ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DI TABELLE UTENTE
La creazione di una tabella di tipo UTENTE, che si può effettuare esclusivamente della voce di menu “Bilancio UE – Tabelle utente”, dà la possibilità di definire degli ulteriori prospetti tabellari personalizzati da includere in Nota integrativa o nelle Relazioni in aggiunta a quelli standard distribuiti nei modelli di Passepartout spa. Per la creazione delle tabelle utente sono disponibili le seguenti funzioni:
: per generare una nuova tabella utente, anche a partire dalla copia di una tabella distribuita.
: per creare una nuova tabella a partire dalla copia della tabella utente selezionata
: per eliminare definitivamente la tabella utente selezionata
NOTA BENE: l’eliminazione di una tabella non controlla il suo utilizzo all’interno delle Note integrative già elaborate sulle varie aziende; di conseguenza, se si elimina una tabella inserita all’interno della gestione di una nota integrativa di una azienda, questa non sarà più visibile nell’anteprima e nel file XBRL che si dovesse eventualmente rigenerare dopo la sua eliminazione.
: per annullare le modifiche applicate alla struttura della tabella dopo l’ultimo salvataggio,
: per salvare tutte le modifiche effettuate alla struttura della tabella su cui si sta lavorando.
: per esportare su file csv la struttura della tabella utente selezionata al fine di importarla nel modulo ADP Bilancio e budget relativo ad un’altra installazione di Passepartout spa. L’export genera una cartella denominata tabella + codice_tabella + titolo_tabella (ad sempio “tabella-UX002-Dettaglio crediti attivo circolante”) con all’interno due file csv.
: per importare la struttura di una tabella utente esportata; è necessario selezionare la cartella generata dalla funzione Export con all’interno i due file csv.
Le tabelle utente, che sono disponibili per tutte le aziende dell’installazione, possono essere create con quattro diverse tipologie di struttura:
- FISSA: la tabella si presenta sempre con un numero di righe e di colonne fisso che non può essere in alcun caso modificato in fase di compilazione dei dati all’interno della gestione di una Nota integrativa.
- RIGA VARIABILE: in sede di costruzione della tabella viene definito un numero fisso di colonne. Le righe vengono invece aggiunte liberamente in numero variabile durante la compilazione della tabella all’interno di ciascuna Nota integrativa.
- COLONNA VARIABILE: in sede di generazione della tabella viene definito un numero fisso di righe. Le colonne sono invece aggiunte in numero variabile durante la compilazione della tabella all’interno di ciascuna Nota integrativa.
- DETTAGLIO CONTI: è una tabella ad elenco aperto (numero di righe variabile) che riporta in automatico il dettaglio analitico di tutti i conti contabili associati ad una determinata voce di Stato patrimoniale o di Conto economico; la tabella si presenta con una struttura standard composta da 5 colonne che contengono rispettivamente la descrizione delle voci di bilancio, la descrizione dei conti contabili, i valori di inizio esercizio, le variazioni e i valori di fine esercizio.
La tipologia della tabella (struttura) ed il relativo titolo vengono scelti nella finestra “Nuova Tabella” attivata dal tasto funzione “Nuova”. Il tipo di struttura scelto in fase di creazione tabella è irreversibile; non è quindi possibile modificarlo una volta confermata la creazione della tabella.
Quando si conferma la creazione della tabella, viene proposta una struttura predefinita, a seconda del tipo di tabella scelta, che può essere personalizzata attraverso i seguenti tasti funzione:
: per aggiungere una nuova riga; la funzione non è attiva con struttura RIGA VARIABILE
: per eliminare una riga selezionata; la funzione non è attiva con struttura RIGA VARIABILE
: per aggiungere una colonna; la funzione non è attiva con struttura a COLONNA VARIABILE o DETTAGLIO CONTI
: per eliminare una colonna selezionata; la funzione non è attiva con struttura a COLONNA VARIABILE o DETTAGLIO CONTI
: per aggiungere una nuova riga copiando interamente la sintassi della riga selezionata; la funzione non è attiva con struttura a RIGA VARIABILE o DETTAGLIO CONTI
: per aggiungere una nuova colonna copiando interamente la sintassi della colonna selezionata; la funzione non è attiva con struttura a COLONNA VARIABILE o DETTAGLIO CONTI
In generale la prima riga e la prima colonna, che hanno sfondo di colore giallo, sono riservate rispettivamente alle intestazioni di colonna e di riga e possono essere editate solamente in fase di creazione della struttura della tabella.
In tutte le celle con sfondo di colore bianco, a prescindere dalla tipologia di tabella generata, possono essere impostate le sintassi riportate nella tabella seguente, manualmente oppure in modo guidato tramite il pulsante 
che agisce anche su una selezione multipla di celle.
SINTASSI | DESCRIZIONE |
CELLA VUOTA (bianca) | Cella descrittiva di tipo stringa (alfanumerica) editabile in sede di compilazione. Non viene inserito nulla nella struttura. Il contenuto descrittivo della cella viene direttamente definito in sede di compilazione della stessa in Nota integrativa |
% | Cella non editabile che non prevede alcun contenuto. In sede di compilazione della tabella non è possibile inserirvi alcun dato. La cella assume colore giallo come le intestazioni di riga e di colonna e ha una funzione analoga alle caselle nere del cruciverba |
SINTASSI | DESCRIZIONE |
\ | Cella numerica senza decimali editabile in sede di compilazione. In queste celle potranno esservi inseriti solo valori numerici (ad esempio importi in valuta). Se le colonne o le righe terminano con una formula (ad esempio un totale) è fondamentale che le celle incluse nella formula siano definite con questa sintassi. |
/ | Cella di tipo data (gg/mm/aaaa) editabile in sede di compilazione. In queste celle potranno esservi inseriti solo valori di tipo data. |
#valore 1#valore 2#valore 3 ad esempio: #A#B#C | Cella con elenco valori predefiniti (menu a tendina). Possibilità di inserire un valore (fra diverse opzioni) selezionandolo da un menu a tendina. Le opzioni possibili devono essere inserite utilizzando quale separatore il carattere #. |
(%) nell’intestazione di riga o di colonna dopo la descrizione. Ad esempio Aliquota (%) | Riga o Colonna con celle di tipo percentuale. La formattazione di tutte le celle della riga o della colonna è di tipo percentuale, cioè un valore numerico con 2 cifre decimali. |
| TOTALE DI COLONNA: cella a compilazione automatica definita dalla sommatoria di tutti i valori numerici inseriti in quella determinata colonna. Da utilizzare sull’ultima riga della tabella. |
| TOTALE DI RIGA: cella a compilazione automatica definita dalla sommatoria di tutte le celle numeriche della stessa riga. Da utilizzare sull’ultima colonna della tabella. |
Sintassi guidata tramite il pulsante Tramite la finestra che si apre in sovraimpressione è possibile impostare una formula sui dati di bilancio, che inizia sempre con il simbolo “$”, selezionando:
Se si inseriscono più codici nella stessa cella, di default vengono tra loro legati con l’operazione somma. Una volta confermata la formula è possibile sostituire l’operatore “+” con quelli delle altre operazioni aritmetiche (-, *, /). In entrambi i casi è possibile scegliere tra valori di bilancio dell’esercizio corrente e di quello precedente. Se si sceglie il valore dell’anno corrente di bilancio viene impostata la dicitura $CORR prima della formula; se invece il valore scelto fa riferimento ai prospetti contabili dell’anno precedente compare la dicitura $PREC. Esempio di formula semplice con voce di bilancio del Conto economico: $CORR[ (CE)B6 ] Esempio di formula composta che somma fra loro due voci di bilancio dello Stato patrimoniale: $CORR[ (SPPassivo)B2 + (SPAttivo)@CII4terb ] Esempio di formula semplice con conto contabile: $CORR[ 201.00001 ] Esempio di formula composta che sottrae l’importo di due conti contabili: $CORR[ 104.00036 - 108.00001 ] | Cella a compilazione automatica che riporta i dati derivanti da una formula applicata alle voci del bilancio o ai conti contabili sulla base dei relativi codici e l’operatore aritmetico utilizzato. |
Sintassi guidata tramite il pulsante Tramite la finestra che si apre in sovraimpressione è possibile impostare le seguenti formule che iniziano sempre con il simbolo “=”: SOMMA di celle contigue: inserire la dicitura SUM (dopo il simbolo =) e indicare fra parentesi l’intervallo delle celle contigue che devono essere sommate Ad esempio: =SUM(A3:C3). In alternativa la somma può essere eseguita inserendo puntualmente le singole celle, anche non contigue. Ad esempio: =A3+C3+E3 ALTRE OPERAZIONI ALGEBRICHE: analoghe alla somma delle singole celle. Si dovrà utilizzare l’operatore matematico appropriato (-,*,/) Ad esempio: =(A3+C3-D1)/A7 NOTA BENE: nel caso di tabelle con struttura a RIGA o COLONNA VARIABILE non devono essere inseriti nelle formule dei codici di cella fissi; è pertanto necessario utilizzare nella formula il carattere jolly “#” che identifica la colonna o la riga corrente in cui la formula è posizionata Esempio di formula generica nel caso di righe variabili, dove viene fissata la lettera che identifica le colonne e utilizzato il carattere jolly per le righe =(B#/C#)*100 Esempio di formula generica nel caso di colonne variabili, dove viene fissato il numero di riga e utilizzato il carattere jolly per le colonne =(#3+#4)/#5 | Cella a compilazione automatica definita da una formula applicata ad altre celle di tipo numerico della stessa tabella. |
Sintassi guidata tramite il pulsante Tramite la finestra che si apre in sovraimpressione è possibile selezionare il parametro relativo ad un dato anagrafico dell’azienda. Qualora il parametro sia riferito ad un dato numerico (ad esempio numero medio dipendenti) è possibile utilizzarlo anche all’interno di una formula Esempio di formula contenente parametro aziendale: =B3/RIFDAZ([Dati Bilancio].Numero medio dipendenti:CORR)*100 | Cella a compilazione automatica definita da un parametro relativo ad una dato anagrafico aziendale |
oppure !#
oppure !@
Tramite il pulsante 
è possibile copiare il contenuto di una qualsiasi cella (odi una selezione di più celle).
Con il pulsante 
è possibile incollare un contenuto in precedenza copiato (di una o più celle)
Mediante la funzione 
è possibile svuotare il contenuto della cella o delle celle selezionate
Nella funzione 
l’inserimento dei codici avviene tramite la finestra riportata in figura. Nella parte in alto si seleziona lo schema di bilancio o il piano dei conti aziendale (Codice conto) dal quale si vogliono prelevare gli elementi da inserire nella formula. Facendo doppio clic del mouse su una voce di bilancio o su un conto (o tramite il pulsante Inserisci in lista) il relativo codice viene riportato nella tabellina posizionata nella parte bassa della finestra; se si inseriscono più voci nella stessa formula, prima di selezionare le altre voci di bilancio (o gli altri conti) è necessario selezionare la prima cella libera della tabellina.
NOTA BENE: prima di confermare la formula con il pulsante salva in alto a sinistra occorre scegliere in fondo alla finestra tra valore anno corrente (opzione predefinita) e valore anno precedente.
Nella funzione 
l’inserimento dei codici che identificano le celle su cui applicare la formula avviene tramite la finestra riportata in figura. Per inserire i codici occorre cliccare con il mouse sulle celle e aggiungere fra loro l’operatore aritmetico che si desidera.
Di seguito si riportano degli esempi pratici per la creazione di ciascuna delle quattro diverse tipologie di tabelle: