L’inserimento dei nominativi da utilizzare nella GESTIONE ORGANI SOCIALI avviene premendo il pulsante Anagrafica [F5].

Selezionando la voce di menù appare una prima videata contenente l’elenco delle anagrafiche già codificate ed il comando per procedere all’inserimento di una nuova scheda.

I comandi disponibili nella videata sono i seguenti:

Tutti [F3] riporta nell’elenco tutte le anagrafiche presenti in archivio includendo anche quelle annullate logicamente. Tali nominativi sono evidenziati dal carattere '+' che precede la colonna “Cognome/Rag.Sociale”. Dopo un primo utilizzo il comando viene rinominato Solo validi qualora si voglia escludere nuovamente dall’elenco i soggetti annullati logicamente;

Annulla/Ripristina [ShF3] annulla logicamente l’anagrafica selezionata affinché non venga proposta nell’elenco. Selezionando nuovamente il comando viene ripristinato lo stato iniziale dell’anagrafica. Sino a quando un nominativo risulta annullato all’interno della relativa scheda appare la descrizione “ANNULLATO”;

Seleziona [Invio]viene richiamata la finestra di gestione dei dati anagrafici per memorizzare un nuovo nominativo quando il cursore è posizionato su riga vuota. In caso contrario, si richiama in variazione il nominativo selezionato;

Annulla [Esc]permette di abbandonare la gestione.

Nella videata è disponibile anche il pulsante Inserimento [F6] che permette di memorizzare un nuovo nominativo aprendo la relativa scheda di gestione senza posizionarsi sull’ultima riga dell’elenco. E’ presente anche il comando Stampa [F7] che richiama la videata per scegliere il modulo grafico da utilizzare ed eventualmente escludere dalla selezione le anagrafiche annullate logicamente e le revisioni. E’ disponibile il modulo –NOMICOM (Anagrafica Nominativi); eventuali altri report possono essere creati tramite la voce di menù Servizi – Personalizzazioni – Stampe – CONTABILI selezionando la stampa codice AANNOMII.

L’inserimento o la visualizzazione di un’anagrafica richiama la videata di gestione dei dati relativi.

PERSONA FISICA – Inserire uno dei seguenti caratteri:

S = persona fisica;

N = persona giuridica.

CODICE FISCALE – Codice fiscale della persona fisica. Il programma controlla che il dato sia corretto, in caso contrario può essere forzata l’immissione rispondendo “S” alla richiesta di conferma proposta in fase di salvataggio dell’anagrafica. Il codice può essere calcolato tramite l’utilizzo del pulsante Codice Fiscale [ShF8].

SESSO – Inserire uno dei seguenti caratteri:

M = maschio;

F = femmina.

COGNOME – Cognome della persona fisica.

NOME – Nome della persona fisica.

DATA – Data di nascita della persona fisica. E’ presente il comando Scelta data [F2] per selezionare il valore tramite calendario o data terminale o data di sistema.

CAP – Codice di avviamento postale della località di nascita della persona fisica.

COMUNE – Località di nascita della persona fisica. E’ attivo il pulsante Elenco comuni [F2] per effettuare la ricerca nella tabella dei comuni italiani. Utilizzando il comando in questione la barra di selezione nella finestra di ricerca si posiziona sul primo comune che inizia con la stringa presente nel campo; se non esiste si posiziona all’inizio della tabella. I comuni vengono visualizzati in ordine alfabetico con i seguenti dati: Codice ISTAT, Provincia, Descrizione. Selezionando il comune desiderato, nei rispettivi campi, sono riportati CAP, COMUNE e PROVINCIA. Sulla finestra è attivo il comando Ricerca [F2] per effettuare una ricerca sul campo Descrizione.

PR – Provincia di nascita della persona fisica.

CAP – Codice di avviamento postale della residenza anagrafica.

COMUNE – Località di residenza persona fisica. E’ attivo il pulsante Elenco comuni [F2] per effettuare la ricerca nella tabella dei comuni italiani. Utilizzando il comando in questione la barra di selezione si posiziona sul primo comune che inizia con la stringa presente nel campo; se non esiste si posiziona all’inizio della tabella. I comuni vengono visualizzati in ordine alfabetico con i seguenti dati: Codice ISTAT, Provincia, Descrizione. Selezionando il comune desiderato, nei rispettivi campi, sono riportati CAP, COMUNE e PROVINCIA. Sulla finestra è attivo il comando Ricerca [F2] per effettuare una ricerca sul campo Descrizione.

PR – Provincia della residenza anagrafica.

INDIRIZZO – Indirizzo della residenza anagrafica.

CAP – Codice di avviamento postale del domicilio fiscale.

COMUNE – Località del domicilio fiscale. E’ attivo il pulsante Elenco comuni [F2] per effettuare la ricerca nella tabella dei comuni italiani. Utilizzando il comando in questione la barra di selezione si posiziona sul primo comune che inizia con la stringa presente nel campo; se non esiste si posiziona all’inizio della tabella. I comuni vengono visualizzati in ordine alfabetico con i seguenti dati: Codice ISTAT, Provincia, Descrizione. Selezionando il comune desiderato, nei rispettivi campi, sono riportati CAP, COMUNE e PROVINCIA. Sulla finestra è attivo il comando Ricerca [F2] per effettuare una ricerca sul campo Descrizione.

PR – Provincia del domicilio fiscale.

INDIRIZZO – Indirizzo del domicilio fiscale.

TEL – Telefono del soggetto.

CELL – Numero del cellulare del nominativo.

FAX – Numero del fax del nominativo.

E-MAIL - Indirizzo di posta elettronica. Sono ammessi lettere sia maiuscole che minuscole, numeri e i seguenti caratteri speciali: @ < > = ? [ ] \ ^ _ ! " # $ % & ' ( ) * + , - . ;.

Impostando il primo campo a “N” la videata viene modificata sostituendo ai data di nascita quelli societari e alla residenza anagrafica quella legale.

CODICE FISCALE – Codice fiscale della società.

PARTITA IVA – Partita Iva della società. Se si inserisce una cifra numerica minore di 12 caratteri, a questa viene anteposta automaticamente la sigla “IT” (Partita Iva italiana). Esiste solo il controllo sulla Partita Iva italiana, per tutte le altre Partite Iva vengono accettati tutti i caratteri senza controllo (purché lettere e numeri). Nel caso di Partita Iva errata si può forzare l'immissione rispondendo "S" alla richiesta di conferma proposta in fase di salvataggio dell’anagrafica.

RAGIONE SOCIALE – Ragione sociale dell’anagrafica.

La sezione RESIDENZA LEGALE contiene i corrispondenti campi della sezione RESIDENZA ANAGRAFICA.

La videata prevede i seguenti pulsanti:

Codice Fiscale [ShF8] disponibile solo in caso di persona fisica, permette di calcolare il codice fiscale dello stesso o – in presenza del codice fiscale – recuperare il sesso, la data di nascita e codice zona di nascita del soggetto. La procedura propone una specifica videata;

Res. Estera [F6] contiene gli eventuali riferimenti (codice stato, stato, località e indirizzo) della residenza estera del soggetto. Quando la videata contiene uno o più dati appare il segno “+” a inizio nome pulsante;

Note [F7] contiene cinque righe da 66 caratteri per memorizzare ulteriori informazioni in merito all’anagrafica. In tal caso il segno “+” precede il nome del pulsante;

Acquisisci [F4] nelle aziende che hanno abilitato in ANAGRAFICA AZIENDA il collegamento con Docuvision è presente il comando Acquisisci [F4] per associare un documento di Docuvision all’anagrafica. Quando uno o più documenti sono già collegati all’archivio il pulsante prende il nome di Allegati [F4]. Per ulteriori informazioni si rimanda al paragrafo successivo DOCUVISION.

Ad eccezione dei campi presenti nella sezione DATI DI NASCITA/DATI SOCIETA’, eventuali modifiche prevedono la possibilità di creare una revisione dell’anagrafica così da “storicizzare” i dati presenti sino ad una specifica data. Fatta la variazione e selezionato il comando Ok [F10] viene richiesto se conservare i dati a prima della modifica.

Rispondendo affermativamente è necessario definire la data sino a quando i dati precedenti risultavano validi. La procedura propone la data di lavoro del terminale controllando - al salvataggio - che non sia stata indicata una data precedente rispetto all’ultima revisione eventualmente già esistente. La presenza di una o più revisioni all’interno di un’anagrafica è evidenziata da:

• lettera “S” nella colonna “R” nell’elenco dei nominativi;
• lettera “S” nel campo di sola visualizzazione “Revis”;
• ulteriore pulsante Revisione [F5] contenente l’elenco di tutte le revisioni del nominativo e la possibilità di apportare modifiche alle stesse o cancellarle.

Nella funzione di servizio RIORGANIZZAZIONE ARCHIVI la voce relativa a queste anagrafiche è “RUBRICA NOMINAT”

Nel modello applicativo Real Time il menù è abilitato sia nell’azienda presente nell’installazione Mexal che nell’azienda di tipo “E” Esterna presente in Passcom. Sarà cura dell’azienda e dello studio definire chi dovrà inserire e gestire i dati a seconda che la dichiarazione dei redditi o le elaborazioni dei bilanci vengano fatte all’interno dell’installazione di Mexal o di Passcom.

Controllo su anagrafiche nominativi

Il programma esegue un controllo sulle anagrafiche nel caso vi siano inserimenti di nominativi aventi stesso codice fiscale e/o partita IVA. Entrando in un nominativo dell’anagrafica all’F10, viene fornito un messaggio di attenzione e l’utente può eliminare il o i nominativi in eccesso oppure decidere di mantenerli in anagrafica. Si ricorda, infatti, che l’anagrafica è sovra aziendale per cui è sufficiente l’inserimento di un solo nominativo, anche se questo compare in più aziende ed in più organi sociali.

E’ altresì, possibile effettuare una ricerca per nominativo all’interno dell’anagrafica, in tal caso è sufficiente digitare l’iniziale del soggetto da ricercare ed il programma si posizionerà sul nome.