La maschera d’inserimento delle anagrafiche di prima nota, richiamabile dall’apposita icona o dal menù generale di prima nota, permette di aggiungere o modificare le anagrafiche di fornitori, dipendenti, banche e casse.

Tramite le quattro schede è possibile scegliere su quale tipo di anagrafica intervenire.

Nota bene: l’ubicazione Istat impostata in anagrafica viene utilizzata in Prima Nota – “Stampe” per filtrare i saldi per specifica ubicazione di anagrafica.

Fornitori: in questa scheda vengono inseriti i dati anagrafici relativi ai fornitori, quali Rag. Sociale, Referente, Indirizzo, Città, Cap, Nazione, Telefoni, Fax, E-mail (collegato tramite il pulsante @ direttamente al programma di posta elettronica), Partita Iva (dalla quale sarà possibile risalire al fornitore stesso una volta inserita, tramite l’apposito pulsante), Codice Fiscale, Note e Centro di Costo (personalizzabili in Configurazione - Tabelle - Centri di Costo).

Dipendenti: in questa scheda, vengono inseriti i dati anagrafici relativi ai dipendenti quali Nome, Cognome, Indirizzo, Città, Cap, Nazione, Telefono, Cellulare, E-mail (collegato tramite il pulsante @ direttamente al programma di posta elettronica), Partita Iva, Codice Fiscale e Note.

Banche: in questa scheda, divisa in 2 sezioni (Generale e Coordinate) viene definita la banca o le banche d’appoggio dell’Hotel, con tutti i dati anagrafici quali Rag. Sociale, Referente, Indirizzo, Città, Cap, Nazione, Telefoni, Fax, Partita Iva, Codice Fiscale, E-mail (collegato tramite il pulsante @ direttamente al programma di posta elettronica), Conto Corrente, ABI, CAB, Note. Le banche definite in questa maschera saranno le stesse selezionabili tramite l’apposito menù a tendina nella maschera di Stampa Conto, e quindi eventualmente riportate in fattura nel caso di pagamenti differiti tramite bonifici bancari.

Cassa: in questa scheda viene definita la cassa o le casse della struttura. Può essere utile crearne più di una se ad esempio si vogliono tenere separati gli incassi di corrispettivi tramite carta di credito da quelli per contanti, in tal per esempio si può definire una Cassa Pos, oltre alla normale Cassa contanti.

Il funzionamento dell’archivio anagrafiche di prima nota è simile a quello dei clienti, per cui per ricercare un’anagrafica è sufficiente digitare parte del nome del soggetto desiderato, cliccare il tabulatore della tastiera e in automatico verrà aperta una maschera in sovrimpressione di recupero anagrafica (riportante l’elenco delle anagrafiche corrispondenti alle lettere digitate), dove sarà possibile selezionare con doppio click un soggetto esistente (ad esempio per una modifica) o procedere all’immissione di uno nuovo  tramite il pulsante Nuovo. Se dopo aver digitato parte o interamente il nome di un’anagrafica non viene richiamata la maschera di recupero, significa che non c’è alcuna corrispondenza in archivio e il nome immesso verrà considerato automaticamente come nuovo. In alternativa è possibile fare una ricerca per contenuto inserendo il simbolo "=" seguito dal nome del soggetto o parte di esso (Es.: = ros), tramite il tasto tabulatore della tastiera il programma effettuerà una ricerca estrapolando dall'archivio tutti i soggetti contenenti le lettere digitate dopo il simbolo "=".

Tramite i pulsanti Annulla, Elimina, Ok è possibile rispettivamente annullare, eliminare o salvare un inserimento o una modifica.

Nel box in basso a destra viene riportato in automatico il saldo attuale secondo gli addebiti e accrediti del soggetto selezionato, imputati tramite i movimenti di prima nota. Tale saldo può essere modificato cliccando due volte sui box di accredito o addebito e variando manualmente l’importo esistente; è ovvio che tale operazione genera una discrepanza tra il saldo derivante dai movimenti reali di prima nota e il saldo riportato in anagrafica, per cui ne è sconsigliato l’utilizzo. In ogni caso è possibile ricostruire tali saldi in base ai movimenti effettivamente inseriti utilizzando l'apposita funzione in Utilità/Azzeramenti di Prima Nota.