Aprire l’azienda nell’anno contabile a cui si riferiscono i dati da importare e accedere al menu Servizi - Personalizzazioni - Carica saldi da file esterni – Carica saldi - Formato CSV. La prima volta che si accede alla funzione, la finestra elenco dei caricamenti risulterà vuota. Successivamente risulteranno visibili tutti i moduli di caricamento creati, indipendentemente dall’azienda di creazione.

In corrispondenza di ciascun modulo viene visualizzato il relativo stato in relazione all’azienda in uso, identificato anche tramite un pallino colorato. Gli stati possibili sono i seguenti:

• Manca il file origine CSV, identificato dal pallino bianco;
• Manca il file dati, identificato dal pallino rosso;
• Manca il file degli abbinamenti tra piano dei conti esterno e piano dei conti Passepartout, identificato dal pallino giallo; si tratta di una situazione anomala;
• Caricamento OK, identificato dal pallino blu; il caricamento è completo di file CSV, file dati e abbinamento tra piani dei conti; lo stesso quindi deve essere solo contabilizzato;
• Caricamento contabilizzato nell’anno di apertura dell’azienda, identificato dal pallino verde; di norma in una specifica azienda dovrebbe essere presente un unico caricamento con questo stato.

E’ possibile codificare un modulo tramite il tasto funzione Nuovo [F4]. In tal modo viene aperta automaticamente la videata dei parametri di importazione da compilare (raggiungibile successivamente tramite il tasto funzione Parametri [F6]).

Nel campo Nome caricamento inserire la denominazione del modulo. Si consiglia di indicare un riferimento:

• alla società per la quale si intende importare i saldi in Passcom, qualora il modulo si possa utilizzare solo per una specifica azienda;
• al software gestionale che ha generato il file da importare, laddove il modulo si possa utilizzare anche su altre aziende che condividono lo stesso piano dei conti esterno.

Nel campo File origine in formato CSV selezionare, tramite il tasto Elenco file [F3], il file CSV da importare, ricercandolo nella directory locale in cui è stato precedentemente salvato.

NOTA BENE: se il file generato dal gestionale esterno è in formato excel (.xls), prima di procedere con l’importazione è necessario aprire il file e salvarlo con nome selezionando il formato CSV (delimitato dal separatore di elenco) (*.csv) come evidenziato in figura.

Successivamente, occorre verificare la struttura del file CSV da importare, al fine di poter impostare correttamente i parametri di importazione dei dati. A tale scopo, è disponibile il tasto funzione Modifica (csv) [Shift+F7], attivo sul campo File origine in formato CSV, che consente di visualizzare il file da importare, tramite un editor CSV interno, e annotare i numeri di colonna in cui sono posizionati i dati relativi a:

• Codice conto esterno;
• Descrizione conto esterno;
• Importo;
• Descrizione della sezione di bilancio (se presente).

NOTA BENE: si ricorda che i codici conto esterni presenti nel file CSV devono essere univoci; nella maggior parte dei software gestionali i codici conto sono composti dalla combinazione dei codici relativi a gruppo, mastro e sottoconto.

I parametri di importazione dei dati dal file CSV da impostare, sono i seguenti:

Tipo di file da importare: la funzione gestisce l’importazione dei seguenti tipi di file:

• formato Bilancio (saldi positivi) il file si presenta, generalmente, con i conti disposti in forma scalare o a sezioni contrapposte e ordinati per sezione di bilancio (ATTIVITA’, PASSIVITA’, COSTI, RICAVI); gli importi sono disposti su un’unica colonna con il saldo finale, generalmente, con segno positivo;
• formato Saldi contabili (saldi con segno) il file si presenta con i conti disposti in forma scalare o a sezioni contrapposte e ordinati per segno contabile DARE e AVERE (la sezione di bilancio solitamente non è presente); gli importi sono disposti su una sola colonna, in genere, in valore assoluto, con segno contabile indicato in un’ulteriore colonna oppure su due colonne con saldi distinti tra DARE e AVERE.

Tipo struttura:

• Scalare nel caso in cui la disposizione dei conti esterni all’interno del file si sviluppi in verticale, in un’unica colonna;
• Sezioni contrapposte nel caso di file che presentino due distinte sezioni fra loro parallele, una per la sezione sinistra, saldo DARE (Attività e Costi) e una per la sezione destra, saldo AVERE (Passività e Ricavi).

Tipo Importo:

• Saldo finale (Saldo +-) è l’impostazione predefinita che prevede una sola colonna di importo (positivo o negativo) con il saldo finale;
• Distinto in Saldo Dare +, Saldo Avere - gli importi da caricare si presentano in valore assoluto distinti su due colonne, una con il saldo DARE e una con il saldo AVERE. Questo tipo di importo è disponibile solo in combinazione con il formato Saldi contabili (saldi con segno);
• Saldo suddiviso Passivo, Attivo, Costo, Ricavo (4 colonne) in questo caso gli importi da caricare (in genere in valore assoluto) si presentano suddivisi su quattro diverse colonne, una per ogni sezione di bilancio;
• Saldo positivo (ulteriore colonna segno) è il caso di un unico importo con segno contabile riportato su un’ulteriore colonna, diversa da quella dell’importo.

Inoltre, i numeri di colonna precedentemente annotati, in fase di verifica della struttura del file CSV, devono essere inseriti negli appositi campi visibili nella parte inferiore della maschera, come mostrato nell’esempio di seguito riportato.

La prima figura mostra un esempio pratico di file CSV visualizzato tramite la funzione Modifica (csv) [Shift+F7], dove si notano i numeri di colonna dei dati da importare. La seconda figura mostra l’inserimento di tali numeri all’interno degli appositi campi nei parametri del modulo di caricamento. Il codice conto esterno è posizionato nella colonna 1, la descrizione del conto esterno è collocata nella colonna 2, mentre l’importo del saldo di bilancio è situato nella colonna 3.

Tramite il tasto funzione Ulteriori parametri [Shift+F4] è possibile specificare ulteriori caratteristiche del file CSV.

Al termine dell’impostazione dei parametri di importazione confermare con Ok [F10] per procedere con l’importazione dei dati da file CSV. Successivamente tale operazione può essere rieseguita tramite la funzione Import dati da CSV [F8], qualora vi sia una situazione su file CSV più aggiornata rispetto alla precedente importazione. Il file CSV viene acquisito in una cartella dell’installazione, in modo tale da evitare problematiche di directory inesistente o di file CSV aperto.

Qualora si debbano gestire più aziende con contabilità esterna tenuta nel medesimo software gestionale, è possibile:

• utilizzare lo stesso modulo di caricamento già impostato e abbinato per un’altra azienda; ciò è possibile solo quando sono verificati i seguenti requisiti:
• il file CSV ha una struttura compatibile, cioè le informazioni da importare sono posizionate nelle medesime colonne;
• i conti del piano dei conti esterno presentano la stessa struttura e la stessa descrizione a parità di codice conto.
• duplicare il modulo di caricamento già impostato e abbinato per un’altra azienda, tramite il tasto funzione Duplica [F5]. In questo modo verrà creato un nuovo modulo di caricamento con una propria denominazione, ereditando, dal modulo duplicato, i parametri e gli abbinamenti al piano dei conti. Tramite il tasto funzione Parametri [F6] è possibile modificare le impostazioni del caricamento.

Infine, sono disponibili le funzioni di servizio Export [Shift+F8] e Import [Shift+F6] che permettono di esportare su file tutti i dati del modulo di caricamento saldi definito (copia del file CSV, struttura del modulo, abbinamento conti, ecc.) e di importarlo su un’altra installazione Passcom.