L’archivio “Gestione distinte” viene creato automaticamente dall’emissione effetti in modalità definitiva. Riporta al proprio interno tutte le informazioni di dettaglio delle distinte effetti, quali ad esempio la tipologia dell’effetto, l’anno e il numero assegnato automaticamente alla distinta, il conto e l’IBAN selezionato in fase di emissione, la data di emissione e il massimo dettaglio degli effetti in essa contenuti, evidenziando quelli emessi in modalità raggruppata.

Accedendo al menu “Contabilità – Incassi e pagamenti – Gestione effetti – Gestione distinte” è disponibile l’elenco delle distinte effetti emesse dall’azienda.

Le distinte effetti contraddistinte dal simbolo “cerchio con lettera S” nella colonna “Td” sono le cosiddette Distinte di servizio. In particolare, si tratta delle distinte generate tramite le seguenti funzioni:

• “Emissione RIBA, RID, MAV” scegliendo l’operazione “chiusura effetti Fornitori”;
• “Emissione bonifici elettronici” scegliendo l’operazione “chiusura rate clienti”.

Non si tratta di vere e proprie distinte effetti, ma di operazioni di servizio che consentono di effettuare pagamenti/incassi di rate della medesima tipologia riferite ad una pluralità di fornitori/clienti. In generale, si consiglia di effettuare tali operazioni operando dalla funzione “Saldaconto clienti/fornitori”.

Dalla finestra elenco delle distinte è possibile eliminare le singole distinte tramite il pulsante Elimina [Shift+F3]. La distinta è eliminabile solo se non sono presenti operazioni di contabilizzazione e/o insoluto relative agli effetti che la compongono. L’eliminazione della distinta elimina la relativa registrazione contabile e ripristina automaticamente lo stato delle rate di scadenzario degli effetti come “non emesse”.

Per quanto riguarda il tasto funzione Gestione multidistinta [F6], si rimanda all’omonimo paragrafo.

Inoltre, è disponibile il pulsante Varia testata distinta [F5] che consente di accedere alla finestra contenente i dati di testata della distinta. Nella maschera è possibile memorizzare il numero distinta assegnato dalla banca, che può essere utile in fase di ricerca delle distinte. Inoltre, tramite il tasto funzione Copia file distinta [F11] è possibile copiare in una cartella del pc il file della distinta generato in fase di emissione effetti.

Posizionandosi su una distinta e premendo il pulsante Ok [Invio] si accede all’elenco degli effetti presenti in distinta.

L’icona a forma di cartellina gialla che precede il campo “Descrizione Cli For” identifica un effetto “raggruppato”, che contiene al proprio interno più rate intestate allo stesso cliente e aventi la stessa data di scadenza. Il raggruppamento degli effetti può essere definito nell’anagrafica del cliente (menu “Contabilità – Rubrica clienti/fornitori”, Condizioni e automatismi, Condizioni di pagamento, campo “Raggruppamento effetti”). Per visualizzare il dettaglio delle rate che compongono l’effetto raggruppato è sufficiente premere Invio sulla riga dell’effetto raggruppato. Selezionando l’effetto raggruppato oppure uno degli effetti dettagliati compresi in un raggruppamento, verranno automaticamente selezionati tutti quelli appartenenti al raggruppamento stesso.

Tramite i tasti funzione disponibili nella finestra elenco degli effetti è possibile:

• copiare in una cartella del pc il file della distinta generato in fase di emissione effetti, tramite il pulsante Copia file distinta [F11];
• impostare/modificare la data valuta associata ad uno o più effetti precedentemente selezionati, tramite il pulsante Modifica data valuta [Shift+F4];
• modificare la data scadenza associata ad uno o più effetti precedentemente selezionati, tramite il pulsante Modifica data scadenza [Shift+F11]; la modifica è possibile solo su effetti che non risultino già contabilizzati o per i quali non sia già stato generato un insoluto. Se la distinta è stata contabilizzata per totali (senza selezionare i singoli effetti), per verificare se l’effetto o gli effetti selezionati risultino contabilizzati, viene confrontato il totale degli effetti selezionati per la modifica con il residuo da contabilizzare della distinta (differenza tra totale distinta e totale contabilizzato). La modifica della data scadenza è ammessa solo se il totale effetti selezionati è inferiore al residuo da contabilizzare. La variazione della data scadenza viene effettuata sia nella Gestione distinte che nello scadenzario. In scadenzario, la data scadenza originaria viene memorizzata nel campo "Data origine", se tale campo risulta vuoto;
• visualizzare le registrazioni di primanota collegate ad uno specifico effetto, tramite il pulsante Primanota [F8]. La funzione, in particolare, consente di visualizzare la registrazione contabile di emissione distinta, di contabilizzazione effetti singoli e di insoluto; le registrazioni contabili collegate alla gestione distinte non possono essere eliminate da Revisione primanota (occorre utilizzare le funzioni disponibili in gestione distinte). Possono, invece, essere revisionate, ad eccezione dei dati fondamentali necessari per identificare correttamente la registrazione nell’archivio delle distinte (ad esempio data registrazione, conti contabili e relativi importi);
• visualizzare i dati presenti in scadenzario relativamente ai singoli effetti che compongono la distinta, tramite il pulsante Mostra rate scadenzario contabile [Ctrl+Alt+F4].