Configurare i Reparti indicando quali sono i reparti dedicati al Food & Beverage (configurazione necessaria per separare gli ordini di servizio).

Configurare le tipologie Risorse in base al tipo di utilizzo:

• Sala
• Spazi di servizio

Configurare le singole risorse che devono corrispondere a tutti i possibili spazi che potranno essere utilizzati:

• Sala Rossa
• Sala Verde
• Bar
• Saletta
• Hall
• Interprete
• Hostess
• …

Definire i possibili utilizzi dei vari spazi: (Affitto sala, Guardaroba, WorkShop, Coffe Break, Pranzo, Cena)

Configurare per ogni utilizzo un elemento di tipo sala:

• Occupazione sala
• Occupazione bar
• Spazio guardaroba
• Spazio workshop
• Spazio break
• Spazio Ristorante
• Interprete
• …

Negli elemento di tipo sala verificare e aggiungere se necessario i possibili allestimenti (abilitare l’apposito check per definire gli allestimenti)

Configurare i trattamenti (consiglio di tipo pacchetto in quanto normalmente per gli eventi viene stabilito un prezzo cumulativo e non giornaliero):

• Sala -> con l’elemento “Occupazione sala” quota variabile
• Guardaroba-> con l’elemento “Occupazione bar”
• Workshop -> con l’elemento “Spazio workshop”
• Coffe break -> con l’elemento “Spazio break”
• Pranzo -> con l’elemento “Spazio Ristorante”
• Cena -> con l’elemento “Spazio Ristorante”
• Interprete -> con l’elemento “Interprete”
• …

A questo punto è possibile inserire un evento:

Prenotazione sale

• Inserire i dati generali di testata
• Collegare eventuale prenotazione camere (per avere un unico documento di riepilogo e volendo un unico conto)
• Occupare le singole risorse con “Aggiungi” indicando periodo, orario, la risorsa e il tipo di utilizzo (eventuale prezzo totale sulla sala principale); nelle note aggiungere solo notazioni che non riguardano allestimenti o servizi vari
• Per ogni risorsa procedere ad aggiungere gli allestimenti posizionandosi sulla riga della sala e cliccando “Aggiungi”. Per ogni allestimento indicare giorni ed orari con eventuali costi e le note se necessarie per spiegare bene all’addetto che dovrà fare gli allestimenti.
• Allo stesso modo si procede ad inserire gli extra di tipo sala: solitamente si tratta delle attrezzature che hanno un costo di noleggio (videoproiettore, lavagne, servizi audio, ecc)
• Infine si possono caricare i supplementi o gli extra automatici (la scelta si basa su come si vogliono presentare gli addebiti in conto: supplementi vanno nel raggruppamento del trattamento, gli extra con gli extra). Qui si vanno ad inserire tutte le necessità food & beverage con il dettaglio che si preferisce, in modo da avere degli ordini di servizio il più dettagliati possibile. Qui ho a disposizione tutti gli extra configurati in Welcome.