificato viene indicato nella maschera della comanda come mostrato in figura sopra.

• Disconnessione automatica (sec.): questa opzione si abilita solo se l’opzione Scelta cameriere è in modalità Password, Tessera o Biometrico. In caso si abiliti la disconnessione automatica, è possibile impostare dopo quanti secondi dovrà essere effettuato il ripristino della impersonificazione.

Se viene abilitata la disconnessione automatica ma non viene impostato un tempo di timeout per ripristinare l’utente connesso sarà necessario effettuare il ripristino manualmente. dell’utente connesso.

Se il timeout per la disconnessione automatica viene impostato a zero, il ripristino verrà effettuato automaticamente appena si ritornerà in sala.

Se il timeout per la disconnessione automatica è maggiore di zero, una volta ritornati in Sala la disconnessione avverrà allo trascorrere dei secondi impostati.

• Apertura immediata tavolo: nel caso si gestiscano sale Asporto o sale in cui è configurato un solo punto cassa, permette l’accesso diretto alla maschera della comanda senza passare da sala -> selezione punto cassa.
• Libera tavolo alla chiusura della comanda: se viene abilitata questa opzione quando viene emesso un conto da comanda tramite conto rapido o anche da Dettagli conto non verrà riaperta la comanda, mentre se è disabilitata alla chiusura di un conto verrà riaperta la finestra della comanda per effettuare immediatamente un nuovo ordine. In caso in dettagli sala l’opzione “Scelta cameriere” sia impostata in modalità tavolo l’opzione Libera tavolo alla chiusura della comanda risulta disabilitata.
• Gestione coperti: consente di configurare la gestione dell’inserimento o del controllo dei coperti della comanda. I possibili valori sono:
• Nessun controllo: non viene eseguito alcun controllo sui coperti. La comanda riporta il numero di coperti assegnati al tavolo al momento in cui è stato configurato.
• Chiedi all’apertura del tavolo: selezionando questo valore il numero di coperti viene richiesto alla selezione del tavolo, prima dell’apertura della comanda, in questo modo ci si assicura di avere in ogni comanda il numero di coperti corrispondente al numero di persone effettivamente occupanti il tavolo interessato.
• Controlla all’invio della comanda: non vengono richiesti all’apertura, ma il programma controlla la presenza dei coperti all’invio della comanda, se non sono trovati viene impedito l’invio.
• Richiesta Cliente: questa opzione che può essere impostato con Camera, Cliente o Disabilitata, consente di attivare l’addebito hotel automaticamente all'apertura del tavolo, con la richiesta del cliente o della camera hotel
• Consenti quantità negative (addebito welcome): Attivando quest’opzione, è possibile inserire articoli con quantità negativa. In questi casi è permessa solo l'emissione di un addebito hotel con proforma. Questa funzionalità risulta utile per eventuali storni da notificare all'hotel;
• Nascondi i coperti in stampa se hanno prezzo 0: Attivando questa opzione, se i coperti hanno importo pari a zero in fase di conto la relativa voce non verrà stampata (per esempio in una sala come il Bar in genere i coperti non influiscono sui prezzi degli elementi, in tal modo escludendone la voce nella stampa del documento si possono evitare eventuali equivoci).
• Nascondi varianti in conto se hanno prezzo 0: Attivando questa opzione, se in comanda, tra le varianti associate agli elementi, ve ne sono alcune con importo pari a zero, in fase di conto la relativa voce non verrà stampata (per esempio in una sala come il Bar in può essere ordinato un aperitivo con le aggiunte del ghiaccio, o una birra con una fettina di limone, supponendo che entrambe varianti abbiano prezzo zero, le voci relative ad essi non verranno incluse nella stampa del documento evitando così equivoci).
• Modalità stampa coordinatore: Consente di abilitare e configurare la stampa delle comande inviate destinata al coordinatore di sala. I possibili valori sono:
• Completa: ad ogni invio di una comanda o parte di essa ai vari centri di produzione, ne viene stampata una copia riepilogativa, comprensiva di tutti gli elementi dei centri produzione coinvolti, destinata al coordinatore di sala
• Disabilitata: la stampa viene disabilitata
• Solo modifiche e notifiche: consente di stampare solo le cancellazioni, le modifiche senza stampare anche tutte le comande
• Abilita stampa chiamata: si abilita se è abilitata la stampa del coordinatore. Quando si effettua la chiamata sarà stampata una copia per tutte le stampanti configurate nella sala per il documento "comanda".
• Stampa sposta comanda: se il flag è abilitato viene stampata la notifica di spostamento della comanda anche sulla stampante di riepilogo (coordinatore di sala).
• Mostra informazioni sui tavoli: in caso questo campo sia selezionato, quando ci si trova in modalità utilizzo su ogni tavolo vengono riportate determinate informazioni: se il tavolo risulta libero possono essere visualizzate informazioni relative a Intestazione prenotazione, Ora prenotazione, Coperti Tavolo \ prenotazione, Cameriere responsabile del tavolo, mentre se il tavolo risulta occupato su di esso possono essere riportate le informazioni relative al subtotale del conto, il tempo trascorso dall’apertura del tavolo, il numero effettivo dei coperti, il cameriere responsabile, ragione sociale del cliente ed eventuali note.



• Attiva Sala: una volta inserita una sala ed utilizzata, questa non può essere cancellata ma può essere disattivata, in questo modo viene resa “non visibile” ma si trova sempre in gestione sale, e la si può rendere nuovamente visibile ed utilizzabile tramite l’azione di contesto “Mostra tutte le sale”.
• Abilita stampa conto. Se si attiva questa opzione, quando si emette un conto relativo ad un tavolo di questa sala viene stampato il documento corrispondente, secondo le configurazioni stabilite.
• Blocca emissione tipo documento senza stampante, abilitato se è attivo l’Abilita stampa conto (sempre in Dettaglio sala) e se non è attiva l’opzione “Simula stampe a video” (in Opzioni installazione – Grafiche). Se selezionata questa opzione, all’emissione di un documento non configurato sulla stampante, viene restituito il messaggio bloccante: “Tipo documento non abilitato (nessuna stampante configurata).”
• Ordina articoli per categoria in conto: se impostata, in fase di conto gli elementi vengono visualizzati in base all'ordine della categoria di appartenenza e non in base all'ordine di inserimento.
• Raggruppa articoli in comanda: se impostato, raggruppa gli articoli uguali sia in comanda che in stampa comanda per ogni tavolo di questa sala.
• Non raggruppare i composti in stampa: se impostato, non raggruppa gli elementi composti in stampa comanda ma i soli elementi semplici.
• Raggruppa articoli per categoria in conto: se viene selezionata questa voce, la stampa del conto riporterà i totali raggruppati per categoria e differenziando per aliquota iva. Mentre se la casella non è selezionata la stampa del conto riporterà un lista dettagliata degli elementi. In presenza di articoli o categorie articolo soggette ad esenzione Iva, questi non verranno riportati.



Raggruppa articoli uguali in conto: se impostata, in fase di conto gli articoli aventi stesso codice, stesso prezzo e stessa aliquota iva vengono raggruppati in una sola riga riportando la quantità totale.



Raggruppa alla chiusura del conto: si attiva solo se è stata attivata anche l'opzione "Raggruppa articoli uguali in conto" o l’opzione "Raggruppa articoli per categoria in conto".

Se viene attivata, il raggruppamento delle voci del conto viene fatto solo alla chiusura del conto e in stampa; in tal modo è possibile vedere sempre le voci dettagliate nella finestra di Dettaglio conto.

Attiva lettore biometrico per clienti - Se si attiva questa opzione, alla selezione del pulsante Cliente presente nella finestra di Dettagli conto, è possibile verificare e / o identificare il cliente intestatario del conto attraverso la lettura del reticolato venoso. Per ulteriori informazioni in merito all’utilizzo del lettore biometrico si veda il capitolo Utilizzo, alla voce LETTORE BIOMETRICO.

Infine in finestra sono presenti anche le seguenti griglie:

• Stampanti di sala – tabella in cui specificare i layout di stampa dei conti che verranno stampati per la sala e per ognuno di essi la stampante relativa. Come prima cosa è necessario abilitare la stampa al coordinatore di sala, successivamente inserire in griglia il tipo documento comanda e la stampante relativa che stamperà le comande per il coordinatore di sala. In caso vi sia la necessità di far pervenire l'intera comanda anche a tutti i centri di produzione, è possibile inserire le stampanti in uso dai centri di produzione coinvolti ed indicare per esse il tipo documento comanda. Per evitare sprechi inutili di carta, in Passepartout Menu è necessario disporre di due stampanti per ogni centro di produzione coinvolto. Per ottenere tale configurazione nel programma, è necessario installare, in windows, un'ulteriore stampante con stessi driver e stessa porta della stampante "originale", e per distinguere le stampanti doppie si potranno attribuire per esempio i nomi "CucinaCoordina", "BarCoordina" che saranno le stampanti da inserire nella tabella "Stampanti di sala", ed utilizzare i nomi "CucinaUscite", "BarUscite" che saranno le stampanti da inserire nei centri di produzione Bar e Cucina. Inoltre alle stampanti Coordina dovrà essere associato il classico layout di stampa "Comanda", mentre per le stampanti inserite nei centri potrà essere associato un layout leggermente modificato così da riportare solo la dicitura "Prepara Uscita 1", "Prepara Uscita 2"…In questo modo al primo invio, arriverà la comanda completa alle stampanti "CucinaCoordina", "BarCoordina", mentre alle stampanti "CucinaUscite", "BarUscite" verrà inviata la comanda con la sola dicitura "Prepara Uscita..Per avere le idee più chiare sulle varie stampe della comanda, una volta configurato tale scenario, si faccia riferimento all'immagine riportata sotto.



• Centri produzione - dove inserire i centri di produzione (es. cucina, bar Interno ..) a cui verranno inviate le comande provenienti dalla sala. Trovandosi in una sala di tipo Ristorante, è necessario inserire centri di produzione associati a tipi centro della medesima tipologia.
• Assegnazione dinamica centri - tramite questa opzione è possibile configurare in sala, più centri dello stesso tipo (nel caso ad esempio si abbiamo più forni pizza, più bar o più cuochi sushi) e di conseguenza ripartire le comande dinamicamente in base al carico di lavoro.

Può assumere i seguenti valori:

• Non attiva: l'assegnazione del centro di produzione al piatto avviene con le precedenti regole per singolo tipo centro
• Attiva: dividi le righe: attivando l’opzione diventa possibile assegnare in una sala più centri dello stesso tipo.

All'atto dell'invio in produzione del piatto, gli viene assegnato il centro del tipo associato, tra tutti quelli configurati in sala, che risulta maggiormente disponibile, con l'obiettivo di distribuire il carico di lavoro equamente tra i vari centri.

Con la divisione delle righe il programma procede anche a dividere le righe di uno stesso ordine. Ad esempio un ordine da 4 pezzi, può essere diviso in righe da 1 o 2 pezzi e queste possono essere distribuite a centri diversi;

• Attiva: mantieni ordine unito: diventa possibile assegnare in una sala più centri dello stesso tipo.

In questo caso però per ogni invio effettuato in comanda, vengono raggruppate tutte le righe con articoli uguali (se attivo il Raggruppamento di comanda) ed inviate tutte ad un unico centro.

Ad ogni invio viene quindi inviato tutto ad un solo centro; mentre facendo invii successivi il programma comunque ricalcola il carico di lavoro ed in base a quello ripartisce le righe dinamicamente al centro meno più opportuno.

N.B. Attivando l'opzione senza specificare più centri di un tipo, di fatto l'opzione non ha effetto, questo consente ad esempio di avere l'allocazione dinamica per una tipologia (ad esempio cucina) ma non per un'altra (ad esempio bar)

L'allocazione dinamica avviene solo per gli articoli codificati con invio Tipo centro di categoria o Tipo centro specifico, mentre non ha effetto per l'invio al Centro specifico (impostati in Anagrafica articolo) o nel caso venga applicata una variante che assegna l'invio ad un centro (con Modifica centro di produzione).

Richiesta CAP: attiva la richiesta del CAP alla chiusura conto se non è già intestato con un cliente avente CAP. In questo modo è possibile analizzare i CAP dalle indagini conto e su PAN HoReCa.



• Richiesta Note: attivandola, viene aperta la finestra di inserimento note in fase di chiusura conto.
• Bottoni personalizzati: Attivando questa opzione è possibile personalizzare i pulsanti funzione in maniera differente per ciascuna sala (es tra sala interna, esterna, asporto, ecc.). Attivando sia questa opzione che l’opzione “Personalizza bottoni per l’utente” in configurazione bottone, è possibile avere pulsanti differenti per utente e per sala.
• Attiva barcode conto: questa opzione permette di impostare nel conto, il campo barcode con il focus attivo. In questo modo è possibile leggere le tessere cliente e i barcode dei buoni sconto.
• Mantieni tavolo occupato vuoto: tale opzione disabilita “libera tavolo” sull’azione di “Salva” da client windows.
  Ad esempio se si ha un tavolo con solo i coperti e si preme la X verde, o la funzione torna in sala, il tavolo si libera; questo crea diversi problemi in caso di uso con Point e MySelf perché il cliente loggato su quel tavolo vede il conto chiudersi e perde tutto l’ordine preparato fino a quel momento.
• Nascondi articoli articoli a prezzo 0: è possibile scegliere le seguenti opzioni
• Mai: opzione non attiva
• In stampa: vengono nascosti, solo in stampa, gli articoli a prezzo zero
• In conto: nuovo valore, non mette gli articoli neanche in conto, valido solo per sale ristorante e asporto.