Terminata l’attività di abbinamento tra il piano dei conti esterno e il piano dei conti interno di Passepartout e verificata la corrispondenza tra risultato Stato patrimoniale e risultato Conto Economico, occorre procedere alla contabilizzazione dei saldi nella primanota di Passepartout, tramite il tasto funzione Contabilizza operazioni primanota [F6].

La funzione genera normalmente una registrazione contabile per ogni sezione di bilancio; solo nel caso di numero di conti e/o importi particolarmente elevati potrebbero essere inserite più registrazioni a parità di sezione di bilancio.

Qualora al momento della contabilizzazione dei saldi abbinati siano già presenti in primanota altre registrazioni contabili (ad esempio, inserite per ulteriori adempimenti che lo studio deve gestire per l’azienda cliente, quali liquidazione periodica IVA e dichiarazione IVA), è possibile procedere alternativamente come segue:

• Pareggia Primanota [Shift+F7]: prima di procedere con la contabilizzazione, tramite questo tasto funzione è possibile neutralizzare tutte le registrazioni preesistenti (senza cancellarle). Sulla base dei conti movimentati in primanota la funzione inserisce automaticamente una registrazione per sezione di bilancio, con causale GR e descrizione Azzera, seguito dalla sezione di bilancio. Nelle registrazioni vengono riportati tutti i conti movimentati di una determinata sezione con segno contabile invertito rispetto a quello movimentato, utilizzando il conto 010.00001 BILANCIO DI CHIUSURA come contropartita per chiudere la registrazione;
• Eliminazione registrazioni contabili preesistenti: quando si esegue la funzione Contabilizza operazioni primanota [F6], nel caso in cui siano presenti in primanota delle registrazioni contabili viene visualizzato un apposito messaggio di avvertimento, tramite il quale è possibile eliminare le registrazioni (Elimina [Shift+F3]) oppure proseguire con la contabilizzazione senza eliminare le registrazioni preesistenti (Conferma senza eliminazione [F10]).

NOTA BENE: in ogni scrittura contabile generata automaticamente dalla funzione di contabilizzazione viene utilizzato, come contropartita per la chiusura della registrazione, il conto di servizio BILANCIO DI CHIUSURA (010.00001), che non è abbinato al bilancio civilistico; qualora al termine della contabilizzazione risulti un saldo finale diverso da zero su tale conto di contropartita è probabile che in fase di abbinamento del piano dei conti esterno siano state commesse una o più delle seguenti azioni:

• non sono stati abbinati tutti i conti di ultimo livello con saldo diverso da zero;
• sono stati abbinati anche alcuni subtotali relativi a mastri e non solo i conti analitici di ultimo livello;
• non sono stati impostati correttamente i segni contabili e/o le sezioni di bilancio in corrispondenza dei conti abbinati.

La situazione sopra prospettata non può verificarsi qualora, prima della contabilizzazione, sia stata verificata la quadratura nell’Anteprima bilancio di verifica.