La maschera di prenotazione sale riunioni, richiamabile dal menù generale di Sale riunioni o tramite il planning sale o il quadro sale, permette l'inserimento delle prenotazioni riguardanti convegni, meeting, ecc...

Nella prima sezione occorre definire il nome della manifestazione od evento che verrà utilizzato per identificare la prenotazione sul planning prenotazioni e sul quadro, eventualmente il nome dell'organizzatore con i relativi recapiti e data e nome operatore che apre la prenotazione stessa. Indicare il Nominativo (campo obbligatorio), il numero di Pax previste e l’eventuale agenzia/azienda. Se la prenotazione è associata ad un’agenzia/azienda è possibile indicare un credito (half o full) che verrà poi considerato in fase di fatturazione della sala.

NB: eventuali extra inseriti fuori dal periodo della prenotazione non verranno visualizzati nella girglia di dettaglio, ma saranno conteggiati nel totale del riepilogo.

E’ inoltre possibile indicare delle note, lo stato di prenotazione, la data di scadenza, il mercato e il canale di vendita.

E’ possibile inoltre collegare una prenotazione all’evento attivando il flag “Prenotazione camera collegata” e successivamente, cliccando sul pulsante con i tre puntini a fianco del “Referente prenotazione e Gruppo”, viene proposto l’elenco delle prenotazioni di camere che è possibile filtrare per data; selezionando una riga e cliccando su “Conferma” collegata all’evento e i dati principali della prenotazione verranno visualizzati nella sezione alloggio. Nella prenotazione camera collegata, nella scheda “Prenotazione Sala”, compariranno i dati della sala con la possibilità anche di modificarli. Per scollegare la camera alla sala occorre togliere il flag di “Prenotazione camera collegata” e salvare la prenotazione sala.

Nella sezione sottostante nella scheda denominata “Attività” inserire, tramite il pulsante “Aggiungi”, uno o più periodi di occupazione della sala con l’indicazione dell’intervallo di date e di ora di utilizzo della sala, la sala e il relativo prezzo giornaliero.

Nella colonna Note è possibile digitare direttamente una descrizione per l’elemento selezionato senza necessariamente entrare in modifica così da rendere più veloce l’operazione per l’utente.

Nel caso si provenga da una prenotazione eseguita direttamente dal planning (con lo "strisciamento" del mouse), ovviamente i giorni di occupazione e la sala saranno già compilati. Per modificare un periodo inserito selezionare il pulsante “Modifica”.

Nella seconda scheda vengono visualizzati gli Ordini di Servizio ovvero il riepilogo per ciascun giorno di come si sviluppa l’evento nel suo dettaglio (spazi, allestimenti, attrezzature e tutto quanto riguarda cibo e bevande). Gli ordini di servizio vengono creati in base agli elementi che compongono il Trattamento, in particolar modo in “Attività Reparti Food” sono elencate le voci che in tabella “Reparti” hanno il flag attivo nella colonna “Food&Beverage” mentre in Allestimenti sono elencate le voci che non hanno attivo questo flag.

E’ possibile stampare tramite il pulsante “Stampa” il report degli Allestimenti e di Attività Reparti Food configurando il report in Configurazione - Configura report con Categoria “Prenotazione Sala – Allestimenti” e “Prenotazione Sala – Attività Reparti Food”.

Prima di salvare la prenotazione con il pulsante “Salva e chiudi” e creare così la prenotazione sul planning grafico, selezionare eventualmente il colore della prenotazione e se occorre la data di opzione della prenotazione, come per il planning delle camere le prenotazioni in opzione vengono sbarrate in un senso diagonale e con opzione scaduta barrate in entrambi i sensi diagonali.

E’ possibile inserire Acconti e/o Caparre tramite l’apposito pulsante “Acconti / Caparre”.

Il pulsante “Stampa prenotazione” permette di stampare un report con tutti i dati della prenotazione sala (sia di allestimento che di servizi bar e ristorante), se si desidera escludere dalla stampa il prezzo della sala e degli eventuali servizi accessori vistare l'apposito flag prima di generare il report.

Tramite il pulsante Check-In, attivo solo se la data di partenza è uguale o maggiore rispetto alla data di gestione, è possibile rendere attiva la prenotazione e renderla disponibile per eventuali inserimenti di extra, visualizzare la distinta ed effettuare il conto; in pratica il comportamento della prenotazione sala è analogo a quello della prenotazione cliente.

NOTA BENE: la prenotazione sala, dopo la chiusura giornaliera, matura la retta anche nel giorno di partenza (a differenza della prenotazione cliente).

Il pulsante Incassa è attivo nel caso sia stato effettuato il conto sala ma in fase di Incasso precedentemente avvenuto sia stato annullato l’incasso. Il pulsante Libera sala è attivo nel caso sia stato incassato il conto sala ma non è stata resa disponibile la sala.

Tramite la seconda scheda Allestimenti è possibile definire la preparazione/allestimento della sala e le eventuali attrezzature richieste. Gli allestimenti devono essere precedentemente codificati e abbinati tramite le tabelle presenti nel menù Sale riunioni (vedi la presente guida sezione Sale Riunioni - Tabelle).

Tramite la quarta scheda Log è possibile visualizzare l’elenco delle operazioni che sono state effettuate sulla prenotazione sala con l’indicazione di utente, computer, data, ora e descrizione dell’operazione eseguita.

Le prenotazioni sale sono visibili anche in Front Office – Clienti – Elenco prenotazioni e in Front Office – Conti – Elenco Conti Aperti evidenziate in verde.